• En effet, il est fort probable qu'avant la reprise des comptes par le nouveau syndic (au premier jour de l'exercice repris), des travaux ont été votés, budgetés, appelés, facturés et payés par l'ancien syndic sur les exercices précédents et que ces travaux soient toujours en cours d'exécution, et ne soient pas cloturés
• Il faut garder à l'esprit que la reprise des comptes par le nouveau syndic doit intervenir au premier jour de l'exercice repris.

Exemple: pour une copropriété dont l'exercice couvre du 01/01 au 31/12, le nouveau syndic reprend la gestion des comptes de la copropriété le 22 juin 2012, il devra reprendre les soldes au 01/01/2012 et reconstituer toutes les écritures comptables passées par l'ancien syndic depuis le 01/01/2012.

OBJECTIF: Reconstituer l'annexe 5 relative au suivi des travaux en cours (travaux non cloturés)

Il y a lieu de reconstituer l'historique des traitements relatifs à ces travaux effectués par l'ancien syndic, de manière à:

• Affecter à chaque copropriétaire le montant qu'il aura été appelé pour chaque budget travaux en cours (non cloturés)
• Disposer d'une situation financière précise de chacun des travaux entrepris par l'ancien syndic
• Reconstituer l'annexe 5 relative au suivi des travaux en cours (non cloturés)
• Pourvoir présenter aux copropriétaires aux AG les annexes financières 4 et 5 fidèles à la réalité.

Exemple pour une reprise des comptes au 01/01/2012:

 Ecran de saisie de la reprise des soldes de la copropriété

• Ne pas passer les écritures entourées par un cadre vert dans l'image ci-dessous
• Ces écritures sont passées automatiquement par le logiciel lorsque vous saisirez un montant dans le compte 671000. (voir les explications plus bas).

4.  On aperçoit ici le montant total des appels de fonds travaux (15.000€) appelés auprès des copropriétaires durant les exercices précédents (avant la date de la reprise)

Attention! c'est le montant total des appels de fonds, qui ne peut couvrir qu'un seul budget travaux!

Au cas ou le syndic est confronté à plusieurs reprises de compte travaux, il faudra bien entendu créer autant de budget travaux que nécessaire, puis passer une écriture du compte appel travaux 102000xx correspondant.

Le logiciel créera automatiquement autant de compte travaux (10200001, 102000002, 10200003....)

que vous aurez créé de budget travaux et portent le même libellé que le budget travaux.

  Cette écriture de reprise des appels de fond travaux est à passer au crédit !

5. Ici les écritures relatives à la facturation des travaux par le fournisseur pour 9385,00€

Lorsque la première écriture (compte 671000) est saisie (pour le montant des factures enrtegistrées (et pas forcément payées), le logiciel passe autopmatiquement la seconde (102000xx à 702000xx en vert sur l'image). Vous n'avez donc pas à passer cette seconde écriture, elle apparaitra automatiquement.

Cette écriture de reprise du compte des factures du (ou des) prestataire est à passer au débit !

Les comptes 671000xx sont toujours débiteurs.
Rappelons que les comptes 671000xx sont créés automatiquement par le logiciel à la création des budgets travaux, et portent le même libellé que le budget travaux.

En cas d'erreur, il n'est pas possible de modifier cette écriture, (le logiciel vous le rejettera), vous devrez donc la supprimer, ce qui entrainera la suppression automatique de la seconde écriture.
Puis vous la ressaisirez sans erreur cette fois !!!

6. Ici, c'est le solde du compte du fournisseur de travaux qui apparait :

Dans notre exemple, le montant du budget des travaux décidés est de 20.000€, et la 1ère facture du fournisseur s'élève à 9385,00€, il reste donc du au prestataire 5615.00€.
On ne se préoccupe pas ici du montant payé, qui est la différence entre le montant des factures et le solde du au fournisseur.

7. Comme toujours, les montants des colonnes débit et crédit doivent OBLIGATOIREMENT être égaux!!!

A ce stade nous pouvons vérifier les éléments financier du budget travaux. 

 ETAT FINANCIER DES TRAVAUX : ce document est disponible tout en bas de l'écran du budget travaux

8. On reconnait ici le montant des appels de fonds travaux appelés par l'ancien syndic, montant saisi dans la reprise des soldes (compte 102000xx).

9. Le montant des factures du fournisseur des travaux, enregistrées par l'ancien syndic apparait bien pour le montant saisi dans la reprise de soldes.
Jusque là tout est correct...

10. Le montant payé par les copropriétaires n'apparait pas. Ce qui est bien ennuyeux car le nouveau syndic doit pouvoir disposer de cette donnée.

11. Le montant des factures payées aux fournisseurs au titre de ces travaux n'apparait pas non plus...

Une vérification a faire immédiatement après avoir terminé ces traitements est de se rendre sur l'écran d'accueil du logiciel.

Le cadre intitulé "contrôles de cohérence" permet de s'assurer que les balances des comptes sont bien équilibrés après ces traitements et que tout est en ordre pour continuer à gérer cette copropriété sereinement.

Voici les éléments un extrait du tableau de contrôle de cohérence de l'écran d'accueil de votre logiciel de syndic VILOGI.

Après vérification l'ensemble des mouvements de la reprise travaux s'est terminée avec succès.