Appels de fonds travaux traités séparément


Le syndic de copropriété peut gérer les appels de fonds travaux séparement des autres appels de fonds

Certains syndics qui ont à administrer de nombreuses copropriétés souhaitent pour un certaines raisons purement comptables gérer les appels de fonds travaux de manière tout à fait autonome, en séparant les types d'appels de fonds.

Ainsi les différents appels de fonds seront générés séparément, et cela concerne :

  • Les appels de fonds pour charges courantes
  • Les appels de fonds pour les travaux
  • Les appels de fonds pour les avances de trésorerie

 

  • Le logiciel de gestion de syndic VILOGI propose cette fonctionnalité qui a l'avantage de pouvoir traiter chacune des copropriétés avec ou sans cette option :
  • La gestion des appels de fonds travaux ést directement affectée par la comptabilité car ils seront enregistrés dans les comptes comptables 4502000XX, de même que pour les avances de trésorerie avec les comptes 4503000XX
  • Pour accéder au paramétrage des appels de fonds travaux il faudra se rendre dans le menu PARAMETRAGE, puis le menu latéral PLAN COMPTABLE comme indiqué ci-dessous.


Sélection des options pour gérer les travaux séparement dans la copropriété

  • Descendre tout en bas de l'écran listant tous les comptes du PLAN COMPTABLE de la copropriété

 

  • Figure à cet endroit les 2 options possibles pour cette copropriété:

Activer sous-comptes travaux

Activer sous-comptes avances

 

 

Dès qu'une de ces options est sélectionnée, tous les appels de fonds travaux ou avances seront traités séparément dans cette copropriété.

 


Les comptes de travaux pour les coproprietaires 4502000 sont créés automatiquement

Si l'option est activée, les comptes 4502000xx de chacun des copropriétaires seront créés par le logiciel :

 

 

 


Les comptes de avances de trésorerie pour les coproprietaires 4503000 sont crées automatiquement

Si l'option est activée, les comptes 4502000xx de chacun des copropriétaires seront créés par le logiciel :


A chaque appel de fonds travaux doit correspondre un règlement distinct des copropriétaires

Si l'option de GESTION DES TRAVAUX SEPARÉS est sélectionnée (idem pour les avances de trésorerie), le gestionnaire devra :

  • éditer les appels de fonds travaux séparément (un appel de fonds distinct pour les travaux)
  • éditer les appels de fonds pour charges courantes séparément (ne pas les mettre avec les appels de fonds travaux)
  • éditer les appels de fonds pour avances séparément (idem que pour les travaux)

Pour cela l'administrateur de biens devra sélectionner l'option «TOUS LES APPELS SEPARÉS»  dans l'interface habituelle pour générer les appels de fonds.

 

Cette option permet en quelques clics de générer les différents types d'appels de fonds séparément.

  • les appels de fonds pour charges courantes sur une feuille
  • les appels de fonds pour travaux sur une feuille
  • les appels de fonds pour avances sur une feuille

 (Rappelons toutefois qu'il existe plusieurs options mis à la disposition de l'administrateur de biens pour éditer les appels de fonds.)

Si les comptes des travaux portent un compte spécial (4502000xx), cela veut aussi dire que les copropriétaires devront payer leurs appels de fonds travaux distinctement, soit un règlement pour un appel de fonds travaux.

 


Les comptes spécifiques des appels de fonds travaux apparaissent sur le grand-livre de la copropriété

Sur l'ensemble des documents comptables de la copropriété, apparaitront dorénavant les comptes distincts :

  • Travaux 4502000xx,
  • Les comptes 4503000xx
  • et les comptes 45000xx de chacun des copropriétaires

L'extrait du Grand Livre ci-dessus fait ressortir le montant des appels de fonds travaux spécifique sur le compte 45002 des copropriétaires

 

 

 


Les montants des appels de fonds apparaissent en gras sur le compte des copropriétaires

Si le montant des appels de fonds travaux sont bien enregistrés sur le compte 4050200xx des copropriétaires, pour simplifier la tâche de l'administrateur de biens, l'ensemble des écritures sont portés distinctement  sur le seul compte de chaque copropriétaire somme indiqué sur l'image ci-dessous.

Le gestionnaire ne verra pas d'autre différence à ce stade sur le compte du copropriétaire autre que le libellé figure en gras.

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