Envoyer les sms aux copropriétaires

Pour faciliter la tâche du syndic de copropriété, le logiciel concentre tous les envois d'informations à vos copropriétaires, des documents ou des courriers à partir du centre de diffusion, ceci sous toutes les formes suivantes:

• Envoi par courrier (publipostage, informations, documents tels que les appels de fonds, les PV d'AG, relevés de comptes...
• Remise en main propres de tous documents ou courriers
• Envoi par messagerie intégréé à votre logiciel
• Envoi par SMS
• Envoi par Lettre Recommandée Electronique

Après une courte description de cette interface nous verrons comment envoyer les notifications par SMS aux copropriétaires

1. Pour aller au CENTRE DE DIFFUSION, cliquer sur l'onglet COPROPRIETE
2. Puis sur le menu "Centre de diffusion"
3. Apparait le centre de diffusion sur lequel figure le nom de tous les copropriétaires
4. Les zones de saisie du message pour le titre
5. Et la zone de saisie du corps du message
6. Possibilité de demander un accusé de réception (pour les messages par mail)
7. Permet aussi de joindre une pièce préalablement scannée

Cliquer sur les sujets de communication pour découvrir l'ensemble des catégories de communication et de documents qu'il vous sera possible d'envoyer aux copropriétaires (ainsi qu'aux fournisseurs).

• Message d'information
• Appels de fonds
• Relevés de comptes et de charges
• Convocations et PV d'AG
• Lettres de relance
• Courriers (avec des modèles de lettres préparés à l'avance)
• Mandat SEPA (demander les coordonnées de comptes à vos copropriétaires pour effectuer des prélèvements automatiques)
• Messages et autres courriers aux fournisseurs (notamment l'envoi des bordereaux de virement)

Dans l'exemple qui va suivre nous allons envoyer les appels de fonds aux copropriétaires tout en leur envoyant une notification par SMS les informant que l'appel de fonds leur a été envoyé.

Le logiciel propose tous les critères correspondant à l'appel de fonds à envoyer:

1. Sélectionner le sujet APPELS DE FONDS
2. Puis l'exercice correspondant à la période de l'appel de fonds envoyé
3. Dans la liste de choix se présente le dernier appel de fonds créé par le syndic de copropriété avec le logiciel (ici le 2ème trimestre 2017)
4. Sélectionner les copropriétaires qui seront destinataires ou cliquer sur le bouton "TOUS" ou encore "Conseil Syndical"
5. Saisir le titre du message, qui sera le titre du mail et du SMS
6. Saisir le corps du message
7. Cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour créer le message ( à ce stade le message ne sera pas envoyé)

Remarques :

A coté des noms des copropriétaires apparait un "AROBAZE" --> @ de couleur verte: cela indique que le copropriétaire dispose bien d'un email d'envoi.

Les SMS seront envoyés aux copropriétaires remplissant 2 conditions :

• uniquement aux copropriétaires qui disposent d'un n° de téléphone mobile (à saisir sur l'écran du copropriétaires)
• si le mode d'envoi de SMS est sélectionné sur le compte du copropriétaire (voir le tutoriel à cet effet). Rappelons que par défaut cette option est pré-sélectionnée lors de la création d'un copropriétaire.

Attention à la longueur des messages pour l'envoi des SMS: en effet l'envoi des SMS est facturé par le prestataire 0.10€/SMS par tranche de 160 caractères/SMS (titre inclus) en 2017.  Cela signifie que si la longueur du message fait entre 161 et 320 caractères, le SMS sera facturée 0.20€, et ainsi de suite.

Pour réduire la facture, il suffit de réduire la longueur des messages.

Après avoir appuyé sur le bouton ENVOYER, l'interface qui s'ouvre, dévoile les icônes représentant les modes d'envoi du message.