Le centre de diffusion - Gérer l'ensemble de vos communications en un seul point

C'est par le centre de diffusion que vous pourrez concentrer toutes les communications avec bailleurs, locataires et fournisseurs.

• Génération des courriers à imprimer
• Envoi des communications et documents par email
• Envois de notifications par SMS
• Envois de Lettre Recommandées Electroniques
• Envois via EDILINK 

Tous les documents nécessaires à la gestion quotidienne pourront être envoyés en quelques clics, tout en conservant un historique de vos envois.

Pour accéder au centre de diffusion :

1. Cliquez sur « Locations ».

2. Sélectionnez ensuite « Centre de diffusion ».

Une fois votre message enregistré et les options sélectionnées, vous accédez à une page de récapitulatif.

Cette page vous permet de prévisualiser votre message avant l’envoi et de choisir le mode de diffusion souhaité.

16. Impression pour envoi postal
    Sélectionnez cette option si vous souhaitez imprimer le document afin de l’envoyer par courrier postal.

17. Envoi par e-mail
    Permet d’envoyer votre message et ses éventuelles pièces jointes par courrier électronique.

18. Lettre Recommandée Électronique (LRE)
    Choisissez ce mode pour envoyer votre message sous forme de lettre recommandée électronique.

    Important : des crédits doivent être disponibles sur votre compte afin de pouvoir procéder à l’envoi en recommandé.
    Voici le tutoriel qui vous permet d’obtenir du crédit :
    https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/parametrer-le-compte-du-syndic-pour-les-lre_11-297-1-0-1.php

19. Envoi par SMS
    Cette option permet de transmettre un message par SMS.

20. Envoi par EDILINK
    Permet d’envoyer le document via le service EDILINK.

    Important : vous devez avoir souscrit un compte EDILINK.
    Voici le tutoriel qui vous permet de créer un compte EDILINK :
    https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/centre-de-diffusion-en-gl_62-360-1-0-2.php

21. Impression pour tous les destinataires
    Sélectionnez cette option pour imprimer le document pour l’ensemble des destinataires sélectionnés.

Une fois que vous aurez cliqué sur le mode d’envoi de votre choix, le message sera automatiquement envoyé.

Cette dernière page avant l’envoi, signalée par des encadrés verts, vous permet de vérifier le récapitulatif du thème choisis, des bailleurs et/ou locataires sélectionnés, ainsi que le contenu du message avant validation.

Une fois le message envoyé, vous pouvez retrouver l’historique de l’ensemble de vos envois dans la section « Mes diffusions ».
Cet espace vous permet de suivre vos communications : date et heure d’envoi, thème, contenu du message et documents transmis.

21. Icône e-mail
    Permet d’envoyer ou de renvoyer le message par courrier électronique.

22. Icône courrier postal
    Permet d'imprimer le document pour envoi postal.

23. Modifier le message
    Cette option vous permet de modifier le contenu du message avant un nouvel envoi.

24. Supprimer le message
    Permet de supprimer définitivement le message de l’historique.

25. Consulter le suivi de l’envoi
    Permet de vérifier à qui le message a été envoyé (date, accusé de réception et destinataire)

26. Télécharger le document en PDF
    Permet de télécharger le document envoyé au format PDF.
27.  Filtrer les messages
    En cliquant sur cet onglet, vous pouvez rechercher et filtrer vos messages selon différents critères : la date, le thème et le sujet. Cela vous permet de retrouver rapidement un envoi précis.