Sortie du locataire et préavis

Lorsque le locataire souhaite quitter le logement et donc résilier le bail, il doit faire parvenir à son propriétaire  (ou l'administrateur de biens en charge de son dossier)  un courrier annonçant son congé.

Le locataire doit faire parvenir sa lettre de congé au bailleur par :

• lettre recommandée avec demande d'avis de réception,
• ou acte d'huissier,
• ou remise en main propre contre récépissé ou émargement.

Le congé devra respecter un délai de préavis de départ de la location dont le point de départ commence le jour où le bailleur a reçu la lettre de congé.

Durant la période de préavis le locataire doit obligatoirement payer son loyer, et ce, jusqu'à la fin du préavis.

Si le bien loué est la résidence principale du locataire, la durée du préavis sera de trois mois pour une location vide et d'un mois pour une location meublée.

Nous allons voir ici comment gérer le préavis et la sortie du locataire avec le logiciel de gestion locative VILOGI.

La gestion de la sortie du locataire sur le logiciel de gestion locative se fait en 2 temps:

1. Enregistrer le courrier et la date de sortie envisagée
2. Valider la sortie du locataire lorsque celle-ci est effective

• Le système met le bien disponible à la location
• Le système pré-rempli la lettre d'information pour le bailleur
• Le système pré-rempli le courrier d'accusé réception au locataire

Lorsque le gestionnaire reçoit la lettre de préavis du locataire, il faudra l'enregistrer.

1. Saisir la date de réception du courrier,
2. Saisir la date de sortie prévu du locataire (date qui servira de fin du bail).

• • Dès que la date de sortie du bail est saisie, le logiciel bascule le bien dans la catégorie des biens en fin de bail sur le logiciel, prêts à être reproposé à la visite aux candidats à la location
  • puis le logiciel prépare le courrier du locataire pour accuser reception de sa sortie du bien loué
  • ainsi que le courrier au bailleur pour l'informer de la sortie du locataire

3. Saisir des informations complémentaires si besoin
4. Faire glisser la lettre reçu du locataire pour l'archiver avec la procédure de sortie
5. Cliquer sur le bouton ENREGISTRER LE PREAVIS

Toujours sur l'écran du bail, vous verrez maintenant la rubrique PREAVIS qui s'est remplie d'icones (sur la gauche)

Voici le détail des éléments préparés pour la sortie du locataire:

1. corbeille pour supprimer le préavis, utile en cas d'erreurs. Cela supprimera tous les éléments relatifs à la sortie du locataire (prévis, documents et le cas échéant les écritures)
2. décompte définitif : ce document est vide actuellement, mais sera rempli des éléments lorsque vous passerez au stade de la validation de la sortie du locataire
3. courrier au locataire : cette fonctionnalité vous guidera jusqu'au centre de diffusion, où l'envoi du courrier de confirmation de la demande de départ du locataire. Ce courrier est déjà préparé et prêt à être imprimé et/ou envoyé par la messagerie intégrée du logiciel
4. courrier au bailleur: cette fonctionnalité vous amènera jusqu'au centre de diffusion, où l'envoi de la lettre d'information du bailleur, déjà préparé et prêt à être imprimé et/ou envoyé par la messagerie intégrée du logiciel
5. validation du départ définitif du locataire: cette fonctionnalité vous guidera pour valider les écritures automatiques qui seront passées par le logiciel (bascule du DG, reversement des trops perçus, facturation de prestations diverses).

Cliquer sur l'icone en forme « d'avion qui décole » pour vous rendre sur l'écran de validation de la sortie du locataire.

A ce stade les écritures relatives à la sortie du locataire sont passées sur les comptes du locataire et celle du bailleur.

Si c'était le cas, penser à facturer le locataire en passant une écriture pour lui imputer les frais visés.

Ne pas oublier de passer aussi une écriture pour les évenuelles retenues pour les régularisations de charges à venir.

Puis verser la différence, ou encore lui réclamer l'éventuel débit figurant sur sont compte.

Les écritures de remboursement des trop perçus et du dépot de garantie sont passées automatiquement par le logiciel.

On aperçoit ici les remboursement trop perçu, détaillant la partie loyer et charges locatives, calculés au prorata du temps non loués, ainsi que le DG.

Le compte du locataire se trouve ici CREDITEUR, c'est à dire qu'il y a lieu de lui rembourser ce montant, sauf si d'autres élément venaient réduire ce montant (évenutelles retenues pour régul de charges à venir,  factures de travaux de refection du logement loué....).

Pour enregistrer les informations relatives à la lettre de congé du locataire :

2. Saisir la date de réception du courrier de congé du locataire
3. Saisir la date de fin de bail qui correspond à la date de sortie souhaitée par le locataire dans son courrier de préavis
4. Remplir la zone d'information si besoin
5. Scanner et joindre la lettre de préavis du locataire

Le logiciel calcurera automatiquement

6. Le montant du dépôt de garantie
7. Le trop perçu de loyer éventuel à reverser au locataire
8. Le trop perçu de charges locatives à reverser au locataire
9. Cliquer sur le bouton PREAVIS pour valider le préavis

A ce stade les écritures relatives à la sortie du locataire sont passées sur les comptes du locataire et celle du bailleur.