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Créer et personnaliser des lettres types dans VILOGI
Paramétrer les éléments pour bien gérer vos locations immobilières
- Paramétrage des droits utilisateurs dans votre logiciel de gestion locative
- Fonctionnalités du log application et du tableau de pilotage
- Paramétrer les en-têtes et pieds de page des lettres types dans VILOGI
- Configurer la messagerie SMTP
- Paramétrage d'une signature pour les emails
- Créer et personnaliser des lettres types dans VILOGI
- Gestion des courriers types
- Paramétrage du cabinet de gestion locative
- Configuration de la banque de votre cabinet
- Paramétrage de l'exercice comptable du cabinet
Les lettres types permettent de créer des modèles de courriers directement dans le logiciel afin de communiquer efficacement avec les bailleurs et les locataires.
Ces modèles peuvent ensuite être personnalisés et envoyés en quelques clics, tout en conservant une structure homogène.
Il vous est également possible de créer, modifier ou supprimer les lettres, en fonction de vos préférences.
Accéder à la gestion des lettres types
Depuis le menu :
- Paramètres
- Lettres types
- Onglet Gestion des lettres types
Cet espace correspond à l’éditeur de courriers intégré au logiciel
Accéder à la gestion des lettres types
Ce module vous permet de diffuser facilement des informations auprès de plusieurs destinataires.
Je peux l’utiliser pour envoyer des courriers, partager des messages importants, ou encore réaliser un publipostage.
Principe de fonctionnement des lettres types
La gestion des lettres types repose sur un système de modèles :
- Il n’existe pas de modèle vierge
- Le logiciel met à disposition plusieurs modèles préexistant
Ces modèles peuvent être :
- utilisés tels quels
- modifiés
- dupliqués pour créer un nouveau modèle personnalisé
Principe de fonctionnement des lettres types
Modifier un modèle existant
- Sélectionner une lettre type dans la liste.
- Apporter les modifications souhaitées dans le contenu.
- Cliquer sur le bouton Modifier la lettre (bouton central).
Sans cette action, les modifications ne sont pas enregistrées.
Modifier un modèle existant
Créer un nouveau modèle de lettre type & Mise en forme du corps de la lettre
Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un modèle existant :
- Sélectionner une lettre type.
- Modifier le champ Titre de la lettre.
- Cliquer sur le bouton Création de la lettre (premier bouton).
Le logiciel crée alors un nouveau modèle indépendant, que vous pouvez mettre en forme librement.
Créer un nouveau modèle de lettre type & Mise en forme du corps de la lettre
L’éditeur permet :
- la saisie de texte libre
- la mise en forme (gras, souligné, etc.)
- l’insertion de champs de fusion
Le corps de la lettre correspond uniquement au contenu rédactionnel.
Le logo ne doit jamais être intégré dans le corps de la lettre.
Il est réservé aux en-têtes et pieds de page, paramétrés dans un onglet distinct.
Utiliser les champs de fusion
Les champs de fusion permettent de personnaliser automatiquement les courriers lors de l’envoi.
Ils sont organisés par sources de données :
- données du cabinet
- données du destinataire
- données du bail
- données du bien
- autres données
Utiliser les champs de fusion
Enregistrer les modifications
Après toute création ou modification :
- cliquer sur Modifier la lettre
- le modèle est alors sauvegardé et disponible à l’utilisation
Ce modèle pourra ensuite être :
- réutilisé
- ajusté ponctuellement (date, montant, coordonnées)
- envoyé depuis le centre de diffusion
Organisation globale des courriers
Le fonctionnement complet repose sur :
- un corps de lettre géré via les lettres types
- des en-têtes et pieds de page communs à toutes les lettres
- des courriers prêts à l’envoi vers :
- les bailleurs
- les locataires
Organisation globale des courriers
L'externalisation de son back-office pour qui ?
En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
Vous rencontrez au moins une des problématiques suivantes :
- Une rentabilité trop faible causée par un nombre de lots insuffisants
- Des ressources internes inconstantes, insuffisantes voir inexistantes
- Une expertise métier incomplète pour apporter un service de qualité
- Un gestionnaire qui souhaite externaliser et faire des économies
Objectif