Archiver les assemblées générales des copropriétaires

Comment archiver les assemblées générales de vos copropriétés ?

Voir aussi comment gérer l'assemblée générale des copropriétaires: Préparer l'assemblée générale des copropriétaires Convocation de l'AG des copropriétaires Rédiger les questions à l'ordre du jour de l'AG copropriétaires Gérer les votes durant l'AG des copropriétaires Vidéo: détail des votes à l'AG de la copropriété Voter question par question l'AG de la copropriété Modifier ou supprimer une AG de la copropriété Modifier les commentaires de l'AG de la copropriété Archiver les anciennes assemblée générales de la copropriété <<< Vous êtes ici Dupliquer une convocation de l'assemblée générale et gagner du temps Afficher la convocation de l'AG sur l'extranet des copropriétaires Afficher le PV de l'AG sur l'extranet des copropriétaires

La possibilité d'archiver les anciennes assemblées générales des copropriétés est très précieuses pour les cabinets de syndic pour plusieurs raisons: Offrir ce service aux copropriétaires qui pourront consulter les anciennes AG à partir de leurs extranets ou de leurs téléphones mobiles. Encore un service qui vous démarquera de vos concurrents qui ne disposent pas de la plateforme de services de VILOGI. En archivant les anciennes AG, c'est encore un gain de temps précieux pour le gestionnaire du syndic qui pourra consulter et prendre connaissance à tout moment les résolutions qui auront été prises lors des assemblées générales des copropriétaires des années précédentes. Consulter les archives dématérialisées des PV d'AG à partir de n'importe quel ordinateur, tablette ou téléphone mobile, à tout moment et de n'importe que lieu, c'est prendre connaissance de la vie de la copropriété, c'est connaître les copropriétaires, les lieux et son histoire... Fidéliser les copropriétaires en mettant à leur disposition les outils de la plateforme VILOGI comme l'application mobile qui permet aux copropriétaires de communiquer directement le syndic... . L'image de votre cabinet de syndic est renforcée, vos clients actuelles ne peuvant pas trouver mieux resteront fidèles!!! En mettant à la portée des copropriétaires les outils proposés par la plateforme VILOGI, les syndics donnent une image résolument moderne de leur cabinet et l'efficacité de leur gestion. La conquête de nouvelles copropriétés, de nouveaux clients devient un plaisir tant pour les cabinets de syndics que pour les copropriétaires...

Ecran pour acceder à l'archivage des anciennes assemblées générales de copropriétaires

Cet écran est divisé en 4 zones: 1 Onglet COPROPRIETE 2 Lien ASSEMBLEES 3 Cliquer sur le bouton HISTORISER LES ASSEMBLEES 4 Espace des assemblées déjà enregistrée et archivées de la copropriété

Saisir les informations des assemblées générales à historiser

Cet écran est divisé en 4 zones: 1 Saisir les noms, dates de l'assemblée générale à historiser 2 Saisir le lieu où s'est déroulée cette assemblée générale 3 Description de l'AG (facultatif) 4 Fichier de la convocation scannée à glisser ici pour l'intégrer dans la palteforme logiciels 5 Fichier de la liste de présence scannée à glisser ici pour l'intégrer dans la palteforme logiciels 6 Fichier du PV de l'assemblée scannée à glisser ici pour l'intégrer dans la palteforme logiciels 7 Enregistrer l'assemblée

Après enregsitrement, l'assemblée archivée apparaît dans la liste chronologique des assemblées de la copropriété. L'ensemble des assemblées générales sont consultables par les copropriétaires sur l'extranet de la copropriété, ainsi que sur le téléphone mobile des copropriétaires via l'application mobile VILOGI qui fonctionne sur Iphone et Android.

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Voici tous les tutoriels pour apprendre à gérer l'assemblée générale des copropriétaires avec le logiciel VILOGI.

