Reconstituer les avances pour travaux des copropriétaires en comptabilité de copropriétéReconstituer les avances pour travaux des copropriétaires en comptabilité de copropriétéComment reconstituer les montants appelés pour travaux auprès de chaque copropriétaire en comptabilité de copropriété

Reconstituer les avances pour travaux des copropriétaires avec le logiciel de syndic VILOGI en comptabilité de copropriétéComment reconstituer les montants appelés pour travaux auprès de chaque copropriétaire en comptabilité de copropriétéReconstituer les avances pour travaux des copropriétaires en comptabilité de copropriété

Reconstituer les avances pour travaux des copropriétaires avec le logiciel de syndic VILOGI en comptabilité de copropriété


Ce tutoriel fourni les indications théoriques utiles sur la comprèhension des écritures comptables pour la reprise des compte travaux en copropriété.
Le logiciel VILOGI dispose d'une fonctionnalité qui permet de répartir et passer les écritures automatiquement des appels de fonds pour travaux de chaque copropriétaire. Pour en savoir plus...
Lors de la saisie des reprises des soldes (Reports à Nouveau), le gestionnaire (syndic) qui reprend les comptes, ne dispose pas toujours du détail de la répartition des montants appelés au titre des travaux de la copropriété pour chacun des copropriétaires.
Ces travaux sont étalés sur plusieurs exercices, un budget a déjà été voté l'année précédente et les appels de fonds pour travaux ont été appelés auprès de chaque copropriétaire.
Le nouveau syndic dispose uniquement du montant global appelé au titre de ces travaux, il devra obligatoirement reconstituer les fonds appelés auprès de chaque copropriétaires afin de pouvoir, le moment venu, clôturer les travaux et enclencher la régularisation des comptes de chaque copropriétaire.

La procédure des écritures à passer décrite ci-dessous devra être distincte pour chacun des budgets travaux en cours.

Situation lors de la saisie de la reprise des comptes de la copropriété par le nouveau syndic dans le logiciel de copropriété:
  • Le syndic saisit dans la reprise des comptes de la copropriété, le montant total des comptes travaux appelés dans la copropriété les années précédentes.
  • Cette situation n'est pas très confortable car d'une part, les copropriétaires ne connaissent pas leur situation (pour quel montant ont-ils contribué à financer les travaux?), situation qui sera encore plus inconfortable lorsqu'il faudra cloturer et faire la régularisation de chaque compte travaux auprès de chaque copropriétaire.
  • Si une cession de lots intervient, le syndic devra transférer les comptes travaux déjà avancé par le vendeur sur le compte de l'acquéreur qui "hérite" de la situation des travaux en cours, et qui en poursuivra le financement au titre de tous les copropriétaires.
  • Le syndic devra donc un jour ou l'autre reconstituer l'avance des travaux appelés auprès de chaque copropriétaire.
  • Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à passer les écritures comptables nécessaires pour mémoriser les travaux appelés sur le compte de chaque copropriétaire avant la reprise par le nouveau syndic.
  • Le procédé devra suivre le processus suivant:
    • - vérifier et connaître le montant de chacun des comptes de travaux de la copropriété (compte 102000 dans la reprise des comptes) figurant dans la balance de l'ancien syndic.
      Attention à ce montant il faudra ajouter les éventuelles factures des prestataires travaux (voir ci-dessous).
    • - vérifier et connaître le montant des factures pour ces travaux des prestataires enregistrés par l'ancien syndic en comptabilité.
      Il s'agit de connaître ce montant figurant dans le compte 671 000 et des sous comptes propres à chacun des budgets travaux.
      Ce montant sera à ajouter au compte 102000 du budget travaux pour connaître le montant exact des appels de fonds pour ce budget travaux appelés par l'ancien syndic.
    • - créer le budget travaux tel qu'il a été fait par l'ancien syndic.
      Ceci est très important car cela permettra de connaître le montant global des échéances précédemment appelées dans la copropriété.
    • - générer provisoirement les appels de fonds fait par l'ancien syndic de manière à reconstituer les montants appelés pour les travaux auprès de chaque copropriétaire.
    • - collecter les montants appelés auprès de chaque copropriétaires puis supprimer les appels de fonds
    • - passer deux écritures distinctes pour chaque copropriétaire
    • - passer une écriture spéciale pour équilibrer le compte 102000.
  • Nous aborderons dans un premier temps la partie théorique avec le passage des écritures puis nous procéderons à la pratique avec le passage de ces écritures sur le logiciel sur l'interface de passage des écritures comptables multiples qui vous font gagner un temps précieux.



Connaître le montant global des appels de fonds travaux préalablement appelés par l'ancien syndic

Ce montant figure dans le grand livre communiqué par l'ancien syndic dans le compte 102000.
Il sera peut être nécessaire, le cas échéant, d'y ajouter le montant des factures enregistrées au titre de ces travaux par l'ancien syndic. Car le montant des facture vient en réduction du compte 102000. En ajoutant les éventuelles factures enregistrées par l'ancien syndic, cela permet de resconstituer le compte 102000 qui doit correspondre au montant appelé sur les exercices précédents par l'ancien syndic.

Si le montant total appelé pour le budget travaux par l'ancien syndic n'est pas connu, il faudra créer le budget travaux et faire les appels de fonds "fictifs" (qui seront supprimés après avoir récupèré les montants).
Cela permettra au logiciel de calculer, pour reconstituer les appels de fonds effectués par l'ancien syndic, à la fois le montant total, ainsi que le montant appelé auprès de chaque copropriétaire.

Après avoir récupèré ces informations, ne pas oublier de supprimer les appels de fonds!



Connaître les montants des appels de fonds travaux préalablement appelés auprès de chaque copropriétaire par l'ancien syndic.
Pour connaître le montant exact des appels de fonds appelés par l'ancien syndic auprès de chaque copropriétaire, il y a lieu de créé le budget du compte travaux, reconstitué l'échéancier et effectué les appels de fonds lancés par l'ancien syndic. Ces appels de fonds seront supprimés après avoir récupèré ces informations.
Il faudra ensuite supprimer ces appels de fonds!



1ère écriture à passer pour chaque copropriétaire

Nous avons ici mis au débit du copropriétaire le montant des travaux appelés lors des exercices gérés par l'ancien syndic.
Ces montants d'appels de fonds travaux avaient été appelés durant les années antérieures.
L'imputation de ce compte travaux à un copropriétaire sera par la suite annulée.
Passer cette écriture pour chaque copropriétaire



2ème écriture à passer pour chaque copropriétaire
Nous avons ici mis au crédit du copropriétaire le montant des travaux qui avaient été appelés par l'ancien syndic. Cette écriture permet d'identifier chaque copropriétaire et chaque montant de travaux et annule l'écriture précédente.
A ce stade il n'y a aucune incidence sur le compte des copropriétaires.
Passer cette écriture pour chaque copropriétaire



Écriture pour réhalibiter le compte 102000
Cette écriture correspond au montant total des appels de fonds appelés par l'ancien syndic sur les exercices précédent pour ce budget travaux.
Après avoir passé cette écriture, le système connaîtra l'historique des travaux passé pour ce budget travaux par l'ancien syndic. Ces informations sont précieuses pour effectuer les calculs de régularisation lors de la cloture des travaux.
Le compte de travaux doit présenter maintenant le même solde que le montant saisie lors de la reprise des comptes.

Dernière MAJ : 11 Décembre 2017


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