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Modifier les provisions sur charges du locataire

Charges locatives récupérables par les copropriétaires auprès de leurs locataires


Pourquoi modifier les provisions sur charges du locataire?

Une modification des provisions sur charges peut intervenir lorsque le bailleur (ou son mandataire) constate que les provisions appellées auprès du locataire sont soit trop faibles ou trop élevées.

On s'en rendra compte lors de l'appurement des charges qui permet de rapprocher les provisions appellées auprès du locataire et les dépenses réelles enregistrées par le syndic, « pour la part des charges récupérables auprès du locataire».

En principe, la régularisation des charges est effectuée une fois par an par le bailleur lors de la réception du décompte annuel des charges de copropriété communiquées par le syndic.

La régularisation des charges peut intervenir à n’importe quel moment : le bailleur n’est pas tenu de le faire à la date anniversaire du bail.

Si les provisions appellées sont très inférieures ou supérieures, il y aura d'ajuster celles-ci de manière à se rapprocher de la réalité.

Les provisions sur charges concernent certaines dépenses (et pas toutes) relatives à la gestion d'un immeuble, et qui restent à la charge du locataire. Mais dans un premier temps elles sont payées par le propriétaire-bailleur. Les provisions sur charges figurent sur le bail ainsi que sur l'avis d'échance mensuel que doit payer le locataire en même temps que son loyer.
Dans le cas où le bailleur oublie d’effectuer la régularisation annuelle des charges (et leurs révisions), il a jusqu’à 3 ans pour rappeler à son locataire les charges à régulariser dans le cadre de la loi Alur de 2014. Auparavant, cette période était fixée à 5 ans… ce qui pouvait faire une belle somme !

Comment modifier le montant des provisions sur charges ?

Pour modifier le montant des provisions sur charges du locataires, il est nécessaire de passer par le module de révision des loyers: nous modifierons dans notre exemple le montant des provisions sans modifier le montant du loyer.

Il est donc inutile de passer par la modification du bail, qui doit rester en l'état, tel qu'il a été signé à l'origine.

Nous allons ici prendre un exemple concret et executer toutes les étapes pour modifier le montant des provisions sur charges, sans modifier le montant du loyer.

Nous avons donc un locataire dont le loyer est de 250€ et des provisions sur charges de 50€.

Le bailleur souhaite augmenter le montant de la provision sur charges à la date du mois de mars 2019 (alors que la prochaine révision du loyer devrait avoir lieu le 11/09/2019.

A la date du 11/09/2019, nous allons donc modifier le montant des provisions qui passe de de 50€ à 75€ sans modifier le montant du loyer et la date d'application de cette hausse des provisions sera fixée au 01/03/2019.


1 - Repérer les éléments du bail du locataire

Aller sur l'écran du locataire et cliquer sur l'icone « BAIL »pour se rendre sur le détail de son bail.

Voir le détail du bail du locataire

1 - Repérer les éléments du bail du locataire


Tout en bas de l'écran du bail, figure les éléments de révision du loyer

Tout en bas de l'écran, figure un cadre sur lequel sont historises toutes les révisions de loyer depuis la création du bail. Dans l'exemple ci-dessous, le locataire est entré en 2018 et n'a pas encore eu de révision de son loyer.

  1. Date à laquelle la révision a été réalisée et date de son application
  2. Indice de référence qui a servi à définir le prix du loyer
  3. Montant du loyer tel que défini à la date de révision (ici 250€)
  4. Montant de la provision sur charges tel que défini à la date de révision (ici 50€)
  5. Date anniversaire de la prochaine révision de loyer (ici le 11/09/2019)
Les éléments de révision du loyer

Tout en bas de l'écran du bail, figure les éléments de révision du loyer

Ce qui est à retenir c'est la date de la prochaine révision de loyer (ici le 11/09/2019), le montant du loyer (250€) et le montant de la provision sur charges (50€) qui nous permettra de filtrer dans le module REVISION DE LOYER (onglet LOCATION puis menu REVISION LOYER)


Aller sur le module de revision des loyers

Dans ce module, figure un formulaire de recherche de toutes les révisions de loyer à réaliser entre 2 dates et par type de contrat de location.

Ici nous cherchons un bail dont la révision de loyer doit internenir le 11/09/2019.

Nous avons saisie en date debut le 01/09/2019 et en date de fin le 30/09/2019 pour un bail de location d'un bien vide.

Le filtre a bien fonctionné car le bail visé apparait sous nos yeux.

Module de révision des loyers

Aller sur le module de revision des loyers

  1. Indice qui servira à calculer le nouveau loyer (cet incide INSEE est automatiquement mis à jour par l'application, sans intervention de votre part)
  2. Nom du locataire, date de la dernière révision et montant actuel du loyer (250e) et de provisions (50€).
  3. Date d'application du nouveau loyer
  4. Montant du nouveau loyer automatiquement calculé sur la base de l'ancien loyer multiplié par l'indice
  5. Montant de la nouvelle provision sur charges (ici elle n'a pas changé car les provisions ne sont pas indexé à l'indice de révision)
  6. Date de la prochaine révision de loyer

Modifier le montant des provisions sans modifier le montant du loyer

Voici maintenant les éléments que nous allons modifier :

Date d'application de la révision des provisions au 01/03/2019

Montant de la provision à 75€ (au lieu de 50€)

Montant du loyer que nous modifions pour le laisser à 250€ (pas de changement du loyer)

Date anniversaire de la prochaine révision que nous remettons au 11/09/2019, puisque cette révision n'a pas encore eu lieu.

Ici l'indice que nous ne modifions pour remettre celui qui apparaissait )

Cocher la case pour sélectionner la ligne qui sera enregistrée

Cliquer sur le bouton «  VALIDER LES REVISIONS » pour enregistre ces nouveaux paramètres

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Modifier le montant des provisions sans modifier le montant du loyer


Les nouveaux paramètres du loyer et des provisions sur charges

On revient sur le bloc de révision du bail et on aperçoit les modifications apportées sur la nouvelle date d'application (01/03/2019) et le nouveau montant de la provision passée de 50€ à 75€.

Le montant du loyer, l'indice de référence et la date de révision du loyer n'ont pas changé.

On remarquera que c'est à cet endroi que figurent l'historique des révisions des loyers et des provisions sur charges.

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Les nouveaux paramètres du loyer et des provisions sur charges

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique
  • La régularisation des charges n'apparait pas sur le CRG du bailleur La régularisation des charges n'apparait pas sur le CRG du bailleur
  • Pièce comptable concernant les charges du locataire Pièce comptable concernant les charges du locataire
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