Comment préparer l'assemblée générale > >> Comment faire la convocation de l'assemblée générale > >> Comment préparer les questions de l'assemblée générale > >> Comment faire les votes de l'assemblée générale des copropriétaires > >> Comment procéder aux votes à l'assemblée générale (vidéo)> >> Comment enregistrer les votes à l'assemblée générale > >> Comment voter les résolutions à l'assemblée générale > >> Comment enregistrer les votes à l'assemblée générale (vidéo)> >> Comment modifier ou supprimer une assemblée générale > >> Comment modifier les commentaires aux questions de l'assemblée générale > >>

• Questions fréquentes posées par les syndics sur la préraration de l'assemblée générale des copropriétaires:

• Vote propriétaire détient plus de 50% des quotes parts de parties communes
  Demande postée par Virginie Haute-Saône (70) 10/2012
  Bonjour,
  je reviens vers vous toujours sur ma base test :
  Le propriétaire V.J. détient plus de la moitié des quotes parts de parties communes, le nombre de voix dont il dispose devrait être réduit à la somme des voix des autres propriétaires.( article 22).
  Avez pris en compte ce paramètre.
  Cordialement

  Bonjour,
  La réduction des voix est bien pris en compte lorsqu'un copropriétaire détient plus de 50% des voix
  . Je vous invite à consulter les différents écrans de l'assemblée générale ainsi que les pdf.
  Cordialement
  Toute l'équipe de Vilogi.com
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• Questions libres lors de l'assemblée générale des coproprietaires
  Demande postée par ANNE D 10/2012
  Bonjour,
  Comment est il possible lors de l'Assemblée générale d’insérer des questions libres qui ne nécessitent pas de vote des copropriétaires ?
  Dans l'attente de votre réponse
  Cordialement

  Bonjour,
  Pour ajouter des questions libre lors de la préparation des questions à voter à l'assemblée générale de la copropriété, il vous suffit de mettre « Type de vote » sur « sélectionner une valeur » ou « Question Libre ».
  
  Cordialement
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• Convocation assemblée générale pour un lot en indivision
  Demande postée par Christian B. Vosges (88) 10/1012
  Bonjour,
  Les copropriétaires peuvent, pour un lot, être une personne physique; seule, en couple, en indivision, mais également une personne morale représentée par une personne physique.
  
  Actuellement votre logiciel ne permet de créer qu'une seule identification, ce qui peut s'avérer insuffisant.
  Notamment pour les convocations en assemblée générale, identifier le représentant d'une personne morale, d'une indivision, de déterminée nominativement le membre du Conseil Syndical.
  
  J'ai essayé dans le cas d'un couple de créer un nouveau copropriétaire, mais dans ce cas il est impossible de le lier aux lots déjà affectés .
  Bien cordialement.
  Christian B.

  Bonjour Monsieur B,
  Merci pour votre message.
  La réponse à vos interrogations figure dans l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965, que le syndic doit mettre en oeuvre :
  
  Article 23 En savoir plus sur cet article...
  • Modifié par Loi n°94-624 du 21 juillet 1994 - art. 35 JORF 24 juillet 1994.
  
  Lorsque plusieurs lots sont attribués à des personnes qui ont constitué une société propriétaire de ces lots, chaque associé participe néanmoins à l'assemblée du syndicat et y dispose d'un nombre de voix égal à la quote-part dans les parties communes correspondant au lot dont il a la jouissance.
  
  En cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic.
  - Les propriétaires indivis d'un lot de copropriété doivent désigner un mandataire commun pour tout ce qui concerne les assemblées.

  • La désignation de ce mandataire commun devrait figurer dans la notification d'acquisition adressée au syndic par le notaire.
    
    
  • Tout syndic constatant que des propriétaires indivis n'ont pas désigné de mandataire commun doit le sommer de le faire sans délai et, en cas de carence doit provoquer la désignation judiciaire du mandataire commun. A défaut il peut être déclaré responsable du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires.
    
    
  • Une convocation ne peut être adressée à Mr X et Melle Y.
    
    
  • le syndic ne peut pas envoyer deux convocations, l'une à Mr X, l'autre à M. Y, car il ne peut y avoir deux votants sur un même lot.
    
