Exemples de reprise des comptes

• A titre d'exemple, nous allons effectuer pas à pas une reprise de soldes d'une copropriété
• Cette reprise ne comprendra que quelques lignes de manière à bien appréhender la procédure, sachant que dans le cadre d'une reprise réelle des comptes d'une copropriété, quelque soit la taille, prendra la même tournure, les mouvements s'enchainant sur les mêmes comptes.

• Pour bien effectuer une reprise des soldes, étape indispensable pour démarrer la comptabilité d'une copropriété, il est nécessaire de recenser le soldes des comptes au dernier jour de l'exercice précédent (ou au premier jour de l'exercice repris).

• Ces informations figurent sur le grand livre, ou la balance des comptes remis OBLIGATOIREMENT par l'ancien syndic au nouveau syndic.
  En principe, les membres du conseil syndical disposent aussi de tous ces documents, remis par l'ancien syndic lors du contrôle des comptes fait par le conseil syndical.

• Rappelons que sur le logiciel VILOGI, tous les documents comptables archivés par année, sont disponibles à tous moments sur l'extranet des copropriétaires, dans l'espace réservé aux membres du conseil syndical...
  
  

  Pour s'y retrouver, il suffit de recopier le SOLDE des comptes (débiteur OU créditeur) au dernier jour de l'exercice précédent.

  
  Pour l'exemple ci-dessus, nous avons recopié sur un fichier EXCEL, les soldes des comptes relevés dans le grand livre d'une copropriété.
  
  

Quelques notions à bien comprendre:

1. Débit (2): les soldes des comptes au débit représentent les créances de la copropriété.

Par exemple, lorsqu'un copropriétaire doit une somme à la copropriété car il n'a pas payé l'intégralité de ce qu'il doit à la copropriété, il a une dette vis à vis de la copropriété, et la copropriété a une créance sur le copropriétaire.
Le solde de son compte dans le grand livre ou la balance des comptes est donc DEBITEUR.
On inscrit donc le montant de la créance au débit de la reprise des soldes; le débit correspond à la colonne de gauche dans une balance.

Dans les comptes DEBITEURS , on rencontre généralement: 

• Les soldes des comptes des copropriétaires
• Le solde de la banque
• Le solde des comptes d'attente

Dans notre exemple, on constate :   

Sur le comptes des 3 copropriétaires, un seul ne présente pas de solde (MARTIN a donc payé toutes ses charges), les deux autres (LEPERE ET LECONTE) présentent des soldes débiteurs (ils doivent de l'argent à la copropriété) pour respectivement 847.92€ et 432.78€.

Le solde en banque présente un solde de 8.685.00€ au 01/01/2014.

Un reliquat de répartition apparait aussi pour 0.08€.

Rappelons que ces reliquats sont "normaux" car il sont la conséquence des calculs d'arrondis lors de la régularisation des comptes d'une copropriété.

Le total de la colonne DEBIT est égal à 9.965.78€.

  2 .     Crédit (3): les soldes des comptes au crédit représentent les dettes de la copropriété.

Par exemple, lorsqu'une facture d'un fournisseur a été enregistrée en comptabilité et que cette facture n'est pas encre payée, la copropriété a une dette vis à vis de ce fournisseur.
Le solde du compte de ce fournisseur présente donc un solde CREDITEUR dans la comptabilité de la coporpriété (à la date de la reprise ici).
On inscrira donc la dette du fournisseur au CREDIT de la reprise des soldes; le crédit correspond à la colonne de droite dans une balance.

Dans les comptes CREDITEURS,  on rencontre généralement:

• Les soldes des FOURNISSEURS dont les factures sont impayées
• Le montant des avances de trésorerie qui sont des dettes de la copropriété vis à vis des copropriétaires!
• Le montant des provisions pour travaux (comptes 102000) appelés auprès des copropriétaires pour financer les travaux.
• Le montant des trops payés par les copropriétaires (oui ça arrive!).

Dans l'exemple ci-dessus il a été constaté:

Le montant des avances de trésorerie pour un montant de 3.287€ (les avances de trésorerie sont toujours au crédit)

Le montant des provisions pour travaux appelés auprès des copropriétaire sur le, ou les exercices précédents pour un montant de 3.820€ (les provisions pour travaux sont toujours au crédit).

Deux fournisseurs dont les factures sont restées impayées à la date de la reprise pour respectivement 1.200€ et 1.582€

 Pour information:

• Lorsque le total de la colonne DEBIT est inférieur au total de la colonne CREDIT, il faut enregistrer l'écart au DEBIT du compte d'attente 47100000 Compte en attente d'imputation débiteur
• Losqu'au contraire le total de la colonne DEBIT est supérieur au total de la colonne CREDIT, il faut enregistrer l'écart au DEBIT du compte d'attente 47200000 Compte en attente d'imputation créditeur

Après enregistrement de 316.78€ au CREDIT du compte d'attente 47200000 le total de la colonne CREDIT est égal à 9.965.78€.

