Dans le tutoriel précédent, il a été expliqué en théorie comment passer les mouvements relatifs aux versement des allocations logements par la CAF ou la MSA directement aux bailleurs.

Nous allons voir ici comment le faire sur le logiciel de gestion locative VILOGI.

Ce traitement nécessite uniquement le paramétrage de 2 écrtitures automatiques sur le logiciel de gestion locative VILOGI. 

1. paramétrage d'une écriture automatique sur l'écran du locataire concerné par le versement de la CAF-MAS directement sur le compte du bailleur
2. paramétrage d'uné écriture automatique sur l'écran du bailleur concerné

Ce paramétrage aura pour effet de passer plusieurs écritures séquentiellement et ce de manière automatique à la daté défini par l'administrateur de biens:

• passer un reglement fictif sur le compte du cabinet de gestion avec en contrepartie de compte du locataire, ce qui diminuera sa dette vis à vis de l'administrateur de biens.
• passer une écriture automatique du compte quittance à recouvrer (410-70 du locataire) avec en contrepartie le compte du bailleur que se verra créditeur du montant versé par la CAF
• calculer et passer les honoraires sur le montant versé par la CAF ou la MSA et de l'imputer au compte du cabinet tout en défalquant ce montant sur le compte du bailleur

Aller sur l'écran du locataire visé par le paiement de la CAF ou de la MSA et dans le cadre intitulé LIDTE DES REGLEMENTS AUTOMATIQUES, cliquer sur le bouton AJOUTER UN REGLEMENT comme indiqué sur l'image.

Voici comment passer une écriture automatique sur l'écran du locataire.

Après avoir paramétré cette écriture, elle sera passée automatiquement à chaque période sélectionnée sur les comptes visés dans ce paramétrage.

1. Sélectionner le locataire pour lequel l'allocation de la CAF ou de la MAS sera versé directement sur le compte du bailleur
2. Sélectionner le compte 542000 BANQUE DE GESTION en contrepartie du paiement (sans vous préocuper pour le moment de cette contrepartie)
3. Sélectionner le JOURNAL DE BANQUE
4. Sélectionner le BIEN loué qui fait l'objet du paiement par la CAF ou la MAS
5. Saisir un n° de piece, ici l'expression VIREMENT par exemple
6. Saisir un libellé explicite qui permettra de repérer rapidement ce mouvment dans le flux des écritures sur le compte du locataire
7. Saisir le montant prévu en reglement par la CAF ou la MSA
8. Sélectionner la fréquence du passage de cette écriture automatique (en principe la CAF effectue un virement mensuel)
9. Saisir la date à partir de laquelle le système passera automatiquement cette écriture
10. Saisir ici la date à partir de laquelle le système cessera de passer cette écriture
11. Sélectionner ici le moment où sera déclenché cette écriture (ici nous avons sélectionné « Lors de l'avis d'échéance»
12. ENREGISTRER ce paramétrage

Voici comment passer une écriture automatique sur l'écran du bailleur. Après avoir paramétré cette écriture, elle sera passée automatiquement à chaque période sélectionnée sur les comptes visés dans ce paramétrage

1. Sélectionner le bailleur qui recevra directement l'allocation de la CAF ou de la MAS
2. Sélectionner le compte 542000 BANQUE DE GESTION en contrepartie du paiement (sans vous préocuper pour le moment de cette contrepartie)
3. Sélectionner le JOURNAL DE BANQUE
4. Sélectionner le BIEN loué qui fait l'objet du paiement par la CAF ou la MAS
5. Saisir un n° de piece, ici l'expression VIREMENT par exemple
6. Saisir un libellé explicite qui permettra de repérer rapidement ce mouvment dans le flux des écritures sur le compte du bailleur
7. Saisir le montant prévu en reglement par la CAF ou la MSA et AJOUTER LE SIGNE négatif moins (-) devant le chiffre
8. Sélectionner la fréquence du passage de cette écriture automatique (en principe la CAF effectue un virement mensuel)
9. Saisir la date à partir de laquelle le système passera automatiquement cette écriture
10. Saisir ici la date à partir de laquelle le système cessera de passer cette écriture
11. Sélectionner ici le moment où sera déclenché cette écriture (ici nous avons sélectionné « Lors de l'avis d'échéance» 
12. Sélectionner la ligne d'affectation fiscale, ceci afin d'alimenter automatiquement la déclaration fiscale du bailleur 
13. ENREGISTRER ce paramétrage

Dans cet exemple et à ce stade de l'avancement du tutoriel, nous avons génété l'avis d'échéance du mois de février 2018.

A titre d'excemple voici la fameuse écriture automatique qui est passée lors de la génération de l'avis d'échéance.

On aperçoit ici l'écriture de paiement de la CAF-MAS pour un montant de 135€ (montant paramétré plus haut dans les écritures automatiques du logiciel de gestion pour les administrateurs de biens.

On remarquera que le montant affecté au débit du locataire consitué du loyer () et des charges () s'élève à 1150€ et que son compte a été crédité du montant versé par la CAF-MAS de 135€, portant son solde à 1015€.

Nous allons maintenant effectuer le traitement du reglement du locataire pour ce montant.

Il y aura lieu de vérifier dans l'écran des locataires créditeurs, si l'écriture de paiement de la CAF-MAS a bien été lettrée avec la ruprique concernée, de manière à permettre au logiciel de basculer le flux financier sur le compte du bailleur et calculer les honoraires sur ce montant).

Voici l'état des écritures sur le compte du bailleur.

Dans cet exemple les modalités du bail sont : 

• Loyer 1000e + 150€ de provisions/charges
• Honoraires 5% sur les montants encaissés hors provisions s/charges
• Les honoraires devront donc s'élever à 1000€ x 5% + TVA, soit 60€ TTC mensuel

Dans notre exemple, les honoraires sont calculés en 2 temps, en raison des versement par 2 sources différentes (la CAF-MAS et le locataire)à

• Honoraires sur le versement de la CAF : 135€ x 5% + TVA = 8,10€
• Honoraire sur le solde du loyer (1000€ - 135€) = 865€ x 5% + TVA = 51,90€

Nous retrouvons bien ici, entouré en vert, les écritures d'honoraires qui correspondent aux modalités du contrat de bail passé avec le bailleur.

En ce qui concerne le déversement des loyers payés, nous retrouvons bien les 135€ versé directement par la CAF-MAS et les 1015€ payés par le locataire (solde du loyer + les provisions).

Nous retruuvons icc ces détails, entouré en rouge les éléments de loyer et des provisions qui ont été versés par le locataire et la CAF-MAS.

A ce stade, la créance du cabinet vis à vis du bailleur s'élvève donc à :

• Loyer : 1000€
• Provision : 150€
• Déjà versé par la CAF : -135€
• Honoraires :  -8.10€ + 51.90€
• Soit un solde net qui revient au bailleur de 955€.