Gestion de mandat avec forfait sur VILOGI

Vous avez désormais la possibilité de renseigner votre mandat au forfait sur votre logiciel de gestion syndic.

Cette fonctionnalité vous permet  pas seulement de renseigner vos forfaits sur VILOGI, mais également de laisser le logiciel calculer vos honoraires et de générer les factures automatiquement.

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre comment saisir le forfait correctement afin de simplifier la gestion des honoraires sur VILOGI.

Tout d'abord, vous avez besoin de rajouter votre mandat au niveau de carnet d'entretien de l'immeuble. Pour ce faire, allez dans l'onglet "Copropriété" puis "Carnet d'entretien". Dans le carnet, vous pouvez ajouter votre mandat et renseigner des informations générales de mandat, comme son numéro, les dates, etc ...

Une fois que votre mandat est créé, vous pourrez l’ouvrir pour enregistrer votre forfait. Comme ci-dessous, vous devez, avant d’ajouter vos prestations, saisir le forfait avec tout le détail de ce dernier.

1. Type de facturation : Ici, vous devez mettre la fréquence de facturation de vos honoraires/d’autres prestation du forfait, par exemple : tous les mois / tous les 3 mois etc
2. Fournisseur : ce champ doit correspondre au compte fournisseur de votre Syndic.
3. Compte : correspond au compte de la classe 6 de facturation d’honoraires de syndic
4. Date de début et date de fin du forfait
5. Nombre de factures : est calculé automatiquement en fonction de la période et de type de facturation
6. Taux d’augmentation et la date de la prochaine augmentation si c’est le cas (dans ce cas c’est le logiciel qui fera les calculs automatiquement à partir de la date souhaitée)
7. Clé de charges correspondante à la facturation d’honoraires
8. Description du forfait qui reste informative et interne

Pour ajouter des prestations (honoraires, par exemple) dans le forfait, vous devez cliquer sur « Ajouter une prestation au forfait ».

Ici, vous pouvez choisir le type de prestation que vous souhaitez. Attention, sur cet écran, le logiciel reprend les prestations déjà existantes. Vous devez les rajouter préalablement dans l’onglet « FINANCES » puis « Prestations facturables ».

Bien évidemment, vous pourrez choisir plusieurs prestations à la fois.

Suite à l’ajout d’une prestation dans le forfait, le logiciel vous permet de modifier et d’adapter les valeurs de la prestation choisie. Comme dans l’exemple ci-dessous, nous pouvons modifier la quantité, le prix TTC, le taux de la TVA, la méthode de calcul.

Cliquez sur « Valider les prestations » pour valider cette dernière.

Après l’ajout des prestations, il faut cliquer sur « Valider le forfait » pour que le logiciel  prenne en compte toutes les prestations.

 Dès que cela est fait, le logiciel vous prépare la répartition des factures à générer pour chaque période de facturation.

Attention, si vous validez le forfait en cours d'exercice, vous aurez un message automatique comme ci-dessous. Le logiciel vous demande ce que vous souhaitez faire avec les honoraires antérieurs à la date de jour. Vous avez ces 3 choix :

1. Les facturer : le logiciel va facturer les honoraires antérieurs de la période du forfait et les factures seront validées automatiquement ;
2. Les supprimer : le logiciel ne va pas facturer les honoraires de début de la période. Les prochaines factures seront générées au début du trimestre prochain ;
3. Rien faire : cela signifie qu'aucun de deux choix précédents n'a été choisi. Le logiciel va vous redemander lors de la prochaine ouverture du mandat. Attention, si aucun choix n'a été fait avant minuit du même jour, le logiciel va facturer les honoraires antérieurs de la période du forfait automatiquement.

Vous pourrez retrouver toutes les factures éditées dans le mandat directement, dans l’onglet « Prestation passée ». Vous pourrez également consulter ces factures dans « FINANCES » puis « Les factures ».

Cliquez sur le logo bleu afin de consulter les factures générées.

Attention, les factures déjà générées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.

Dans le cas de perte de mandat, vous avez le bouton « fin de mandat » disponible dans le mandat.

En cliquant sur ce dernier, vous pouvez enregistrer la fin de ce dernier à partir de la date de votre choix.

Le logiciel dans le cas de perte de mandat va automatiquement arrêter la création des nouvelles factures d'honoraires.