Principes de la régularisation des charges courantes et clôture des comptes 489

ATTENTION ! En cas de vente d'un lot en cours d'exercice :

Avant de passer à la régularisation des charges de l'exercice explicité ci-dessous, il y a lieu, en cas de vente d'un lot en cours d'exercice, de passer les écritures spéciales de régularisation des comptes des copropriétaires concernés (le vendeur et l'acquéreur).

Voir le détail des écritures à passer ici : Procédure d'écritures de régularisation de charges

• Le syndic doit présenter les comptes lors de la convocation de l’assemblée générale avec pour objectif de faire approuver les comptes lors l'AG.
  Après avoir effectué toutes les opérations comptables, il est nécessaire en fin d'exercice de régulariser les dépenses courantes et d'effectuer la clôture de l'exercice de la copropriété

• La clôture de l'exercice d'une copropriété est une opération comptable qui consiste à enregistrer les soldes comptes de bilan (classe 1 à 5) de l’exercice et de le reporter sur l’exercice suivant. C'est la part des comptes qui n’ont pas été soldés au cours de l’exercice et qui sera reprise sur l'exercice suivant.
  Préalablement à cette clôture, il y a lieu de faire une régularisation des comptes (voir plus bas)

• Le logiciel générera l'opération comptable complète, calcul des soldes, passage des écritures comptables et des reports à nouveau.

Pour en savoir plus sur les Reports A Nouveaux

• A la date de cloture de l'exercice (exemple le 31/12), les montants de la régularisation de chaque copropriétaires apparaitra dans un compte de régularisation 489000xx individuel pour chaque copropriétaire. A la date d'ouverture du nouvel exercice, les comptes de régularisation 489000xx détaillés par copropriétaire, apparaissent au 1er jour de l'exercice (information vérifiable sur la balance d'ouverture).
• A la date de la régularisation CHOISIE PAR LE SYNDIC (normalement la date de l'AG), les comptes de régularisation 489000xx sont soldés par la contrepartie des comptes de chacun des copropriétaire. Ce jeux d'écritures est vérifiable sur le Grand Livre. Cela veut dire que les comptes des copropriétaires au jour de la clôture de l'exercice (31/12) ne font pas apparaitre sur l'exercice clôturé, la régularisation sur les comptes des copropriétaires, mais les fera apparaitre sur l'exercice suivant!!!!

Bien entendu, cette explication est purement théorique, le comptable du syndic n'aura pas à passer toutes ces écritures complexes, le logiciel VILOGI les passera automatiquement. Cette solution permet de répondre d'une aux contraintes du législateur, (bien que celui-ci n'ai pas donné de solution!) et d'autre part répond aux règles d'équilibres comptables...

En résumé et compte tenu de ces obligations contradictoires

Ce que fera le logiciel concernant la clôture de l'exercice:

• Tous les calculs de régularisation des charges seront effectuées et les écritures passées par le système.
• Toutes les écritures de clôture de l'exercice terminé seront passées par le système
• Toutes les écritures de reports à nouveau seront passées sur l'exercice suivant

Préalablement à cette clôture, il y a lieu de faire une régularisation des comptes :

La régularisation des comptes (appelé aussi répartition ou bien reddition des comptes) est un traitement qui consiste à :

• Effectuer la différence entre les dépenses réelles enregistrées durant l'exercice et les appels de fonds courants (issus du budget prévisionnel)
• Répartir cette difference sur les comptes des copropriétaires au prorata des lots, des tantièmes et des clés de répartition :
•  Si le total des dépenses réelles est supérieur au montant total du budget appellé (appels de fonds), le prorata calculé (la régularisation) sera imputé sur les comptes des copropriétaires.
• Si au contraire les dépenses réelles sont inférieures au budget prévisionnel, le prorata calculé (la régularisation) sera déduite sur les comptes des copropriétaires. Voir ici pour en savoir plus sur la régularisation des comptes

La régularisation des charges courantes et la clôture des comptes de la copropriété sont à effectuer pour présenter les comptes aux copropriétaires joints de la convocation à l'assemblée générale.

