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Créer et personnaliser des lettres types dans VILOGI
Paramétrer les éléments pour bien gérer vos locations immobilières
- Paramétrage des droits utilisateurs dans votre logiciel de gestion locative
- Fonctionnalités du log application et du tableau de pilotage
- Paramétrer les en-têtes et pieds de page des lettres types dans VILOGI
- Configurer la messagerie SMTP
- Paramétrage d'une signature pour les emails
- Créer et personnaliser des lettres types dans VILOGI
- Gestion des courriers types
- Paramétrage du cabinet de gestion locative
- Configuration de la banque de votre cabinet
- Paramétrage de l'exercice comptable du cabinet
Les lettres types permettent de créer des modèles de courriers directement dans le logiciel afin de communiquer efficacement avec les bailleurs et les locataires.
Ces modèles peuvent ensuite être personnalisés et envoyés en quelques clics, tout en conservant une structure homogène.
Il vous est également possible de créer, modifier ou supprimer les lettres, en fonction de vos préférences.
Accéder à la gestion des lettres types
Depuis le menu :
- Paramètres
- Lettres types
- Onglet Gestion des lettres types
Cet espace correspond à l’éditeur de courriers intégré au logiciel
Accéder à la gestion des lettres types
Ce module vous permet de diffuser facilement des informations auprès de plusieurs destinataires.
Je peux l’utiliser pour envoyer des courriers, partager des messages importants, ou encore réaliser un publipostage.
Principe de fonctionnement des lettres types
La gestion des lettres types repose sur un système de modèles :
- Il n’existe pas de modèle vierge
- Le logiciel met à disposition plusieurs modèles préexistant
Ces modèles peuvent être :
- utilisés tels quels
- modifiés
- dupliqués pour créer un nouveau modèle personnalisé
Principe de fonctionnement des lettres types
Modifier un modèle existant
- Sélectionner une lettre type dans la liste.
- Apporter les modifications souhaitées dans le contenu.
- Cliquer sur le bouton Modifier la lettre (bouton central).
Sans cette action, les modifications ne sont pas enregistrées.
Modifier un modèle existant
Créer un nouveau modèle de lettre type & Mise en forme du corps de la lettre
Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un modèle existant :
- Sélectionner une lettre type.
- Modifier le champ Titre de la lettre.
- Cliquer sur le bouton Création de la lettre (premier bouton).
Le logiciel crée alors un nouveau modèle indépendant, que vous pouvez mettre en forme librement.
Créer un nouveau modèle de lettre type & Mise en forme du corps de la lettre
L’éditeur permet :
- la saisie de texte libre
- la mise en forme (gras, souligné, etc.)
- l’insertion de champs de fusion
Le corps de la lettre correspond uniquement au contenu rédactionnel.
Le logo ne doit jamais être intégré dans le corps de la lettre.
Il est réservé aux en-têtes et pieds de page, paramétrés dans un onglet distinct.
Utiliser les champs de fusion
Les champs de fusion permettent de personnaliser automatiquement les courriers lors de l’envoi.
Ils sont organisés par sources de données :
- données du cabinet
- données du destinataire
- données du bail
- données du bien
- autres données
Utiliser les champs de fusion
Enregistrer les modifications
Après toute création ou modification :
- cliquer sur Modifier la lettre
- le modèle est alors sauvegardé et disponible à l’utilisation
Ce modèle pourra ensuite être :
- réutilisé
- ajusté ponctuellement (date, montant, coordonnées)
- envoyé depuis le centre de diffusion
Organisation globale des courriers
Le fonctionnement complet repose sur :
- un corps de lettre géré via les lettres types
- des en-têtes et pieds de page communs à toutes les lettres
- des courriers prêts à l’envoi vers :
- les bailleurs
- les locataires
Organisation globale des courriers
DÉMOCRATISER ET ACCÉLÉRER LA DIGITALISATION
Les deux logiciels en full web pour les métiers de l'immobilier, proposés par VILOGI, entrent dans un package de gestion tout-inclus permettant d’accéder aux technologies dédiées à la gestion de copropriété ou à la gestion locative : comptabilité, extranet dynamique, mur de discussions collaboratives, applications mobiles, API de connections à d’autres services digitaux tout en respectant les dernières évolutions réglementaires.
Le Vote à distance à l’assemblée générale est rendu possible grâce à l'applicaton mobile offerte dans le package «tout inclus» de VILOGI.
Vous avez à votre disposition une base didactique de tutoriels et une assistance intégrée aux logiciels.
L’objectif : « Que chacun puisse devenir autonome et accéder à une gestion immobilière moderne et en mobilité !
Pour les professionnels, ça signifie plus de temps pour développer leur business.
VILOGI propose également des services de comptabilité permettant d’externaliser et gagner en compétitivité.
Prochaine innovation attendue pour l’été : une application mobile universelle de consultation de compte pour vos clients.
Objectif