    
  • Ces errements peuvent provoquer l'annulation de l'assemblée.
    
    
  • Pour les charges, les clauses d'indivisibilité et de solidarité figurant dans les règlements de copropriété sont valables.
    
    
  • Deux époux séparés de biens, propriétaires respectivement de n % et nn % d'un lot sont en indivision. Des époux peuvent être en indivision dans d'autres cas.
    
    
  • Et dans tout celà le PACS ne doit pas être oublié. Le syndic a vocation à connaître l'existence d'un PACS unissant un(e) copropriétaire à une autre personne vivant avec lui (elle), que cette personne soit ou non copropriétaire.
    Faute d'information donnée par les intéressés, Le syndic a accès au registre du Tribunal d'instance concerné.
    Si les deux pacsés sont copropriétaires, c'est cette qualité et l'indivision qui priment.
    
    
  • Un(e) pacsé(e) non copropriétaire, tout comme un époux non copropriétaire, est tenu(e) de contribuer aux charges courantes du lot, au titre des "frais du logement" dans le premier cas, de la contribution aux charges du ménage dans l'autre cas.
    

  
  
  N’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin.
  Fort cordialement
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• Convocation 21 j avant l'assemblee generale des coproprietaires
  Demande postée par henry
  

  Bonjour,
  étant totalement débutant, je souhaiterais savoir comment procéder:
  prenons l'exemple d'une copropriété dont l'exercice va de 01/01/2012 au 31/12/2012, à quelle date faut il convoquer idéalement l'AG??
  
  mon souci est que je pensais qu'il fallait faire l'AG en fin d’année 2012 (début décembre), afin de préparer 2013, mais le problème se pose pour la clôture de l'exercice 2012... sachant qu'il reste des écritures a passer, des fournisseurs a payer...
  que faire?
  merci

  Bonjour,
  La réglementation sur l'assemblée générale de copropriété est précise et importante concernant la convocation(21 j avant l'assemblée, donc au plus tôt fin janvier si on a le dernier relevé de banque dès le 1er janv))les majorités les résolutions, les participants les documents à fournir...Diverses brochures traitent du sujet.
  
  Concernant le budget prévisionnel de l'année N il doit être voté dans les 6 premiers mois de l'année( n-1).ON doit donc prévoir l'AGO avant le 30 juin de l'année(approbation des comptes de 2012 et]QUITUS au syndic ainsi que vote des budgets à venir.
  
  Dans le logiciel on voit bien que les documents prévoient 2013(déjà voté l'an dernier) mais aussi le Budget prév. de 2014, ce qui permettra de procéder à l'appel de fonds sur 2014 dès fin 2013 des comptes.
  DN

  
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• Quel est le delai necessaire pour la convocation a l'ag des coproprietaires
  Demande postée par JJ
  

  Quel est le délai nécessaire pour la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?

  Sauf en cas d'urgence, la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires est notifiée au moins vingt et un jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n’ait prévu un délai plus long (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 9, al. 2).
  Il s’agit, celui de vingt et un jours, d’un délai d’ordre public (Cass. 3e civ., 7 déc. 1971).
  
  Dans tous les cas, il y a lieu de se reportez au règlement de copropriété de l'immeuble.

  
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• Je souhaite modifier un commentaire d'une question de l'ag
  Demande postée par Jean-Pascal B
  

  Bonjour,
  Je souhaite modifier un commentaire d'une question de l'AG.
  
  Je modifie celui-ci et valide mais ce changement n'apparait pas dans le PV.
  Merci de m'indiquer quelle est la façon de procéder pour que cette modification soit prise en compte ?
  Vous remerciant encore pour votre site et votre réactivité aux questions posées.
  Cordialement.

  Après plusieurs essais nous ne rencontrons pas de problème de modification de la zone commentaire.
  
  Pensez bien à cliquer sur le bouton "Refaire le vote" avant de modifier votre zone de commentaire.
  