Décalage entre la date clôture des comptes et la date de la régularisation des dépenses courantes de la copropriété

• Le syndic doit présenter les comptes à joindre à la convocation de l'AG 
• Les faire approuver et confronter à des obligations biens contradictoires

La régularisation des comptes n'est exigible auprès des copropriétaires qu'après validation des comptes par l'assemblée générale.

• Les mouvements relatifs au calcul de la régularisation des dépenses ne doit donc pas figurer sur le comptes des copropriétaires.
• Ceci est étrange, car pour être validée, la régularisation doit dont être effectuée et présentée aux copropriétaires lors de la convocation.
• Certains documents à joindre à la convocation portent la mention "après répartition" comme l'annexe I "Etat financier après répartition au 31/12/201x (date de clôture de l'exercice)" alors qu'à ce stade les comptes de l'exercice clôs ne sont pas validés...et la répartition (régularisation) ne devrait donc pas apparaitre.

Le relevé des comptes individuels des copropriétaires doivent faire apparaitre les soldes des mouvements enregistrés au cours de l'exercice (sans tenir compte de la régularisation nécessaire à la construction des annexes à joindre à la convocation de l'AG!)

La régularisation des comptes d'un exercice (exercice N par exemple) doit être réalisée au moment de la présentation des comptes à l'Assemblée générale des copropriétaires.

• Dans les faits, l'AG de la copropriété a lieu entre 4 et 6 mois après la fin de l'exercice N

• La régularisation des comptes devient définitive dès lors que l'AG a approuvé les comptes présentés par le syndic

• C'est donc la date de l'AG qui servira de déclencheur de la régularisation, dont les écritures seront passées à la date de la dite AG

• Pour cette raison, il sera demandé au gestionnaire du cabinet du syndic, de saisir la date de la régularisation des charges; les écritures comptables de régularisation des charges seront ainsi passées à cette date

• Les copropriétaires verront apparaitre sur leurs relevés individuels, des écritures comptables de régularisation des dépenses de l'exercice précédent à la même date de l'AG (N+1)qui aura approuvé les comptes

•  Utilisation du Compte de régularisation 489000 pour "stocker les comptes de régularisation des copropriétaires"

Etant donné que d'une part les comptes de la copropriété doivent faire l'objet d'une régularisation (affectation des excedents ou des insuffisances pour chaque copropriétaire),

mais que ces régularisations ne peuvent apparaitre sur les comptes des copropriétaires avant la date de l'AG (merci le législateur),

la solution a été trouvée par les comptables des syndic professionnels.

A la date prévue pour l'AG (N+1 date saisie par le syndic),

le logiciel effectuera le calcul de la régularisation (répartition) des charges réelles de l'exercice auprès des copropriétaires en fonction des tantièmes et des lots

• La régularisation n'apparaitra pas sur les relevés de comptes des copropriétaires présentés pour la convocation au dernier jour de l'exercice N
• Ceux-ci présenteront seulement les soldes des mouvements des comptes enregistrés durant l'exercice (hors régularisation de la fin d'exercice)
• Ceux-ci présenteront seulement les soldes des mouvements des comptes enregistrés durant l'exercice (hors régularisation de la fin d'exercice)

La régularisation des charges de l'exercice cloturé sera toutefois répartie par copropriétaire et placé sur le compte de régularisation 489000XX de chaque copropriétaire

A la date prévue pour l'AG, les écritures relatives à la regularisation des dépenses (de l'exercice précédent) seront passées.

• Les écritures comptables des appels de fonds seront annulées par "contrepassation" sur le compte de chaque copropriétaire (ecritures inverses des provisions pour charges courantes appelées)
• Ceci aura pour effet d'annuler l'ensemble des provisions appellées auprès des copropriétaires durant l'exercice clôturé (appels de fonds)
• A cette fin, la regularisation (exercice N) apparaitra sur les relevés des copropriétaires à la date de l'AG qui aura approuvé les comptes (N+1)