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La gestion des indivisions en GL

Les bailleurs et les Relevés de Gestion des bailleurs avec le logiciel de gérance locative en full-web

Les indivisions sur votre logiciel de gestion

La gestion des bailleurs-indivisaires est désormais possible sur votre logiciel de gestion VILOGI.

Cette fonctionnalité va simplifier la gestion des quotes-parts, des virements à des indivisaires et de l'édition de Comptes-Rendus de gestion.

Mise en location en cas d’une indivision

Lors de la création d’un bail concerné par indivision, vous devez faire une mise en location comme d’habitude. Le compte du bailleur va représenter l’indivision.

Par exemple, s’il y a deux indivisaires, il faut tout de même faire une mise en location sur un seul compte, qui va représenter l’ensemble des deux indivisaires.

Par exemple, notre bail est rattaché à l’indivision « Madame et Monsieur BERNARD » :

Création des indivisaires

Une fois le bail créé sur le compte d’indivision, vous pouvez ajouter les indivisaires sur le logiciel.

Pour ce faire, il faut passer par l’onglet « Bailleurs » puis « Créer un bailleur ». S’il y a deux indivisaires, il faudra faire la création d’un bailleur en 2 fois. Vous n’êtes pas limité dans le nombre d’indivisaires que vous pouvez ajouter.

Pour continuer notre exemple, nous avons créé 2 co-bailleurs : Mme BERNARD Laura et M. BERNARD François :

Rattacher les indivisaires au compte d’indivision

Après la création des indivisaires, vous devrez les « rattacher » au compte d’indivision.

Pour ce faire, nous allons sur la fiche de l’indivision (Indivision BERNARD) et ajoutons chaque indivisaire tout en bas de la fiche, dans le module « Indivision ».

Cliquez sur le bouton « Ajouter un indivisaire » pour ajouter chacun des indivisaires séparément. A chaque fois, il faut préciser le compte du co-bailleur, les dates de début et de fin, et le taux qui représente la quote-part de l’indivisaire.

Edition des CRG pour indivision

Après avoir encaissé le locataire de l’indivision, le logiciel ne le divise pas le paiement entre les indivisaires automatiquement.

Pour qu’il distribue les quotes-parts aux indivisaires, il faudra éditer leurs CRG dans l’onglet « Locations » puis « Comptes-Rendus de gestion » tous les mois ou à une autre fréquence, en fonction du mandat.

Comme nous pouvons constater, à l’édition du CRG de notre indivision, le logiciel a automatiquement édité 2 CRG, pour chaque indivisaire de cette indivision :

Affichage des CRG des indivisaires

Voici à quoi ressemblent les CRG des indivisaires.

Attention, chaque indivisaire a la possibilité d'activer son espace extranet pour récupérer certains documents liés à sa location sur son espace personnel.

Distribution des quotes-parts

Après la génération de CRG, le logiciel va automatiquement passer des écritures du compte de l’indivision aux comptes des indivisaires en fonction des quotes-parts paramétrées.

Le montant total à verser étant de 10 143.42, le logiciel a bien calculé 45% de M BERNARD François et 55% de Mme BERNARD Laura respectivement :

Virements aux indivisaires

Afin de payer les indivisaires via VILOGI, il vous suffit d’aller sur la fiche de chaque indivisaire pour renseigner les coordonnées bancaires de chacun.

Ensuite, vous pourrez générer des virements à chaque co-bailleur dans « FINANCES » puis « Virements bailleurs ».

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Facturer un bailleur pour l'état des lieux de sortie de son locataire

comment établir une facture au bailleur concernant l'état des lieux de sortie de son locataire

Bonjour,

Je souhaite savoir comment établir une facture au bailleur concernant l'état des lieux de sortie de son locataire sachant que le bailleur récupère son logement et que nous n'aurons donc plus la gestion par la suite.

Procédure pour etablir une facture au bailleur avec le logiciel de gestion locative

Bonjour,

Sur le logiciel immobilier gestion locative, vous disposer d'une rubrique commerciale qui vous permet de facturer toutes sortes de prestations à vos mandants ou tout autre tiers.

Pour facturer un bailleur pour des prestations :

1 - Aller dans l'onglet FINANCES, puis TOUT EN BAS

2 - puis dans CREER DES PRESTATIONS -> la vous pouvez créer des prestations correspondant à vos souhaits.

3 - Aller dans le menu CREER UNE FACTURE

Sélectionner le bailleur et le bien visés, sélectionner votre CABINET dans la liste des fournisseurs ( il faut le créer le cas échéant).

Puis sélectionner les éléments à facturer

Les éléments apparaissent en bas, avec le nombre de prestations à facturer, la TVA et le libellé saisi plus haut.

Dès que vous saisissez une ligne, les éléments s'ajoutent tout en bas de l'écran qui simule la facture, avec la TVA et le montant total à payer.

Puis valider sur le bouton VALIDATION tout en haut de l'écran.

Aller dans le menu FACTURES -> un brouillon de facture temporaire apparait, si elle vous convient, VALIDER le brouillon (attention c'est irréversible, et en cas d'erreur il faudra en refaire une autre mais en négatif).

Une numérotation chronologique des factures est imposée.

A ce stade, le bailleur est facturé, les écritures comptables sont passées sur son compte, avec la facture générée au format PDF, qui restera figée sur la ligne de l'écriture (icone PDF).

Bonne journée.

