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Envoyer le courrier PAR PUBLIPOSTAGE aux copropriétaires

Créer ses molèles de courrier pour du publipostage avec le logiciel syndic

Le centre de diffusion pour envoyer les courriers par publipostage aux copropriétaires

La communication des informations et des documents (factures, notes et rapports, etc), les échanges entre le syndic de copropriété et les copropriétaires font partie de la vie quotidienne de la gestion des immeubles.

Votre logiciel de gestion de syndic de copropriété dispose d'une fonctionnalité puissante qui permet d'envoyer en quelques clics des documents ou des courriers par publipostage aux copropriétaires.

Pour le courrier à envoyer aux copropriétaires, le syndic pourra préparer ses propres modèles de courrier (qu'il pourra réutiliser quand il le souhaite), et il pourra aussi utiliser les modèles tous prets, mis à sa disposition par VILOGI. Il y a possibilité de créer autant de modèles de courrier que souhaité et de les classer par catégorie.

Pour acccéder à cette fonctionnalité il suffit de se rendre dans le CENTRE DE DIFFUSION situé dans l'onglet COPROPRIETE

Avec votre logiciel de gestion de syndic VILOGI, vous avez la possibilité d'envoyer plusieurs TYPES DE DOCUMENTS :

des messages d'informations (un simple email par exemple)
des appels de fonds (envoyer le dernier appel de fonds)
des relevés de compte et de charges
des convocations aux assemblées générales
des procès verbaux d'assemblée générale
des relances pour les impayés
des lettres à partir de modèles préparés à l'avance
des mandats SEPA
ou simplement des messages aux fournisseurs

- les courriers sont classés par catégories : par exemple, pour envoyer des COURRIERS par publipostage, un menu déroulant proposera des modèles de courrier:

d'assurance, de sinistre
d'autorisation copropriétaire (en lettre recommandée électronique)
de gestion locative
d'information
de bienvenue aux nouveaux résidents

Pour les RELANCES (en cas de retard de paiement des copropriétaires) , un menu déroulant propose des modèles de relances :

1ère relance
2è relance
Mise en demeure

Pour cela, il suffit de choisir le support de communication approprié, en cochant les PROPRIETAIRES destinataires des documents à envoyer.

Puis, saisir le titre du SUJET.

Ensuite, il est possible de saisir le MESSAGE de votre choix, avec a possibilité d'une mise en forme habituelle au traitement de texte :

Caractères gras
Taille de la police
Alinéas
Date et heure
Mise en forme des lettrages
Données du syndic de copropriété
Données de la copropriété
Données du destinataire
Autres données

Pour valider l'envoi, cliquer sur ENREGISTRER

Aperçu de votre courrier avant envoi aux copropriétaires

Après avoir ENREGISTRER votre lettre, vous choissisez désormais le mode de transmission, soit :

par envoi postal
par remise en main propre
par mail
par lettre recommandée électronique

Dans la deuxième partie de l'écran (en jaune), s'affiche l'aperçu entier de votre courrier pour permettre une relecture finale avant expédition

Les avantages des solutions en full web VILOGI

Des fonctionnalités puissantes et évolutives pour votre gestion de syndic digitalisée!

VILOGI développe et exploite une plateforme gestion de syndic qui allie efficacité et économie. La facilité d’utilisation la rend ludique tout en respectant l’ensemble de la réglementation.

VILOGI propose un package de gestion complet comprenant :
- La comptabilité complète et automatisée, les nombreux rapports, les annexes et autres documents comptables exportables en plusieurs formats.
- Tous les modes de paiement modernes en multi-copropriété
- Le lecteur de chèques et le scanner de factures (OCR)
- La gestion intégrale et automatisée (réédition des comptes, impayés, mutations , états datés, gestion du courrier...)
- L'intégration automatisée des données des fichiers de base (copropriétaires, lots, clés, compteurs...)
- De nombreux outils de gestion pour piloter vos copropriétés
- Les extranets (copropriétaires, locataires et bailleurs)
- Le puissant module d'Assemblée Générale automatisant les tâches (mode en ligne incluant l'AG en vidéo et les votes à distances
- L'application mobile VOTE EN AG A DISTANCE avec VIDEO intégrée (Smatphone et IPhone) pour les votes des copropriétaires à distance en assemblée générale
- Le carnet d'entretien enrichi fournissant à vos clients un maximum d'informations vous libérant des appels
- La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
- La visite technique des immeubles (application sur PC et application mobile sur Smatphone et IPhone)
- Le carnet numérique du logement
- La gestion électronique des documents (GED)
- L'application mobile pour les propriétaires (Smatphone et IPhone)
- Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les propriétaires, les locataires, les gardiens et les fournisseurs incluant une messagerie intégrée
- L’envoi des notifications pas SMS
- La signature électronique de vos contrats
- Les lettres recommandées électroniques
- La télétransmission automatisée des données au REGISTRE DES COPROPRIETES
- Outils dédiés aux controleurs de la caisse de garantie
- Outils et géolocalisation pour l'estimation des biens des copropriétaires pour AUGMENTER les revenus des syndics de copropriété
- Les sauvegardes assurées par VILOGI
- Les mises à jours automatiques
- Les exports de vos données à tout moment
- Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
- Les API pour développer vos propres applications mobiles et autres
- ....

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