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GED scanner et annexer les factures

Paramétrer facilement votre logiciel de syndic de copropriété


Le logiciel de gestion de syndic de copropriété Vilogi dispose d'une fonctionnalité G.E.D. intégrée

 

La G.E.D. (Gestion Electronique des Documents) est une fonctionnalité qui permet de stocker sur le serveur sécurisé, les documents comptables préalablement scannés (devis, bons de commande, factures et autres justificatifs...) :

  • Relativement complexes et lourdes à mettre en oeuvre, les solutions de gestion électronique de documents ont longtemps été réservées aux grandes structures
  • Face aux exigences croissantes des syndics de copropriété, même de taille modeste, VILOGI a mis à leur portée, la G.E.D. adaptée à leur activité
  • Ceci rend l'archivage et la recherche des documents très facile pour tout contrôle des écritures comptables de la copropriété
  • Les syndics de copropriété bénéficient avec VILOGI d'une gestion des documents simple, rapide et fiable
 
La GED permet au syndic de joindre automatiquement  les factures aux écritures comptables de la copropriété :
  • La GED apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais.
  • Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu.
    Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables.
  • Le Retour sur Investissement (ROI) d’une application bénéficiant de la GED se compte en semaines.

Pré-requis pour utiliser la GED dans votre copropriété
  • Savoir enregistrer vos factures de dépenses dans la comptabilité de la copropriété. en savoir +
  • Savoir scanner un document ou une facture

 

 


Lien ENREGISTRER UNE FACTURE pour la copropriété

La fonctionnalité GED est omni-présente et sert à tous les moments ou le syndic est amené à enregistrer un mouvement dans le logiciel syndic :

Pour les document généraux de la copropriété (règlements de copropriété,plans...)

Pour le carnet d'entretien de la copropriété

Pour les contrats de maintenance avec les fournisseurs et les prestataires de la copropriété

Pour enregistrer les factures de la copropriété

Pour enregistrer les relevés de la banque lors du rapprochement bancaire

Pour le registre de la copropriété (documents justificatifs)

Pour les relances, les facturation du syndic....

 

 

facturesscanneesyndiccopropriete

Lien ENREGISTRER UNE FACTURE pour la copropriété

  • Possibilité de joindre ou de glisser simplement le fichier souhaité sur l'espace dédié (clic sans lâcher le bouton de souris)
  • Cliquer sur ENREGISTRER

 

 


Pour afficher une facture de copropriété scannée

facturessyndiccopropriete

Pour afficher une facture de copropriété scannée

  • Une icône en forme de TROMBONE apparait à droite de chaque ligne d'ecriture comptable, pour laquelle une facture scannée a été jointe
  • Clic sur l'icone en forme de TROMBONE et la facture appârait dans votre navigateur

 

 

 

Les avantages des solutions en full web VILOGI

VILOGI, un visionnaire qui démocratise le télétravail dans la gestion immobilière


Si VILOGI s’imposait déjà comme l’acteur innovant de référence dans la gestion immobilière digitale, la crise sanitaire en fait désormais un allié de premier choix pour accompagner les gestionnaires dans leur activité.
En mode SaaS, ses logiciels totalement adaptés au télétravail peuvent être utilisés de n’importe quel endroit sans la moindre contrainte technique, ni d’équipement.

Totalement en phase avec l’ère du temps, et la crise sanitaire que nous traversons, les logiciels en mode SaaS de VILOGI, entreprise pionnière sur cette technologie à destination des acteurs de l’immobilier, favorise le télétravail. Loin des logiciels du siècle dernier, installés et vendus par poste de travail, VILOGI qui a initié dès 2010, le premier outil métier en mode Full Web dédié aux administrateurs de biens, propose ainsi une plateforme de gestion immobilière regroupant l’ensemble des outils inhérents à la bonne marche de leur activité.
Avec cette solution, accessible en ligne, aucune installation n’est nécessaire.
Disponible instantanément, elle permet à nos 1500 clients (Homeland, ALTER Immo, CM Gestimmo, ACCE Immo, Cotoit…) de travailler en toute mobilité, de n’importe où, que ce soit dans la gestion de syndic ou la gestion locative.
Ce package de gestion tout inclus, comprend les logiciels, l’extranet, les applications mobiles, les API… Nous sommes d’ailleurs les seuls à avoir une bibliothèque d’API publique, qui permet à l’ensemble des solutions innovantes autour de l’immobilier, de collaborer pour une gestion immobilière dématérialisée.
De manière globale, l’offre permet ainsi de développer des modèles économiques originaux avec, par exemple, une mutualisation de back office ou une externalisation afin d’optimiser l’utilisation des ressources rares.
Les offres partenaires s’intègrent en toute simplicité grâce à la bibliothèque d'API.