Gérer les impayés des copropriétaires sur VILOGI

Il est de la responsabilité du syndic de procéder au suivi des créances des copropriétaires vis à vis du syndical des copropriétaires.

La gestion de la copropriété est assurée grâce aux sommes versées par les copropriétaires, et ce sont leurs versements qui assurent le bon équilibre des dépenses relatives à l'entretien de l'immeuble et donc de leur patrimoine.

Votre logiciel de gestion de syndic vous permet d'assurer une veille permanente des impayés, et les fait apparaitre en un clin d'œil les retards de paiement des copropriétaires ainsi que les retards de paiement de la copropriété vis à vis de ses fournisseurs.

Pour cela le logiciel de gestion de syndic vous propose les outils :

• Synthèse des retards de paiement des copropriétaires sur la page d'accueil de votre copropriété
• Le graphique des impayés des copropriétaires
• Synthèse des retards de paiement des fournisseurs de la copropriété sur la page d'accueil de votre copropriété
• Le graphique des fournisseurs en retards de paiement par la copropriété
• Détail des retards de paiement des copropriétaires avec impression de la lettre de relance au copropriétaire
• Toutes les lettres de relance des copropriétaires en retard de paiement
• Imputation automatique des frais de relances sur le compte des copropriétaires (option)
• Les codes d’exclusion des copropriétaires de la liste de relances ;
• La mise en place des échéanciers du règlement des appels de fonds.

Tout d'abord, avant de commencer à travailler dans le module "Impayés", rassurez-vous que vous avez le droit correspondant au niveau de vos droits d'utilisateur. Sinon, vous ne pourrez pas accéder à ce module sur VILOGI.

Pour vérifier cela, allez dans "Paramétrage" puis "Gestion utilisateurs". Cliquez sur le cahier bleu à côté de votre utilisateur. Un peu plus bas, au niveau de vos droits, vérifiez si le droit

Votre logiciel de gestion de syndic vous prépare une synthèse des impayés que vous pouvez consulter sur la page d’accueil de VILOGI. Ici, vous pouvez visualiser le taux d’impayés de chaque immeuble. N’hésitez pas à cliquer sur le taux de votre choix afin de consulter vos impayés en détail :

Afin de consulter vos impayés et générer vos lettres de relances, allez dans l’onglet « FINANCES » puis dans « Impayés ».

Sur la page des impayés, vous avez la possibilité de visualiser tous les copropriétaires débiteurs avec des montants des impayés à ce jour.

Avant de procéder à la génération des relances, vous avez la possibilité de configurer le paramétrage des impayés. Cela vous permettra de « personnaliser » vos lettres de relances pour chaque immeuble.

Pour configurer vos impayés, veuillez consulter ce tutoriel : Configuration automatique des relances.

Pour générer vos lettres de relances, vous devez tout d’abord choisir la copropriété à relancer. Pour ce faire, vous devez glisser un ou des immeubles de votre choix à droite comme ci-dessous :

Pour générer des lettres de relance pour toutes vos copropriétés, cliquez sur « Ajouter » pour choisir tous les immeubles.

Pour générer vos lettres de relances :

     1) Mettez la date de relance ;

     2) Relance : veuillez préciser le type de relance (1^ière, 2^ième ou la mise en demeure) ;

     3) Le montant minimum de relances : si ce montant est 0, tous les propriétaires, peu importe leurs dettes, feront partie de relances. En mettant autre montant que 0, vous filtrez les copropriétaires en fonction de leurs dettes ;

     4) Pourcentage minimum de relance : ici, vous pouvez préciser le taux des impayés des copropriétaires. Imaginons que M. Dubois a 200 euros d’appel de fonds et il a réglé 150 euros. Il a donc 25% de dette. Si vous mettez 25% dans le pourcentage minimum de relance, seuls les propriétaires avec ce taux d’impayé et plus seront relancés. Attention, le logiciel ne prendra pas en compte qu’un indicateur à la fois (soit le montant minimum de relance, soit le pourcentage minimum de relance).

     5) Frais de relance. Vous pouvez imputer des frais de relances à l’ensemble de vos copropriétaires. Pour cela il vous suffit de mettre un montant et de préciser votre cabinet de syndic dans la partie « Fournisseur ».

     6) En cliquant sur « Plus d’options » on peut modifier le texte de base qui sera affiché sur vos lettres de relances.  De plus, vous pouvez joindre les relevés de compte dans chaque relance et annuler des exclusions présentes sur les fiches des propriétaires.

     Il vous suffit de cocher des propriétaires à relancer et de cliquer sur "Générer" afin de lancer la génération des relances sur VILOGI.

Une fois que vous avez généré des lettres de relances, vous pouvez les consulter ainsi que les transmettre aux copropriétaires par mail, par lettre recommandé électronique ou par la voie postale.

Afin de consulter les lettres de relances, veuillez cliquer sur la petite icône PDF. Cette action vous permettra de consulter toutes les lettres avant l'envoi ;

Si vous souhaitez de supprimer l’édition, cliquez sur la poubelle rouge ;

Pour consulter les détails des relances, veuillez cliquer sur le cahier bleu ;

Enfin, pour envoyer vos lettres de relance via le Centre de diffusion, veuillez cliquer sur la borne postale :