Les archives des travaux dans la copropriété à conserver par le syndic de copropriété


Le nouveau logiciel en full web (SAAS)de gestion de copropriété, vous permet d'archiver tous les documents utiles aux copropriétaires qui pourront les consulter sur le portail privé de la copropriété.

Traitement en masse des données :
  • Appels de fonds ou gestion des impayés multi copropriétés
  • Traitement des courriers recommandés (comme les convocations ou PV d'AG ou bien les appels de loyers) intégré au logiciel
  • Prélèvement aux normes SEPA pour l'ensemble des immeubles avec passage automatique de toutes les écritures comptables...

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Les archives des travaux dans la copropriété à conserver par le syndic de copropriété

Ces dernières années, la réglementation s'est préoccupée de veiller aux risques sanitaires concernant la présence d'amiante ou de plomb dans les immeubles, ou de limiter la propagation des insectes dévastateurs, tels que les termites. Ainsi pour l'amiante, le syndic conservera l'expertise attestant l'absence d'amiante.

- l'occasion de constructions mitoyennes, le promoteur demande une expertise préalable pour que l'état des lieux des immeubles avoisinants soit réalisé. L'expert remet son rapport après une visite contradictoire à la fin des travaux. Ces expertises sont à conserver.

Les travaux que la copropriété engage peuvent concerner l'entretien, la réparation ou l'amélioration. La Commission copropriété a préconisé de tenir un cahier de maintenance de l'immeuble.

Pour les travaux, la Commission fait des suggestions qui distinguent la nature et l'importance des travaux entrepris.

- Lorsque les travaux ont une incidence sur le gros oeuvre ou les réseaux de l'immeuble: se faire remettre par le maître d'oeuvre de ces travaux (architecte, ingénieur, technicien) le plan ou schéma des ouvrages effectivement réalisés, ainsi qu'une notice précisant la nature des matériaux et les procédés techniques utilisés.

- Lorsque les travaux modifient une installation existante: veiller à ce que les plans et schémas antérieurs soient actualisés.

Bien entendu, s'il y a lieu, les contrats d'assurance sont remis (assurance responsabilité et dommages-ouvrage).

Pour ne pas perdre le bénéfice des aides fiscales, il faut penser - conserver les factures et autres documents qui seront utiles au moment où la copropriété voudra faire la déclaration.
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