Le cas d'école :

Une petite copropriété composée de 3 copropriétaires dont les comptes sont repris par le nouveau syndic au 01/01/2013 (sur la base des comptes remis par l'ancien syndic au 31/12/2012) :

• La copropriété a lancé en 2012 un campagne de travaux de voirie dont le budget travaux s'élève à 6000€, appelés en 3 fois, dont un appel effectué en 2012 (exercice précédent)
• Il restera donc 2 appels de fonds à lancer par le nouveau syndic en 2013 (surtout ne pas relancer les appels de fonds effectués par l'ancien syndic!)
• Les travaux ont commencé en 2012 et le prestataire a facturé en 2012 pour un montant de 3000€
• Cette facture a été payée au prestataire en 2012

La reprise des soldes de la balance (ou du grand livre) de l'ancien syndic fait apparaitre les soldes suivants:

 Voici les différents traitements qu'il faudra réaliser pour la reconstitution de l'annexe 5 :

1. Création du budget du compte travaux créé par l'ancien syndic (lors le tutoriel de création des budgets travaux)
2. Saisie de la reprise des soldes de l'ancien syndic
3. Pour les comptes travaux (102000xx-671000xx et 702000xx) : Sélectionner les comptes créés par le logiciel lors de la création du budget travaux (point 1 ci-dessus)

Pour information :

• Le compte 102000xx correspond aux appels de fonds lancés auprès des copropriétaires par l'ancien syndic
  (Il faudra connaitre les montants des appels de fonds travaux appelés par l'ancien syndic sur l'exercice précédent auprès des copropriétaires)
• Le compte 671000xx et le compte 702000xx correspondent aux montants des factures travaux enregistrées par l'ancien syndic

ACTIONS :

1. Effectuer la répartition des 2000€ du point 4, répartition des appels de fonds déjà appelés par l'ancien syndic
2. Il y lieu de saisir les éléments qui serviront à gérer les montants déjà facturés et payés sur ce budget travaux
3. Saisir sur le compte 671000xx, dans la colonne DEBIT le montant facturé par le prestataire sur l'exercice précédent sans oublier de sélectionner la clé de répartition de charges lié à ce compte travaux.
4. Saisir sur le compte 702000xx, dans la colonne CREDIT le montant facturé par le prestataire sur l'exercice précédent sans oublier de sélectionner la clé de répartition de charges lié à ce compte travaux.

Reconstitution du budget travaux  : Le logiciel créé automatiquement les comptes comptables travaux qui serviront pour toute la durée des travaux (jusqu'à la clôture des travaux)

Ainsi pour ce budget travaux voirie, le logiciel a créé 3 comptes distincts qui serviront à articuler les jeux d'écriture pour la comptabilité de ce budget travaux:

• Le compte 10200001
• Le compte 67100001
• Le compte 70200001

Rappelons qu'en principe, le gestionnaire n'aura pas à manipuler ces comptes, le logiciel est organisé de manière à reconnaitre le comptes du chaque budget travaux, de façon entièrement transparente pour le comptable.

En cas de manipulation de ces comptes, le gestionnaire risque de produire des erreurs fatales à la bonne tenue de ses comptes comptables

• Saisir les éléments du compte 671 (au DEBIT)
• Saisir le montant du compte 702 (au CREDIT)

On remarque que :

• Le COMPTE TRAVAUX 102 est bien enregistré précédement (cadre en vert)  dans la reprise de soldes
  
• Les COMPTES TRAVAUX 671 et 702 sont biens enregistrés (cadres en  violet)
• Que le montant de la colonne débit est EGAL à la colonne crédit : ce qui est obligatoire

Se référer au tutoriel de reconstitution des appels travaux par copropriétaire pour arriver à cet écran

• IMPORTANT à retenir :  Nous avons réparti les 2000€ appelés au titre du budget des travaux de voierie par l'ancien syndic auprès des copropriétaires
• Les trois copropriétaires ont ainsi été appelés (et pas forcément payés) de respectivement :

880 €

400 €

720 €

soit un total de 2000€

• Valider cette répartition de manière à ce que le logiciel enregistre toutes les écritures comptables correspondantes

La zone bleue fait ressortir les écritures passées par le logiciel pour rétablir la répartition des travaux appelés par l'ancien syndic auprès des copropriétaires (3 écritures par copropriétaire) :

• On constate qu'à ce stade la balance de reprise des comptes est déséquilibrée...
• Cette situation est normale (ou presque) nous allons simplement supprimer l'écriture initiale du compte 10200001 que nous avons passé précédemment (qui fait maintenant double emploi avec les écritures copropriétaires) de manière à rééquilibrer cette balance

• Après suppression de cette écriture (clic sur la croix rouge), la balance est équilibrée.
• Si c'est le cas, la reprise du budget travaux et l'antériorité des écritures sont terminés.

• Ne pas lancer les appels de fonds pour ces travaux sur les exercices antérieurs :
  Ces appels de fonds réalisés par l'ancien syndic sur les périodes précédentes sont déjà pris en compte dans le traitement de la reprise des comptes

• Ne pas saisir les factures des prestataires qui ont déjà été prises en compte dans la reprise des comptes :
  Lors de la clôture du budget travaux (la clôture des travaux) la balance générale doit être équilibrée.

Pour vérifier, il suffit de se rendre sur l'écran de contrôle de cohérence sur l'onglet d'accueil (voir copie écran ci-dessous)