La comptabilité en partie double.

Les principes de la comptabilité en partie double pour la comptabilité syndic de copropriété.

• Le système de comptabilité à partie double
  La copropriété doit adopter depuis le 1er janvier 2007, une comptabilité d'engagement, c'est-à-dire une comptabilité dite « en partie double ». Dans le système de comptabilité à partie double (obligatoire dans le système français de comptabilité de la copropriété), tout mouvement dans la comptabilité s’enregistre par une écriture qui porte au débit d’un compte ce qu’elle porte au crédit d’un autre.
  
  Toute opération comptable s'enregistre par une écriture en deux temps :
  • au débit d'un compte,
  • au crédit d'un autre compte
  Le montant du débit doit être égal au montant du crédit.
  
  Par exemple le règlement qu’adresse un copropriétaire au syndic pour payer les appels de fonds, est enregistré au débit du compte de la banque et au crédit du compte du copropriétaire.
  
  Les charges (les dépenses) et les produits (les recettes) sont enregistrés dès leur engagement, indépendamment de leur encaissement ou de leur décaissement.
  
• La liste des comptes en comptabilité de la copropriété
  
  Le syndic doit tenir une liste des comptes numérotés et classés selon une nomenclature obligatoire.
  
  Les comptes se divisent en 5 classes :
  • Classe 1 : provisions, avances, subventions, emprunts
  • Classe 4 : copropriétaires et tiers
  • Classe 5 : comptes financiers ;
  • Classe 6 : comptes de charges
  • Classe 7 : comptes de produits
  Si la nomenclature comptable ne lui permet pas d'enregistrer distinctement toutes les opérations, le syndic peut créer des sous-comptes, obligatoirement rattachés au compte dont ils dépendent.
• La tenue du grand livre des ecritures:
  Le livre journal enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.
  Le grand livre regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.
  
• La balance générale des comptes Il n’existe en principe qu’une balance des comptes tenue par nature de dépenses, mais la quote-part des charges d’un copropriétaire se calculant à partir des clés de répartition contenues dans le règlement de copropriété, il est prévu de tenir une seconde balance selon cette norme afin de faciliter le contrôle de la répartition des charges.
  
• La TVA en comptabilité de la copropriété:
  Les copropriétaires n’étant pas, sauf exception, assujettis à la TVA, les opérations seront enregistrées toutes taxes comprises (TTC), mais il est recommandé de faire apparaître le taux et le montant de la TVA.
  Si des copropriétaires sont assujettis à la TVA (exemple : sociétés commerciales), il faudra faire apparaître la TVA afin qu'ils puissent l'intégrer dans leurs propres comptes.
  

• Les pièces comptables dans la copropriété
  L’enregistrement comptable doit indiquer clairement la pièce justificative sur laquelle il s’appuie afin de faciliter tout contrôle (exemple: le numéro et la date de la facture, le n° du chèque...).
  
• Chronologie de l'enregistrement de la comptabilité dans la copropriété
  Les écritures sont tenues sans ratures et sans blanc et la chronologie doit être figée à l’arrêté des comptes.
  
  
• Interdiction de compenser une dette par une créance de la comptabilité dans la copropriété
  Lorsqu’elles ne sont pas liées par un même contrat, ou acceptées par le tiers, on ne peut pas procéder à une compensation d’une dette par une créance.
  Ce qui veut dire que le copropriétaire peut décider de l’affectation d’un paiement à telle ou telle partie de sa dette.
  
  
• Respect d’une nomenclature des comptes dans la copropriété
  L’arrêté donne une liste des comptes classés, numérotés et fixe les règles de fonctionnement de ses comptes.
  Cette classification se rapproche beaucoup de celle du plan comptable des entreprises, mais n’y est pas associée.
  Il n’est pas possible, par exemple, de créer des comptes supplémentaires, mais éventuellement de subdiviser un compte si cela s’avère nécessaire. (la liste des comptes dans l'arrêté du 14 mars 2005).