Les avantages de la lettre recommandée électronique


Les lettres recommandées: un calvaire pour le syndic de copropriété!

 

La périodes des AG, est toujours angoissante pour les syndics :

  • Terminer, clôturer et verifier les comptes
  • Préparer la convocation de l'AG avec les résolutions à mettre à l'ordre du jour, les devis à présenter....

 

Mais le pire c'est le cumul de paperasse et la préparation des lettres à envoyer en recommandé :

  • Lister et concentrer les documents par dossiers
  • Imprimer tous les documents par paquets, par copropriétés...
  • Mettre sous plis les volumineuses lettres !
  • Imprimer les formulaires de la poste ( Le logiciel VILOGI vous permet d'imprimer automatiquement les adresses des destinataires sur le formulaires A4 de la poste!)
  • Aller à la poste déposer les lettres recommandées ( Ou faire venir le coursier qui le fera)
  • Payer et conserver les factures de la poste, par copropriété...
  • Conserver précieusement les recepissés de dépôts des lettres recommandées, par copropriété...
  • Regrouper ensuite les AR (accusés de reception) avec le récépissé de dépôts et archiver précieusement les recepissés des lettres recommandées, par copropriété...de manière à conserver la "preuve" de l'envoi...
  • Collecter et archiver aussi les (volumineuses) lettres recommandées qui n'ont pas été délivrées aux copropriétaires pour une raison ou une autre

 

Tout ceci demande une organisation méticuleuse, le sens du détail et prend un temps fou :

  • Le prix élevé de la lettre recommandée par la poste est élevé (entre 6 et 10€ par lettre recommandée en fonction du poids de celle-ci)

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