Affecter les lots aux copropriétaires

Nous poursuivons la procédure d'importation et d'intégration des données automatiquement dans le logiciel de gestion de syndic, à partir de fichiers Excel.

Cette procédure est utile pour les grande copropriétés supérieures à 20 lots, car elle permet d'importer en quelques clics des centaines d'informations. Par contre en deça de 20 lots, il est préférable de saisir les informations à la main à partir de l'écran d'affectation des lots/copropritaires (voir image ci-dessous).

Après avoir importé donnéez concernant les lots, les clés de charges et les copropriétaires de la copropriété (voir les tutoriels précédents), l'étape suivante consistera à associer les lots aux copropriétaires dans votre logiciel de gestion de syndic.

La procédure est aussi simple à mettre en oeuvre que celle pour l'importation/intégration des lots, nous partons d'un fichier EXCEL sur lequel a été récupéré les informations sur les copropriétaires.

Voici pour rappel les differentes étapes à suivre pour importer automatiquement vos données de base pour paramétrer votre logiciel de gestion de syndic:

• Les lots de la copropriété (en savoir +)
• La liste des propriétaires (voir ci-dessous)
• Les clés de charges (en savoir +)
• Les affectations des clés de charges aux lots (en savoir +)
• Les affectations des lots aux copropriétaires (en savoir +)

Préparation des fichiers à importer

Avant de lancer une importation de données dans la base de votre compte de copropriété, il est absolument nécessaire de verifier:

• Que tous les champs (données) soient complèts (éviter que les données principales comme les noms des copropriétaires ou les numéros de lots soient vides!)
• Eviter les lignes vides!
• Eviter les données en double (doublons) bien que le logiciel supprimera les doublons!
• Vérifier les données APRES IMPORTATION! (ce point est vital car toute la gestion de la copropriété en dépend).

Les données d'association des lots aux copropriétaires qui doivent impérativement figurer dans le fichier excel sont les suivantes:

• Nom (INDISPENSABLE )
• Prénom (INDISPENSABLE si plusieur copropriétaires portent le même nom)
• Numéro du lot (INDISPENSABLE et figure dans le reglement de copropriété)
• Date d'entrée dans les lots (INDISPENSABLE , si vous ne la connaissez pas saisir une date antérieure à l'année en cours, par exemple si nous sommes le 15/06/2014 et que vous ne connaissez pas la date d'entrée dans les lots des copropriétaires, saisir "01/01/2010"). Vous pourrez par la suite modifier les dates d'entrée dans les lots à partir de l'écran des copropriétaires.

Voici le modèle de fichier EXCEL que lequel figure les informations indispensables.