Reconstituer les appels de fonds travaux des copropriétaires automatiquement

• Lors de la saisie des reprises des soldes (Reports à Nouveau) d'une copropriété par un nouveau syndic, il est fréquemment constaté que le detail des appels de fonds pour travaux en cours détaillés par copropriétaires effectués sur les exercices précédents ne sont pas fournis dans les documents fournis par l'ancien syndic.

• Ceci pose problème au nouveau syndic qui devra gérer la continuité des travaux budgetés sur les exercices précédents.
• Seul le montant global des avances de trésorerie figure dans le grand livre ou la balance de reprise (compte 102).
• Souvent, les logiciels d'ancienne génération ne permettaient pas de fournir le détail des appels de fonds pour travaux par copropriétaires qui ont été réalisées dans la copropriété, durant les années précédentes. Nous faisons état ici des budgets travaux entamés par l'ancien syndic sur les exercices précédents et non clôturés au moment de la reprise.
• Un syndic qui assure correctement sa mission devra bien entendu fournir le détail des appels de fonds pour travaux par copropriétaires effectués par l'ancien syndic durant les exercices précédents
• Le syndic devra donc un jour ou l'autre reconstituer les appels de fonds travaux appelés auprès de chaque copropriétaire.

Voici la procédure simplifiée qui permet en quelques clics de reconstituer les appels de fonds travaux par copropriétaires :

• Rappelons que chaque copropriétaire pourra, après avoir effectué cette procédure, consulter sur son relevé de compte, les montants affectés correspondant aux appels de fonds par budget travaux sur les exercices précédents
• Cette procédure est extrêment facile à mettre en oeuvre, toutes les écritures comptables (2 écritures par copropriétaire) seront passées par le système évolué de VILOGI.
  Le rôle du gestionnaire ici sera de suivre la procédure comme indiqué ci-dessous
• Avant de commencer, le gestionnaire devra s'assurer que les budgets travaux correspondants aux travaux en cours de réalisation et démarrés par l'ancien syndic ont été créés sur le logiciel VILOGI. Cela permet au système de créer les jeux de comptes pour chacun des travaux.
  Les jeux de comptes travaux qui se terminent par les mêmes nombres 01, 02, 03....permettent au logiciel de coordoner les écritures des travaux entre-elles.

A titre d'exemple :

• Pour un budget TRAVAUX DE VOIRIE
  • Les comptes 10200001, 67100001 et 70200001 seront créés automatiquement par le logiciel dès création du budget TRAVAUX DE VOIRIE
• Pour un budget TRAVAUX D'ASCENSEUR
  • Les comptes 10200002, 67100002 et 70200002 seront créés automatiquement par le logiciel dès création du budget TRAVAUX D'ASCENSEUR

La procedure permet de répartir :

• soit les budgets avances de travaux (appels de fonds travaux) lancés par l'ancien syndic sur les exercices précédents
• soit les avances de trésorerie : la procedure est à réaliser budget par budget travaux, pour chacun des budgets créés sur le logiciel syndic VILOGI, en utilisant les bon numéros de comptes..

Nous allons pour cette procédure passer par un menu particulier (qui semble ne rien avoir aves les travaux), c'est le menu "REPARTITION DES AVANCES" comme indiqué sur l'image ci-dessous.

1.  Lien PARAMETRAGE
2.  Menu Répartition des avances

La procedure permet de répartir :

• Soit les AVANCES DE TRESORERIE
• Soit les BUDGETS AVANCES DE TRAVAUX (appels de fonds travaux) lancés par l'ancien syndic sur les exercices précédents

4. Sélectionner le compte d'avance ou bien celui des travaux à reconstituer

Puis, Cliquer sur REPARTITION