Encaisser le règlement d'un copropriétaire

Le logiciel de gestion de syndic VILOGI offre la possibilité d'enregistrer le règlement des copropriétaires :

• par saisie semi-automatisée (recherche automatisée des copropriétaires en scannant le code-barre de l'appel de fonds) :
• enregistrement du règlement de façon classique (enregistrement des règlements un par un)
• par prélèvement automatisé aux normes SEPA (le logiciel génère un fichier de prélèvements à envoyer à la banque et les écritures de paiement des copropriétaires sont passées automatiquement par le logiciel)

Pour enregistrer le règlement automatiquement, il suffit de cliquer sur l'icone dans la zone des règlements non soldés de la copropriété.

En cliquant sur l'EURO (€)  (icône bleue devant chaque ecriture) les éléments du règlement (n°compte et nom du copropriétaire, libellé, journal de banque et montant) s'affichent automatiquement dans les zones de saisie.  Il suffira de renseigner:

• La date (attention en principe c'est la date de reception du chèque qui doit être renseignée ici et non pas la date de la saisie de l'écriture!)
• Le n° du chèque du règlement et éventuellement les initiales de la banque
• Le montant étant pré-saisie, il est possible de modifier le montant du paiement qui apparait dans la zone MONTANT pour le faire correspondre au montant qui apparait sur le chèque du copropriétaire

Les écritures seront passées automatiquement :

• Dans le journal de banque
• Sur le compte du copropriétaire, mettant à jour son relevé de compte
• Sur le compte bancaire

Cette procédure simplifie la saisie par le gain de temps et évite les erreurs de saisie.

• Zone de sélection des copropriétaires
• Date de saisie de l'écriture (doit correspondre à la date de reception du règlement)
• Banque du syndic où sera encaisser le règlement du coproproétaire.
• Journal où sera passé le règlement (c'est le journal de banque qui s'affiche par défaut).

• N° de pièce comptable (souvent le n° du chèque).
• Libellé du règlement (on indique souvent la période de l'appel de fond!
• Montant du règlement. Vous pouvez modifier bien entendu modifier le montant qui s'affiche ici. En effet c'est le montant REEL qui figure sur le chèque qu'il y a lieu de saisir.
• Appuyer sur le bouton pour enregistrer l'écriture
• Zone écritures correspondants aux appels de fonds non encore soldés (les copropriétaires n'ont pas encore réglé s les appels de fonds, les écritures ne sont pas soldées).

• Zone des appels de fonds non encore soldées (ecritures non soldées).
• Cliquer sur l'icône bleue représentant un EURO juste devant l'écriture correspondant au règlement du copropriétaire.
  Les éléments de l'écritures s'afficheront automatiquement dans les zones de saisie (voir l'image ci-dessous)
• Appuyer sur le bouton pour enregistrer l'écriture du règlement : l'écriture disparait de la zone des appels de fonds non soldés

• Après avoir cliqué sur l'icône, les éléments du règlement de l'écriture non soldée apparaissent dans les zones de saisie
• Saisir le n° de la pièce comptable (souvent le n° de chèque)

• Effectuez la modification du montant à encaisser si nécessaire
• Doit figurer le montant exact figurant sur le chèque remis par le copropriétaire

• Cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour valider le paiement