  Nous restons à votre disposition.
  Cordialement

  
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• Peut on editer les convocations et documents a joindre en vue de l'assemblee generale
  Demande postée par JEAN-PIERRE B
  

  Bonjour, En vue le l'assemblée générale clôturant l'année 2012, puis-je éditer les convocations et documents à joindre par le biais de VILOGI étant entendu que le début des écritures commence le 01/01/2013? ou dois-je faire comme avant de façon transitoire;
  Merci de votre réponse

  Bonjour,
  Vous pouvez bien entendu utiliser le module assemblée générale (préparation de convocation/feuille de présence/votes/PV) même si vous n’avez pas fait votre compta 2012.
  
  Seulement les documents 2012 joints seront vides (annexes et documents comptables).
  
  Vous trouverez tous les tutoriels de préparation de l’AG ici : http://www.vilogi.com/assemblee-generale/faire-assemblee-generale-coproprietaires.php
  
  ainsi que les pages qui suivent sur le menu à gauche de la page.
  Cordialement

  
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• Comment proceder pour le vote en ag pour les proprietaires du batiment d
  Demande postée par Syndic DXXXX
  

  bonjour,
  sur la copro XXX ou il y a plusieurs bâtiment, nous devons faire voter en AG des charges d’ascenseur pour le bâtiment D uniquement (c'est le seul bâtiment ou il y a un ascenseur).
  comment procéder pour le vote en AG sachant que ne devrait voter que les copros de ce bâtiment?
  j'ai préparé l'ordre du jour mais je ne sais comment faire pour le vote.
  merci

  Bonjour,
  L'ensemble de propriétaire à l'AG est affiché à l'écran de la question pour l'ascenseur. Mais lors du calcul seul les propriétaires ayant des tantièmes sur cette clé sont pris en compte.
  
  Pour votre question précise, le logiciel permet d'afficher uniquement les propriétaires présent lors de l'AG et ayant des tantièmes sur la clé sélectionnée (clé du bâtiment D).
  Cela vous permet d'enregistrer uniquement les votes des copropriétaires du bâtiment D.
  Cordialement

  
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• Coproprietaire majoritaire a l'assemblee generale reduction des voix
  Demande postée par Matthieu E.
  

  Bonjour,
  La 1ère AG de la copropriété vient de se terminer et je suis en train de saisir le résultat des votes pour l'AG 2013. Or je constate que pour le total des votes le nombre de tantièmes est figé à 996/1000 pour la plupart des questions sauf pour une question où cela est 1000/1000.
  
  Pour je n'obtiens pas 1000/1000 pour toutes les questions sachant que le paramètre de la clé de charge commune est correcte ?
  
  Dans l'attente d'une réponse de votre part,
  Cordialement,

  Bonjour,
  Sur la clé de charge "Services et Equipement" qui est utilisé pour certaine de vos questions, vous avez un copropriétaire possédant une quote-part (508/1000) supérieure à la moitié de l'ensemble.
  
  L'article 22 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 impose le principe de réduction des voix du copropriétaire majoritaire.
  
  Le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
  
  Une assemblée générale tenue en violation de l'articule 22 est nulle.
  Cordialement
  Toute l'équipe de Vilogi.com

  
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• Le vote doit se faire par question a l'assemblee generale des coproprietaires

  Assemblée Générale: le vote doit se faire par question
  
  Lors d'une assemblée générale, une même résolution peut-elle valider la réalisation de travaux et désigner en même temps l’entreprise qui les réalisera ?
  
  La Cour d’appel de Versailles a répondu à cette question par la négative.
  Dans cette affaire, l’assemblée générale des copropriétaires avait voté dans une seule et unique résolution l’accord pour travaux, le choix de l’entreprise et celui du maître d’œuvre.
  
  La cour d’appel a annulé cette résolution.
  Ces questions n’avaient pas le même objet et chaque point aurait nécessité un vote séparé.
  
