Encaisser les loyers

L'enregistrement de l'encaissement des loyers a des conséquences importantes dans la gestion du cabinet.
D'une part il y a lieu de tenir la gestion comptable des comptes du locataire, et d'autre part celui du bailleur.
Hors l'encaissement du loyer va déclencher à la fois les écritures pour chacune des parties, mais en plus c'est à ce moment précis que le calcul des honoraires sera effectué et les imputations comptables assurées par le logiciel.

Vous avez la possibilité d'enregistrer le reglement de vos locataires de plusieurs manières:

• Paiement par chèque (chèques encaissés par le cabinet de gestion)
• Paiement par virement (le locataire paie par virement)
• Paiement par carte bancaire (à partir du Contrat de Vente à Distance du cabinet de gestion)
• Paiement par prélèvement : le passage des écritures et calculs des honoraires sont effectués automatiquement par le logiciel)
• Passage d'écritures automatiques (CAF et virements par exemples)

Comment accéder à l'écran pour encaisser le loyer du locataire

1 Onglet FINANCES

2 Lien ENCAISSER LES LOYERS

L'écran comprend 3 partie distinctes.

3 Zone de saisie de l'enregistrement du loyer: cette partie permet de saisir le détail de l'encaissement du loyer du locataire.

4 Zone pour visualiser l'encours détaillé du compte du locataire sélectionné. Cela permet au gestionnaire de voir en un clin d'oeil le détail du par le locataire (loyer principal, provision de charges....).

5 Liste de tous les locataires en instance de paiement. C'est la liste de tous les locataires débiteurs, cela permet au gestionnaire en cliquant sur l'icone en forme d'euro de récuperer toutes les données dans la zone 1.

Sélectionner le locataire à encaisser dans la liste (cadre 3) en cliquant sur l'icône en forme d'Euro pour le faire apparaitre dans la partie supérieur de l'écran. Cela va permettre récupérer automatiquement toutes les données du loyer à encaisser (montant, période...).

Dans l'exemple ici, nous sélectionons le locataire nommé LOCATAIRE 5 pour faire apparaitre ses données dans le cadre n°1 en haut de l'écran, afin d'encaisser le loyer du mois de Mars.

Lorsque vous avez cliqué sur l'icone en forme d'EURO en face du nom du locataire, les informations relatives à ce locataire précis, apparaissent maintenant en haut de l'ecran, dans la partie détaillé pour effectuer l'enregistrement du paiement du locataire.

6 Nom du locataire (et celui du propriétaire) Lorsque le gestionnaire a cliqué sur l'icone en forme d'EURO, c'est le nom du locataire qui apparait ici.

7 Date de l'encaissement du loyer

8 Sélectionner le bien pour lequel le locataire éffectue un règlement (s'il est locataire de plusieurs biens par exemple).

9 Banque : c'est la banque qui aura été parametré par defaut qui apparait ici. Vous avez toutefois la possibilité de modifier cette information.

10 Journal : c'est le journal de banque qui apparait par défaut.

11 N° de pièce : saisir le numéro de chèque et le nom de la banque en abrégé si nécessaire.

12 Le libellé est affiché automatiquement avec le mot "reglt" pour indiquer qu'il s'agit d'un règlement auquel il est ajouté le libellé de l'écriture qui est à l'origine du paiement.

13 Le montant du loyer payé est affiché par defaut: possibiité de le modifier par celui qui apparait sur le reglement effectif du locataire.

14 Glisser Déposer le document (chèque) scané de manière à "attacher" ce document (GED) à l'écriture de règlement.Cette option est très utile pour le gestionnaire qui n'aura plus à photocopier, classer et archiver les chèques de règlements.

15 Reçu du paiement du loyer à imprimer : destiné aux paiement en espèces.

16 ENREGISTRER votre travail

17 Zone de pointage des éléments payés par le locataire. Cette fonctionnalité permet de mettre en adéquation les éléments payés par le locataire. Le logiciel "pointe" automatiquement le règlement avec le détail des éléments à payer, en partant du PLUS ANCIEN. Vous avez toutefois la possibilité de modifier cet ordre en dépointant les case à cocher (à gauche) et en cochant celles visées. Il convient de préciser que ce document de pointage est inutile si le locataire paie régulièrement ses loyers.