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Un contrôle avant l Assemblée Générale des copropriétaires !  avec le logiciel syndic de copropriété
Un contrôle avant l'Assemblée Générale des copropriétaires !

Faites vous aider pour la vérification de vos comptes avant de les présenter au conseil syndical et aux copropriétaires !

VILOGI en partenariat avec
L

Être adhérent de l’UNIS, c'est bénéficier de nombreux avantages, permettant d'exercer sa profession en ayant la garantie d’être en conformité avec la réglementation, particulièrement complexe et en évolution permanente.

Gérer les impayés des copropriétaires PROCEDURE

Gestion intégrales des impayés avec le logiciel syndic de copropriété VILOGI


Ecran de synthèse des impayés sur le tableau de bord de la copropriété

  • La première ligne fait état du nombre de copropriétaires, en retard de règlement des appels de fonds à partir de la date de limite de règlement figurant sur le dernier appel de fonds
  • La seconde ligne concerne le retard accumulé pour le paiement des factures des fournisseurs par la coporpriété...
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Ecran de synthèse des impayés sur le tableau de bord de la copropriété

  • Cliquer sur l'image coproprietaires en retard de paiement des charges pour afficher le détail de ces informations relatives aux impayés dans la copropriété

 


Accès à l'écran de gestion des impayés dans la copropriété

 3 - Onglet FINANCES

4 - Rubrique Impayés

5 - La partie supérieure de l'écran affiche la liste des copropriétaires en "impayés"

6 - La partie inférieure de l'écran affiche, à titre d'information, la liste des fournisseurs dont la copropriété est en retard de paiement

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Accès à l'écran de gestion des impayés dans la copropriété

 7 - Pour gérer les impayés de la copropriété, cliquer sur le bouton GESTION DES RELANCES

  • La date limite de paiement que le syndic aura saisi lors de la génération des appels de fonds (appels de fonds du budget courant ou ou travaux et opérations exceptionnelles) sera le déclencheur de la mise en oeuvre des relances pour impayés par le syndic
  • Adresse du copropriétaire et du syndic
  • Rappel du montant dû par le copropriétaire en retard
  • Relevé de compte du copropriétaire

Ecran pour lancer les lettres de relances auprès des copropriétaires en impayés

 Saisir :
  • La date de la relance
  • Le montant des frais de relance ( il existe la possibilité de saisir le POURCENTAGE des frais de relance )
  • Le type de relance            

 

  • Le montant minimum à partir duquel le système effectuera une relance ( En effet vos copropriétaires de ne comprendraient pas de recevoir une lettre de relance pour une créance de quelques euros en retard de paiement, notamment si des frais de relances lui étaient imputés... )
  • Le compte "fournisseur" qui est souvent le compte du syndic : c'est en effet le syndic qui facturera les frais de relance, mais il est possible aussi que des frais d'huissier, ou des frais postaux soit imputés aux copropriétaires: dans ce cas, sélectionner le fournisseur "LA POSTE" ou le fournisseur ETUDE DE L'HUISSIER.
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Ecran pour lancer les lettres de relances auprès des copropriétaires en impayés

  • Sélectionner le compte de dépenses sur lequel sera enregistrée en comptabilité de la copropriété, sachant que tous les frais imputés aux copropriétaires au titre des frais de relances doivent être enregistrés sur les comptes de la copropriété et en seront immédiatement déduits pour les imputer aux copropriétaires.
    Dans tous les cas la copropriété ne supportera pas les frais de relances, mais le jeux d'écritures relatif à ces frais seront enregistrés.
    Ces jeux d'écritures seront donc sans incidences sur les dépenses de la copropriété.
  • Possibilité également de passer une écriture de copropriétaire directement à fournisseur (sans passer par un compte de gestion)
  •  Sélectionner la clé de répartition de la dépense impayée

Cliquer sur le bouton GENERER pour générer les relances.

Voir une lettre de relance pour retard de paiement du copropriétaire       

 

 


Possibilité de personnaliser le texte de relance d'impayé d'un copropriétaire

En cliquant sur " PLUS D'OPTIONS", il y a la possibilité de personnaliser le texte de la relance :

  • Soit de modifier une date (à défaut, des étiquettes automatiques s'affichent telles que :DATE_RELANCE: , :MONTANT: :DEVISE:.)
  • Soit de modifier des mots ou termes
  • Soit d'écrire le texte dans une langue étrangère

 

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Possibilité de personnaliser le texte de relance d'impayé d'un copropriétaire

S'affiche également :
  • la Liste des copropriétaires qui ont fait l'objet d'une relance pour retard de paiement
  • le Montant, type de relance et date dela relance (1ère relance, 2ème relance et mise en demeure)

 

Cliquer sur le bouton GERER LES RELANCES pour visualiser les documents de relances.


Comment imprimer les relances pour les impayés des copropriétaires

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Comment imprimer les relances pour les impayés des copropriétaires

  • Cliquer sur l'icone PDF pour extraire de courrier des relances faites aux copropriétaires, les imprimer et les envoyer, sachant que vous pouvez les envoyer par mail directement aux copropriétaires (voir plus loin dans le tutoriel)
  • En cas de besoin, cliquer sur l'icone de la croix rouge pour supprimer les relances.

Comment envoyer les relances pour les impayés, aux copropriétaires par mail (messagerie intégrée à VILOGI)

 

  • Votre logiciel de syndic VILOGI vous permet d'envoyer les lettres de relance aux copropriétaires, par messagerie
  • Pour cela il suffit de suivre la procédure habituelle d'envoi de documents par la messagerie intégrée à votre logiciel (voir image ci-dessous).
  • Lorsque vous aurez sélectionné le sujet RELANCES, le logiciel vous proposera les dernières relances que vous aurez faites avec les dates correspondantes.
  • Puis rédigez votre message
Envoyer les lettres aux copropriétaires

Comment envoyer les relances pour les impayés, aux copropriétaires par mail (messagerie intégrée à VILOGI)

  • Chaque copropriétaire ciblé, recevra un mail avec sa lettre de relance (à son nom avec son relevé de compte) en pièce jointe      

 

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • Le montant relance pour impayé différent du compte aujourd Le montant relance pour impayé différent du compte aujourd'hui
  • Contentieux et recouvrement dans la copropriete Contentieux et recouvrement dans la copropriete
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