  Source : Cour d’appel de Versailles, 12 novembre 2012, n°11/03298

  
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• Feuille de presence et feuille d'emargement a l'assemblee generale des coproprietaires
  Demande postée par Jean Pierre C
  

  Messieurs,
  Vous proposez sur le module de gestion des assemblées générales de copropriété, une feuille de présence et une feuille d'émargement.
  Quelle la différence entre ces 2 documents?

  Bonjour
  La feuille de présence de l'assemblée générale des copropriétaires est prévue pour faire signer les copropriétaires lors de l’Assemblée Générale de la copropriété.
  
  La feuille d’émargement est prévue pour faire signer les copropriétaires lors de la remise d'un courrier, par exemple la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires. La feuille d’émargement est très utilisée par les concierges qui remettent la convocation aux copropriétaires, en échange d'une signature.
  Cordialement

  
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• Etats coproprietaires debiteurs et crediteurs pour l'assemblee generale des coproprietaires
  Demande postée par Nicolas B.
  

  Bonjour je viens d'éditer ma convocation d'AG pour vérification des comptes.
  
  J'ai bien fait la régularisation des charges comme demandé, avec un effet à la date de l'Assemblée générale des copropriétaires soit 3/12.
  Mais les états copropriétaires débiteurs et créditeurs sont les mêmes AVANT et APRES répartition des charges, est-ce normal?
  Cordialement
  Nicolas B.

  Oui c'est normal car la régularisation des charges de copropriété a été réalisée au 03/12/2015, date de votre assemblée générale des copropriétaires.
  L'impact de cette régularisation sur les comptes des copropriétaires est enregistré à la date du 03/12/2015 et non sur les comptes au jour de la clôture de l'exercice (le 31 décembre.
  Si vous souhaitez les faire apparaitre sur l'exercice clôturé, saisir la date du 31/12/2015 pour la régularisation.
  Les documents relatifs à la convocation de l'AG "soldes des copropriétaires débiteurs-créditeurs" seront cette fois-ci différents Cdlt

  
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• Comment pointer les absents lors de l'assemblee generale des coproprietaires
  Demande postée par Paul R
  

  Lors de l'AG nous avons fait signer la Feuille en indiquant les personnes absentes non représentées comme s'abstenant aux votes.
  Je remarque qu'n début de PV les 3 personnes absentes sont considérées comme présentes. Pourquoi?
  Le PV a été signé sur feuille à part : comment faire apparaître la signature sur le PV.
  Je vous remercie de votre réponse.
  Cordialement

  Bonjour,
  Sur l'écran de l'assemblée générale, d’après votre liste des présents, l'ensemble des copropriétaires sont présente puis toutes les cases des présents sont cochées devant les nom des copropriétaires.
  Si ils ne sont pas présent, il vous suffit de décocher la case "Présents ou représentés" puis valider les présents à l'aide du bouton VALIDER LES PRESENTS.
  Une personne non présente n'apparait pas dans la liste des votes à une question.

  

  
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• Annexer les devis et documents a la convocation de l'ag des coproprietaires

  Avec la convocation de l'AG des copropriétaires, je souhaiterais envoyer des documents comme les rapports d'expertise, devis... qui concernent des résolutions soumises au vote : est-il possible d'annexer ce type de document à l'envoi de la convocation et comment ?

  Merci de votre aide.

   

  Bonjour

  Voici comment joindre des documents aux questions à voter dans la convocation de l'assemblée générale des copropriétaire avec le logiciel de copropriété VILOGI:

  • Aller dans l'assemblée générale.
  • Cliquer sur l'icone bleu en face de la question pour laquelle vous souhaiter annexer des documents importants pour que les copropriétaires puissent être informé, tels que les devis ou bien les rapports d'éxpertises.
  • Dans la question cliquer sur le bouton AJOUTER DES PIECES JOINTES.
  • Dans l'écran qui s'ouvre vous avez la possibilioté d'ajouter des documents préalablement scannés et de saisir un titre pour chaque document à joindre à la convocation de l'AG.

  Enregistrer votre travail.

  Bon courage

   

  

  
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