Importer les données des propriétaires

Nous continuons ici la procédure d'importation et d'intégration des données automatiques dans le logiciel de gestion de syndic, à partir de fichiers Excels.

Cette procédure est utile pour les grande copropriétés supérieures à 20 lots, car elle permet d'importer en quelques clics des centaines d'informations. Par contre en deça de 20 lots, il est préférable de saisir les informations à la main à partir de l'écran d'enregistrement des copropritaires (voir image ci-dessous).

Après avoir importé les lots de la copropriété (voir le tuto précédent), la seconde étape consistera à importer les copropriétaires dans votre logiciel de gestion de syndic.

La procédure est aussi simple à mettre en oeuvre que celle pour l'importation/intégration des lots, nous partons d'un fichier EXCEL sur lequel a été récupéré les informations sur les copropriétaires.

Fini les saisies interminables de vos données avec tous les risques d'erreurs et quelle perte de temps...

Voici les differentes étapes à suivre pour importer automatiquement vos données de base pour paramétrer votre logiciel de gestion de syndic:

• Les lots de la copropriété (en savoir +)
• La liste des propriétaires (voir ci-dessous)
• Les clés de charges (en savoir +)
• Les affectations des clés de charges aux lots (en savoir +)
• Les affectations des lots aux copropriétaires (en savoir +)

Préparation des fichiers à importer

Avant de lancer une importation de données dans la base de votre compte de copropriété, il est absolument nécessaire de verifier:

• Que tous les champs (données) soient complèts (éviter que les données principales comme les noms ou les prénoms des copropriétaires soient vides!
• Eviter les lignes vides!
• Eviter les données en double (doublons) bien que le logiciel supprimera les doublons!
• Vérifier les données APRES IMPORTATION! (ce point est vital car toute la gestion de la copropriété en dépend).

Les données des copropriétaires qu'il est possible d'improter sont les suivantes:

• Civilité
• Nom (indispensable)
• Prénom
• Email (important pour donner l'accès au compte extranet aux copropriétaires)
• Second Email
• Téléphone Mobile
• Téléphone autre
• Adresse
• Adresse (complément)
• Code Postal
• Ville
• Pays (important pour les gestionnaires qui gèrent des copropriétés en dehors du territoire français)

Voci le lien pour télécharger et utiliser le modèle de fichier EXCEL pour importer les données des copropriétaires: Téléchargez le fichier EXCEL des copropriétaires.

La procédure d'importation des données des copropriétaires étant stictement identique à celle des lots, nous vous proposons de vous reporter à ce tutoriel pour réaliser l'importation des propriétaires.