Configurer la messagerie SMTP


La messagerie du syndic pour l'envoi des messages par mails aux copropriétaires (Avantages)

Le logiciel de gestion de syndic VILOGI (tout comme les autres logiciels immobiliers VILOGI) dispose d'un service de messagerie intégrée, appelé le CENTRE DE DIFFUSION.

 

Cela permet au syndic d'envoyer des messages et tous les documents de gestion aux copropriétaires, comme par exemple:

  • Les appels de fonds
  • Les convocations aux AG ou les PV d'AG
  • Les relevés de charges individuels de copropriétaires
  • Les relevés de comptes de chaque copropriétaires
  • Les courriers et publipostages
  • ...

Chaque copropriétaire reçoit son document individuellement par mail (pour cela il est bien sur nécessaire que le syndic collecte les mails de chaque copropriétaire)

 

Le syndic optimise sa mission par un gain de temps, une plus grande efficacité opérationnelle, la fluidité et la transparence de sa gestion.

 

Pour bénéficier au mieux de ce service, le gestionnaire sera amené à paramétrer sa messagerie, et plus particulièrement ce qui est appelé le compte SMTP de sa messagerie.

 

 

Préalable :

 

Si le paramétrage est rendu facile grâce à l'interface simplifiée mise à la disposition des gestionnaires d'immeubles, il est souhaitable:

  • De réunir préalablement tous les éléments qui ont servi au responsable de l'agence pour paramétrer sa messagerie.
  • Faire appel à son installateur ou bien son informaticien

 

 Si ce paramétrage n'est pas effectué, la messagerie du syndic fonctionnera tout de même parfaitement, le seul inconvénient est que le mail reçu par les copropriétaires indiquera que c'est VILOGI qui a envoyé le message.

Il est donc préférable de parametrer le SMTP du syndic, et cette fois c'est bien le nom de domaine du syndic qui apparaitra sur le mail reçu par les copropriétaires

 

 


Comment paramétrer la messagerie du syndic de copropriété ? (Procédure)

A titre d'exemple nous allons prendre l'agence immobilière L'AGENCE DU COIN dont l'adresse de messagerie est : contact@agenceducoin.fr.

Le responsable de l'agence a pris un abonnement chez son fournisseur d'accès internet LAPOSTE.FR

Voici les paramètres donc vous aurez besoin:

  1. Email : contact@agenceducoin.fr
  2. Adresse: laposte.fr
  3. Port: le port d'accès à la messagerie (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
  4. Type de compte : choix entre SSL ou TLS  (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
  5. Type de compte : choix entre SSL ou TLS (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
  6. Login d'authentification : votre login (identifiant de messagerie)
  7. Mot de passe : votre mot de passe de messagerie
  8. ENREGISTRER les paramètres

 

N'hésitez pas à prendre contact avec votre installateur qui vous communiquera les éléments barbares qui vous sont demandés ici.

 

 


Cas des syndics qui utilisent un compte de messagerie GMAIL

  • Attention l'utilisation via le SMTP de GMAIL demande une confirmation spéciale depuis votre compte gmail.
  • Vous devez autoriser l’application tierces à se connecter via votre compte GMAIL pour envoyer vos messages.
  • Pour cela, aller ici https://support.google.com/accounts/answer/6010255
  • A titre d'information, cela permet au serveur SMTP sécurisé de VILOGI à passer par votre compte GMAIL pour envoyer vos mails envoyés aux copropriétaires.
  • Une fois configuré, vous n'aurez jamais à revenir dessus!


Modèle de configuration du compte SMTP de messagerie sur le logiciel syndic de copropriété

Voici un modèle à adapter.

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est free il faudra indiquer :

  • email : xxxx@free.fr
  • adresse du serveur : smtp.free.fr
  • login : xxxx@free.fr

 

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est orange il faudra indiquer :

  • email : xxxx@orange .fr
  • adresse du serveur : smtp.orange .fr
  • login : xxxx@orange .fr

 

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est monsyndic.com il faudra indiquer :

  • email : xxxx@monsyndic.com
  • adresse du serveur : smtp.monsyndic.com
  • login : xxxx@monsyndic.com

On remarquera que le nom de domaine est identique sur les 3 rubriques (email, adresse du serveur et le login).

VILOGI® L'immobilier connecté®
La copropriété Digitale®
Plateforme collaborative de services
pour tous les acteurs de l'immobilier
Externalisez votre comptabilité mandant !
Déléguez la saisie de votre comptabilité mandant et de gestion de vos copropriétés! Reprise des soldes, Budgets, travaux, avances, fonds travaux, régularisation, documents comptables, annexes... Fini la paperasse et concentrez vous sur votre métier! Profitez d'un service comptable exceptionnel...