Cordialement
Imputation de factures de dépenses aux locataires

Passer une facture de dépense sur le compte du locataire

Bonjour,
Je voudrais avoir une précision concernant l'imputation de factures diverses aux locataires.
est il possible de passer par un compte intermédiaire.
Par exemple si un propriétaire nous fourni une facture à imputer à son locataire, si on passe par l'onglet FINANCE, autre écriture, le compte du propriétaire est automatiquement crédité du montant de la facture or le locataire n'aura pas encore payé cette facture.
y a t'il une possibilité comme pour la facturation des TEOM de passer par un compte de 470-... qui ne créditera le propriétaire qu'une fois que le locataire aura régularisé sa dette?
en vous remerciant par avance de votre réponse,
Cdt

Facture sur un compte d'attente pour un locataire à éviter

Bonjour,

Nous vous déconseillons cette méthode, car si vous utilisez un compte intermédiaire (type compte d'attente), cela signifie que c'est le cabinet de gestion qui prend en charge (même momentanément) la dette d'un mandant, ce qui n'est pas permis.

Vous devez donc affecter la dette sur le compte du locataire qui devra à un moment régulariser sa situation.
Sinon vous devrez patienter que le locataire paye cette facture pour l'enregistrer sur son compte.

Cordialement
Ecart de 80 euros entre le relevé de compte 2019 et le relevé de gestion

j'ai un écart de 80,88€ entre le relevé de compte 2019 et le relevé de gestion

Bonjour, Sur le compte du bailleur Bxxx, j'ai un écart de 80,88€ entre le relevé de compte 2019 et le relevé de gestion.

Mon problème est que la somme que j'ai à virer au bailleur est bien celle du relevé de compte mais comme j'adresse aussi le relevé de gestion au bailleur il n'est pas d'accord.

Pouvez-vous m'expliquer ce décalage et comment le résoudre?

Vous en remerciant par avance,

Bien cordialement.

Vérifier si le locataire apparait dans les locataires créditeurs

Bonjour,

La prémière chose à faire si le CRG ne correspond pas au relevé de compte du bailleur est de vérifier si le locataire apparait dans les «locataires créditeurs».

Vous pourrez observe ça, car une icône en forme de TV de couleur mauve apparait partout sur le logiciel devant les noms des locataires dans cette situation d'anomalie.

Cela veut dire que le système n'a pas pointé tous les reglements des locataires avec les rubriques payées (loyer/provision/DG...).

Si le système ne l'a pas pris en compte, le reglement du locataire ne figurera pas sur le compte du bailleur et vos honoraires passeront à la trappe !

Pour corriger, cliquer sur l'icone de couleur mauve en forme de TV devant le nom du locataire et vous serez dirigé sur l'interface des locataires créditeurs.

Cette interface fonctionne comme un rapprochement bancaire, il suffit de mettre en adéquation les montants payés avec les rubriques, en respectant bien la chronologie des reglements/avis d'échéance...

Cela modifiera le CRG des bailleurs, ainsi que les honoraires de votre cabinet de gestion.

Vérifier ensuite que le solde du relevé de gestion (CRG) correspond bien au solde du relevé de compte du bailleur, ce qui est certainement le cas.

Cordialement
Supprimer un locataire sorti du CRG
Comment supprime la ligne du CRG ou apparait un locataire sorti

Bonjour,
Pouvez vous supprimer la première ligne appartement T2 DESXXXXX propriétaire ANXXXXX.
Comment procéder pour supprimer un CRG ?
Le locataire doit avoir une date de sortie pour ne plus apparaitre sur le CRG

Bonjour,

Pour que le locataire n'apparaisse plus sur le CRG il doit:
- avoir une date de sortie,
- avoir tous ses comptes soldés
- et avoir été archivé.
Le CRG est un document qui est généré:
- soit dynamiquement sur l'écran du bailleur et celui ci n'est pas figé et n'est pas supprimable,
- soit celui que vous pouvez générer sur la page des COMPTE RENDU DE GESTION de l'onglet LOCATION (et celui-ci est supprimable).
Dans tous les cas, le compte-rendu de gestion est consultable par les bailleurs directement sur leur extranet proposé par VILOGI pour le logiciel des gestion locative.

Cordialement
Locataire en trop perçu n apparaît il pas sur le compte bailleur

Quand le locataire a un trop perçu , pourquoi n’apparaît-il pas sur la compte bailleur?

Bonjour,

J'ai un locataire qui apparait en trop perçu, car le locataire a bien payé son loyer en mars par virement, mais nous l'avons prélevé par erreur.

Par contre je ne comprends pas pourquoi le trop perçu n’apparaît-il pas sur la compte bailleur?

Merci de votre aide.

Les versements des locataires doivent être rapprochées des rubriques payées

Il faut savoir que les montants payés par les locataires apparaissent automatiquement sur le compte du locataire dès que le reglement est enregistré ET que les montants payés sont pointés vers les rubriques payées.

Cela a pour conséquence aussi, de calculer les honoraires de l'administrateur de biens.

Ce traitement est réalisé automatiquement par le logiciel.

Un rubrique est par exemple le loyer principal, les charges ou encore la taxe d'ordures ménagères....

Cependant, lorsque le locataire a trop payé sur le logiciel (même si c'est par erreur), il n'y a pas de rubrique à rapprocher avec son règlement en trop, donc pas de transfert sur le compte du bailleur.

Par contre, l'anomalie du locataire CREDITEUR se mise en évidence sur le logiciel de gestion locative (icones en forme de TV).

Lors du prochain avis d'échéance que vous lancerez, il vous sera possible de rapprocher le trop perçu avec le nouvel avis d'échéance, et cela aura pour effet de transferer les éléments sur le compte du bailleur.

Cordialement