Reconstituer l'avance de trésorerie des copropriétaires automatiquementReconstituer l'avance de trésorerie des copropriétaires automatiquementLa fonction de reconstitution AUTOMATIQUE de l'avance de trésorerie par copropriétaire avec VILOGI

Reconstituer les avances de trésorerie automatiquement avec le logiciel de syndic VILOGI en comptabilité de copropriétéLa fonction de reconstitution AUTOMATIQUE de l'avance de trésorerie par copropriétaire avec VILOGIReconstituer l'avance de trésorerie des copropriétaires automatiquement

Reconstituer les avances de trésorerie automatiquement avec le logiciel de syndic VILOGI en comptabilité de copropriété

Voir aussi sur le traitement des avances de trésorerie en copropriété:

Lors de la saisie des reprises des soldes (Reports à Nouveau) d'une nouvelle copropriété par un nouveau syndic, il est fréquemment constaté que le detail des avances de trésorerie par copropriétaire n'est pas indiqué dans les documents fournis par l'ancien syndic.
Seul le montant global des avances de trésorerie figure dans le grand livre.
Souvent, les logiciels d'ancienne génération ne permettaient pas de fournir le détail des avances par copropriétaire qui ont été réalisées dans la copropriété, dans les années précédentes.

Un syndic qui assure correctement sa mission devra bien entendu fournir le détail des avances par copropriétaires.
Le syndic devra donc un jour ou l'autre reconstituer l'avance de trésorerie de chaque copropriétaire.

Voici la la procédure simplifiée qui permet en quelques clics de reconstituer l'avance de trésorerie par copropriétaire.

Rappelons que chaque copropriétaire pourra, après avoir effectué cette procédure, consulter sur son relevé de compte ou bien sur les appels de fonds, les montant affectés correspondant à ses avances de trésorerie.

Cette procédure est extrêmement facile à mettre en oeuvre, toutes les écritures comptables seront passées par le système �volu� de VILOGI.
Le rôle du gestionnaire ici sera de suivre la procédure comme indiqué ci-dessous.

Avant de commencer, le gestionnaire devra s'assurer que les montants des comptes 103000xx (pour les avances de trésorerie) et 102000xx (pour les comptes travaux) sont correctement saisis.

La procedure permet de répartir soit les avances de trésorerie, soit les budgets avances de travaux (appels de fonds travaux) lancés par l'ancien syndic sur les exercices précédents.



Sélectionner l'écran de répartition des AVANCES
1 Lien PARAMETRAGE

2 Menu Répartition des avances




Sélectionner le compte et le type d'avance de trésorerie
Cette fonctionnalité permet de répartir un montant saisi dans la reprise de soldes de l'ancien syndic, correspondant soit à une avance de trésorerie (comptes 103), soit à des appels de fonds travaux (comptes 102), et pour lesquels le nouveau syndic ne connaît pas la répartition pas copropriétaire.
S'il s'afit d'uyne reprise des comptes travaux par copropriétaires (comptes 102) il y a lieu de créer auparavant un, budget travaux, pour voir apparaître ici le n° de compte du travaux souhaité.

3Sélectionner le compte qui sera réparti:

S'il s'agit de répartir une avance de trésorerie, sélectionner celle qui correspond le mieux à l'avance (ou aux avances) qui ont été constituées auparavant dans la copropriété.
Il existe 3 types d'avances de trésorerie en copropriété:

  • Avance de trésorerie (avances courantes dites "fond de roulement"
  • Avance pour des dépenses ou des travaux non encore votés
  • Autre avances
  • Avance travaux loi ALUR
    A compter du 1er janvier 2017, les copropriétaires doivent voter un fonds travaux dont le montant, décidé en assemblée générale, ne peut être inférieur à 5% du budget prévisionnel. Rappelons que cette avance de trésorerie spéciale restera attachée au lot: cer qui veut dire que si le copropriétaire qui a fait cette avance à la copropriété, ne pourra pas récupérer cette avance qui est destinée aux gros travaux dans la copropriété.

4 Sélectionner l'exercice de la reprise (par défaut, c'est l'exercice de la reprise qui apparaît)

5 Rediger un libellé explicite, car un libellé clair permet d'identifier d'un coup d'oeil l'origine des écritures qui figureront dans le drand livre, à l'issue de ce traitement.

6 Sélectionner la clé de charges qui à été utilisée à établir les avances de trésorerie par l'ancien syndic.
En principe, c'est la clé de charges générales qui est appliquée.

7 Sasir le montant qui figure dans la balance ou le grand livre de l'ancien syndic: c'est le montant repris dans la reprise de solde que nous devons répartir par copropriétaire.

8 Appuyer sur le bouton REPARTITION pour faire apparaître le détail de la répartition qui sera effectuée auprès copropriétaire en fonction de la clé.




Vérifier la répartition de l'avance de trésorerie par copropriétaires
Ce document permet de vérifier le résultat de la répartition du montant saisi, par copropriétaire.

9 Liste des copropriétaires

10 Liste des tantièmes figurant dans la clé de charges sélectiécupère plus haut, qui servira à calculer le montant à répartir par copropriétaire

11 Rappel des millièmes (ou tantièmes) total de la clé de charges

12 Montant affecté à chaque copropriétaire: Il est possible de modifier ce montant, en prenant garde de vérifier que le total réparti figurant en bas de la colonne correspond bien au montant total à répartir saisi plus haut.

13 Total des tantièmes servant à calculer la répartition, ce total est égal au montant figurant à la colonne 11

14 C'est le total des montants des avances r�aprties par copropriétaires. Doit être égal au montant saisi dans la case MONTANT au point 7

15Appuyer sur le bouton pour valider la répartition.

ATTENTION! dès que vous aurez appuyé sur ce bouton, le système va passer toutes les écritures utiles pour réaliser cette répartition sur le compte de chaque copropriétaire.
Il y aura 2 écritures passées sur le compte de chaque copropriétaire, les comptes 110/119/103 et 450 seront impactés pour une répartition d'avances de trésorerie, et 110/119/102 et 450 pour des appels de fonds travaux.




Supprimer le montant global de l'avance de trésorerie dans la reprise des soldes
Dernière étape qui consiste à supprimer l'avance de trésorerie globale, initialement saisi dans la reprise de solde et qui a servi à r�alser cette répartition (point 7 ).
En tout état de cause, le syndic devrait s'en rendre compte car après ce traitement, les colonnes debit et crédits seront dèséquilibrés dans la reprise des soldes.

Dernière MAJ : 25 Juin 2018


VILOGI® L'immobilier connecté®
La copropriété Digitale®
Plateforme collaborative de services
pour tous les acteurs de l'immobilier
Externalisez votre comptabilité mandant !
Déléguez la saisie de votre comptabilité mandant et de gestion de vos copropriétés! Reprise des soldes, Budgets, travaux, avances, fonds travaux, régularisation, documents comptables, annexes... Fini la paperasse et concentrez vous sur votre métier! Profitez d'un service comptable exceptionnel...