Remise à l'encaissement des chèques de vos copropriétés avec le logiciel syndic vilogi


Caractéristiques de la fonctionnalité des remises de chèques à l'encaissement multi-copropriétés

 

La saisie manuelle des chèques est une opération fastidieuse pour les syndics de copropriétaires, les risques d'erreurs de saisie sont élevés, et le temps passé est interminable.
Bien que le meilleurs moyen actuel pour encaisser les paiements des copropriétaires est celui des prélèvement automatiques (voir le tutoriel pour effectuer les prélèvement des copropriétaires ici),  la saisie des remises des chèques présentée ici est une avancée formodable pour les syndics.

 

Avec cet écran tout simple, le syndic de copropriété va pouvoir

  • Encaisser tous les chèques
  • Editer tous les bordereaux de remise à l'encaissement des chèques en effectuant l'ensemble de la saisie des chèques de toutes les copropriétés, sans aucun tri préalable

 

La recherche du copropriétaire pour saisir l'encaissement est très rapide car il suffit de préparer la liasse de chèques et de sélectionner, soit les 2 ou 3 premières lettres du nom des copropriétaires (quelle que soit la copropriété) ou bien le numéro de référence de l'appel de fonds (coupons joints aux reglements).

 

La saisie sera facilité si le syndic dispose d'un lecteur de code barre sur les appels de fonds.

 

Caractéristiques de la fonctionnalité d'établissement des remises de chèques à l'encaissement multi-copropriétés
  • Recherche par appel de fonds multi-copropriétés
  • Recherche par les lettres du nom des copropriétaires multi-copropriété

 

  • Mémorisation des banques de chaque copropriété dès qu'un copropriétaire est sélectionné
  • Affichage automatique du montant à payer par le copropriétaire dès que son nom apparait
  • Mémorisation de la banque émettrice de chaque copropriétaire

 

  • Distingo entre le nom du copropriétaire qui paye l'appel de fonds et nom de l'emetteur du chèque
  • Distingo entre le nom du copropriétaire et nom de l'emetteur du chèque

 

  • Edition automatique de tous les bordereaux de remises de chèques par copropriété/banque
  • Passage des écritures sur les comptes de chaque copropriétaire, quelle que soit la copropriété


Accès à l'écran des bordereaux de remises de chèques multi-copropriétés

  1. Onglet FINANCES
  2. Rubrique  Remise à l'encaissement
  3. Liste de toutes les remises déjà effectuées
  4. Pour créer une nouvelle remise, cliquer sur le bouton NOUVEAU
  5. Pour supprimer une remise de chèques, cliquer sur la croix rouge
  6. Pour voir le détail ou modifier une remise, cliquer sur l'icone bleue
  7. Pour imprimer une remise cliquer sur l'icone PDF

Créer une nouvelle remise de chèques (remise à l'encaissement)


Ecran de paramétrage de la nouvelle remise de chèques à l'encaissement pour le syndic

1 - Sélectionner le type de dépots (remise de chèques ou bien VIREMENTS)

2 -Saisir la date du dépots de la remise des chèques à la banque (cette date correspond aux dates des écritures passées sur le journal de banque de chacune des copropriétés)

3 - Ici modifier si nécessaire l'apparence du bordereau de remise de chèques.   Par défaut, tous les éléments saisis lors de l'encaissement du chèque (dans la rubrique "Encaisser un copropriétaire" ) sont indiqués sur le bordereau, dans la case "Libellé automatique" [ Chèque, n° pièce, nom de l'émetteur du chèque et la date ]

4- Les options disponibles à faire apparaitre sur le bordereau (voir ci -dessus)

5- Cliquer sur le bouton ENREGISTRER

 

 La nouvelle remise s'affichera sur la liste de remises où il sera possible de revenir dessus en cliquant sur l'icône bleue située en face de chaque remise

 

  • Sélectionner le type de dépots (remise de chèques ou bien VIREMENTS)
  • Saisir la date du dépots de la remise des chèques à la banque (cette date correspond aux dates des écritures passées sur le journal de banque de chacune des copropriétés)

Saisie des informations du ou des chèques à remettre en banque de la copropriété

Sur le formulaire :

  • Saisir la référence de l'appel de fonds concerné (possibilité d'utiliser la loupe qui affichera une liste des appels de fonds listés)
  • Sélectionner le copropriétaire payeur
  • Sélectionner la banque
  • Saisir le n° de pièce si besoin
  • Saisir la date
  • Saisir la banque Emetteur
  • Saisir le nom de l'émetteur
  • Joindre une copie numérisée du chèque si besoin
  • Saisir le montant exact du chèque
  • CLiquer sur ENREGISTRER

  • Lorsque les liasses des chèques + leurs bordereaux respectifs que vous aurez édité à l'aide des icônes d'édition PDF située en face de chaque remise enregistrée, seront prêtes à la remise en banque

 

  • Cliquer sur " VALIDER LA REMISE "

(ainsi les écritures seront passées AUTOMATIQUEMENT sur le compte des propriétaires payeurs)

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