ATTENTION! Le total de la colonne DEBIT doit être égal au total de la colonne CREDIT

3  -        Les numéros de comptes

Il est nécessaire de bien comprendre la nomenclature des comptes: Les comptes sont classés dans un ordre précis de 1 à 7. En résumé:

• Les comptes de la classe 1 (commençant par le chiffre 1) On y trouve principalement les comptes d'avance de trésorerie et les provisions pour travaux
• Les comptes de la classe 4 (commençant par le chiffre 4) On y trouve les comptes des fournisseurs et des copropriétaires
• Les comptes de la classe 5 (commençant par le chiffre 5) On y trouve les comptes financiers (la banque)
• Les comptes de la classe 6 (commençant par le chiffre 6) On y trouve les comptes de charges (les dépenses de la copropriété)
• Les comptes de la classe 7 (commençant par le chiffre 76) On y trouve les comptes des appels de fonds de la copropriété

Lors de la reprise des soldes, seuls les comptes compris entre la classe 1 (commençant par 1) et la classe 5 (commençant par 5) sont à prendre en compte.
En cas de reprise des comptes en cours d'exercice, il est toutefois possible d'enregistrer aussi les comptes de dépenses (classe 6) et de produits (classe 7), mais présente des inconvénients majeurs pour la lecture des comptes notamment par les copropriétaires.

Dans l'exemple qui nous interesse, nous ne reprendrons QUE les comptes de la classe 1,4 et 5, ce qui est vivement conseillé.

Lors de la reprise des soldes, seuls les comptes compris entre la classe 1 (commençant par 1) et la classe 5 (commençant par 5) sont à prendre en compte.

En cas de reprise des comptes en cours d'exercice, il est toutefois possible d'enregistrer aussi les comptes de dépenses (classe 6) et de produits (classe 7), mais présente des inconvénients majeurs pour la lecture des comptes notamment par les copropriétaires.

Dans l'exemple qui nous intéresse, nous ne reprendrons QUE les comptes de la classe 1,4 et 5, ce qui est vivement conseillé.

 Sélectionner le nom du copropriétaire (ici le copropriétaire LEPERE) dans la zone de sélection des comptes

1. Vérifier la période de l'exercice comptable sur lequel vous faîtes la saisie. Si par exemple c'est l'exercice 2014 que vous souhaitez demarrer la reprise, sélectionner l'exercice du 01/01/2014 au 31/12/2014.
2. La date doit obligatoirement être le 1er jour de l'exercice (ici le 01/01/2014)
3. Saisir le montant de la dette du copropriétaire (au débit, c'est à dire dans la case de saisie des montants située à gauche).
4. ENREGISTRER votre travail

• Sélectionner le nom du copropriétaire (ici le copropriétaire LECONTE)
• Vérifier la période de l'exercice comptable sur lequel vous faite la saisie. Si par exemple c'est l'exercice 2014 que vous souhaitez demarrer la reprise, sélectionner l'exercice du 01/01/2014 au 31/12/2014
• La date doit obligatoirement être le 1er jour de l'exercice (ici le 01/01/2014)
• 8 -  Saisir le montant de la dette du copropriétaire
  
  9 -  ENREGISTRER votre travail
  
  10 -  Apparait dans le cadre inférieur, toutes les écritures de reprise de soldes préalablement saisies

• Sur le même principe, saisir le montant des avances de trésorerie de la copropriété (compte 103XXXXX) au CREDIT !
• Les soldes des avances de trésorerie sont toujours situées au crédit dans le bilan d'une copropriété

11. Sélectionner le compte d'avances de trésorerie correspondant.

12. Ici le montant des avances s'élève à 3287€ à saisir au crédit (colonne de droite) de la reprise.

La reprise des comptes d'avance de trésorerie des comptes 103xxx est toujours placée au crédit

Attention:

• il est absolument nécessaire de créer un budget travaux (un budget par comptes travaux engagés par l'ancien syndic)
• Le logiciel créera automatiquement les numéros de compte travaux qu'il conviendra de sélectionner dans la reprise des comptes
• Saisir une ligne pour chaque budget travaux

Sélectionner le compte travaux adapté

13. Ici le montant des travaux pour REFECTION PEINTURE COULOIR s'élève à 3820€ à saisir au crédit (colonne de droite) de la reprise

Tout comme les avances de trésorerie, les appels de fonds travaux sont toujours placés au crédit 102xxx (on rencontre parfois le compte 120000xx) mais dans certains cas, lorsque des travaux ont été entrepris alors que les appels de fonds n'ont pas été appelés auprès des copropriétaires, il peut apparaitre un montant au DEBIT (cas de factures de fournisseurs travaux enregistrées par l'ancien syndic --> voir à ce propos le tutoriel spécial sur la reprise des comptes travaux)

15. Sélectionner le compte du premier fournisseur à enregistrer

16. Saisir le montant de la dette au CREDIT (dans la case de droite) de la reprise de soldes comme indiqué sur l'image.

17. On aperçoit les écritures passées précédemment

18. Sélectionner le compte du premier fournisseur à enregistrer

19. Saisir le montant de la dette au CREDIT (dans la case de droite) de la reprise de soldes comme indiqué sur l'image.

20. On aperçoit les écritures passées précédemment.

• Ce compte est à enregistrer au DEBIT du compte Reliquat de répartition car c'est comme ça qu'il apparait dans le grand livre de l'ancien syndic
• S'il etait créditeur sur le grand livre de l'ancien syndic, il faudra l'enregistrer ici au CREDIT

21. Sélectionner le compte 471600 Reliquat de répartition

22. Saisir au DEBIT le montant de la reprise

23. On aperçoit les écritures passées précédemment

24. Sélectionner le solde du compte banque de la copropriété au jour de la reprise

22. Saisir au DEBIT le montant du compte de la banque

23. On aperçoit les écritures passées précédemment