Importer les lots de copropriété


Vous pouvez importer les lots de vos copropriétés automatiquement dans le logiciel syndic

  • Oui, le logiciel de gestion de syndic VILOGI vous permet d'importer vos données automatiquement!
  • Fini les saisies interminables de vos données avec tous les risques d'erreurs et quelle perte de temps...
  • La procédure d'importation automatique est utile pour les grande copropriétés supérieures à 20 lots, car elle permet d'importer en quelques clics des centaines d'informations.
  • Par contre en deçà de 20 lots, il est préférable de saisir les informations à la main à partir des écrans succecifs proposés dans le paramétrage de la copropriété


Voici les differentes données que vous pouvez importer automatiquement :

Cette fonctionnalité est vraiment pratique, vous pouvez ainsi importer des copropriétés de grandes tailles de plusieurs centaines de lots en quelques secondes, tout en maitrisant chacune des étapes de l'importation.

 

Préparation des fichiers à importer :



Avant de lancer une importation de données dans la base de votre compte de copropriété, il est absolument nécessaire de verifier :

  • Que tous les champs (données) soient complets (éviter que les données principales comme les numéros de lots ou les type de lots soient vides)
  • Eviter les lignes vides!
  • Eviter les données en double (doublons) bien que le logiciel supprimera les doublons!
  • Vérifier les données APRES IMPORTATION! (ce point est vital car toute la gestion de la copropriété en dépend)

 Lors du paramétrage de la copropriété, se positionner sur la phase de paramétrage des LOTS :

  • Position de l'onglet sur le paramétrage des LOTS
  • Appuyer sur le bouton IMPORTER DES LOTS

Les icones d'importation des lots apparaissent.

 Les 2 icones d'importation des lots apparaissement conformément à deux méthodes simples :

Importer des lots dans le parametrage de la copropriété

3 - Cliquer sur le premier ICONE pour copier un tableau EXCEL que vous aurez préalablement copié

4 - Cliquer sur le second ICONE pour télécharger un FICHIER TEXTE ou un FICHIER .CSV de vos données LOTS


Exemple de tableau EXCEL contenant les données des lots de la copropriété à importer.

 Voici la liste des élements qu'il est possible d'importer sur le lots :
(les éléments suivis d'un astérisque * sont obligatoires).

  • Numéro du lot* (apparait dans le règlement de copropriété)
  • Type du lot * (appartement, parking, cave, commerce....)
  • Bâtiment (exemple A, B...)
  • Escalier (non obligatoire)
  • Etage (non obligatoire)
  • Porte (non obligatoire)
  • Nombre de pièces (non obligatoire)
  • Surface (non obligatoire)  

 

 

Les éléments composants les lots (Numéro, Type...) qui figurent en tête des colonnes du fichier Excel peuvent être dans n'importe quel ordre.

  • Nous vous conseillons de remplir le maximum d'informations, car vous en aurez toujours besoin, lors de la gestion quotidienne de la copropriété
  • Certaines informations figureront sur les documents des copropriétaires (appels de fonds par exemple) ou bien dans les documents officiels à remettre au notaire comme l'Etat daté et le Pré-état daté sur lesquels le notaire demande un descriptif très précis des lots.

 

Voici le lien pour télécharger et utiliser le modèle de fichier EXCEL pour importer les lots de la copropriété:Téléchargez le fichier EXCEL des lots d'une copropriété.

 


Transférer le fichier excel des lots de la copropriété

 Sur EXCEL, sélectionner puis copier avec la souris la zone de données du tableau EXCEL qui seront importées.

 La zone sélectionnée apparait grisée sur le logiciel EXCEL.

5 - Sélectionner la zone de données (ne pas prendre la première ligne de titre).

6 - Puis avec le clic droit de la souris et sélectionner l'option COPIER d'EXCEL

Puis revenir au logiciel VILOGI.

Logiciel Excel pour importer les lots de la copropriété


Cliquer sur le premier ICONE pour copier le tableau EXCEL

 Cliquer sur le premier ICONE pour copier le tableau EXCEL qui vient d'être copié, sur l'écran qui s'affiche comme ci-dessous.

 7 Coller par un clic droit sur la souris pour déposer les données précédement copiées sur le fichier EXCEL.


Les données copiées apparaissent maintenant dans le cadre d'importation.

 Coller par un clic droit sur la souris pour déposer les données précédement copiées sur le fichier EXCEL.

 

8 - Vérifier que les données concernant les lots de la copropriété sont copiées

9 - Cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour vérifier les colonnes avant importation


Un tableau avec des titres de colonnes prédéfinis apparait

  10 Vérifier que les titres des colonnes correspondent bien aux données copiées.


Il y a lieu de modifier les titres des colonnes.

 11 Les titres des colonnes ne correspondent pas aux données copiées. Les titres sont melangés par rapport aux colonnes de données.

Le titre TYPE correspond à la colonne BATIMENT des données du fichier EXCEL.

Le titre BATIMENT correspond à la colonne ESCALIER des données du fichier EXCEL.

Le titre ESCALIER correspond à la colonne TYPE des données du fichier EXCEL


Comment modifier les titres des colonnes?

 

12 Clic sur le bouton pour ouvrir la liste de sélection des éléments.

13 Sélectionner l'élément de titre INDEFINI. De cette manière le titre de colonne est "INDEFINI"

 

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