Etat daté pour le notaire en gestion de copropriété

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Procédure automatisée pour gérer les mutations de lots avec le logiciel syndic de copropriété VILOGI

Edition de l'état daté pour le notaire lors de la vente d'un lot de la copropriété

Lors de la vente d'un logement (un ou plusieurs lots) en copropriété, le notaire qui rédige de l’acte de vente fera parvenir au syndic de copropriété, un questionnaire portant sur des informations sur la copropriété et le copropriétaire vendeur.
Ce document est appelé « questionnaire notaire » ou encore « Etat daté» et son contenu est règlementé par l’article 5 du décret 67-223 du 17 mars 1967.
Il vous est possible de générer automatiquement l'état daté () questionnaire du notaire) par le logiciel au format WORD.
Ce qui veut dire que vous pourrez modifier et completer ce document comme bon vous semble à partir du logiciel WORD.
Dès que vous aurez completé ce document selon vos désirs, vous pourrez l'imprimer et l'envoyer cet état ou le joindre au questionnaires qu'aurait pu vous envoyer le notaire.

Ce qu'il convient de faire (ou ne pas faire) avec le logiciel pour éditer l'état daté avec le logiciel lors de la vente d'une lot:

D'une manière générale, mettez votre comptabilité à jour.
Faire les appels de fonds (si ceux-ci n'étaient pas encore fait!)
Saisir les règlements des copropriétaires (si ceux-ci n'étaient pas encore enregistrés)
Saisir les factures et règlements des fournisseurs (si ceux-ci n'étaient pas encore enregistrés)
Saisir les index des compteurs et procéder à la facturation de l'eau aux copropriétaires
Saisir les facturations spéciales aux copropriétaires (clés, badges....)
Surtout ne pas faire de sortie des lots du copropriétaire vendeur (attendre d'avoir édité l'état daté)

Sélectionner le copropriétaire qui vend ses lots

1 - Onglet COPROPRIETAIRES

2 - Clic sur le nom du copropriétaire vendeur

Sélectionner le cadre sur lequel figure la gestion des lots du copropriétaire

Dans l'écran du copropriétaire figure un cadre dédié à la gestion des lots du copropriétaire.
L'exemple ci-dessous nous montre les lots du copropriétaires composés d'un appartement, d'une cave et d'un parking

3 - Cadre Lots
4 - Cliquer sur le bouton GERER UN LOT

Gérer les lots vendus par le copropriétaire pour préparer l'état daté

5 - Cliquer sur le bouton ETAT DATE

Saisir la date de la vente des lots pour l'état daté

6 - Cocher les cases devant les lots concernés par la cession
7 - Saisir la date de la cession
8 - Cliquer sur le bouton Générer l'état des lots sélectionnés

Imprimer l'état daté (questionnaire du notaire)

9 - Le questionnaire du notaire (état daté) est téléchargé, choisir l'emplacement dans les dossiers de votre ordinateur.

Possibilité de pré-remplir le questionnaire de l'état-daté

Le logiciel propose les possibilités de paramétrer la réponse aux questions relatives à la copropriété de l'état-daté (nécessaire pour être transmis au notaire lors d'une vente, par exemple) :

Aller sur Menu COPROPRIETE
Rubrique INFOS SUPPLEMENTAIRES

Pré-remplir le questionnaire de l'état-daté

Apparait un questionnaire concernant l'aspect administratif, juridique, financières...

Remplir le questionnaire avec soin.

Toutes les questions de l'état-daté sont reprises (suite)

Cliquer sur ENREGISTRER

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Comment transférer les appels de fonds sur l'acquéreur

J'aimerais savoir comment transferé les appels de fonds 2ème trimestre 2018

Bonjour,
J'aimerais savoir si il est possible et comment transferé les APPEL DE FONDS 2EME TRIMESTRE 2016
AFB454549 de 346,73€ ainsi que les Fonds de travaux loi Alur
AFB454549 de 22,95€ de Madame BIxxxxx vers Monsieur Dxxxxx. En effet, les appels de charges ont été édité avant la création de la vente Dxxxx-Bxxxxx or, monsieur Dxxxxxest devenue acqéreur au 22 mars 2018, c'est donc lui qui doit payer les charges du 1er avril et non madame Bxxxxx.
(Lot 4/1004)

Même en ayant suivi la procédure que vous m'avez indiqué, le solde du est toujours au nom de madame Bxxxxx et non au nom de Monsieur Dxxxx. Comme j'ai pu vous l'expliquer dans le message précédent, tout a été transféré correctement sur monsieur Dxxxx mis a part l'appel de charges de 346.73+22.95€ que j'ai fait avant d'avoir effectué la mutation (grosse erreur!) alors que c'est monsieur Dxxx qui était propriétaire au 1er avril l'appel de fond ayant été réalisé avant que monsieur Dxxxx soit crée, il a ete édité et mis au nom de madame Bxxxx.
Cordialement,
Vente d'un lot dans la copropriete suite à une vente de lots

Vente d'un lot dans la copropriete suite à une vente de lots

Bonjour et surtout merci,
J'ai deja procédé dans un premier temps à retirer les lots à Monsieur PXX . Je les ai attribués à mademoiselle DXX.

Les dates entrées et sorties sont donc remplis.

Ce sont les écritures comptables qui posent problemes...
Désolé, mais la je galère vraiment... Nicolas B.
Vente d'un lot et changement de coproprietaire

Vente d'un lot et changement de coproprietaire avec le logiciel syndic de copropriete

Suite à un changement de propriétaire, dois je changer le nom sur la fiche de mon ancien propriétaire, ou créer une autre fiche de propriétaire et de réattribuer les lots.
Car dans ce dernier cas, j'ai peur que les écritures financière ne soit pas réattribué au nouveau propriétaire car j'aurais bien sur à faire face à une régularisation (positive ou négative ) en clôture d'exercice.
Merci
Vente de lots et mutation sur les comptes vendeur et acquéreur

L'appel de fonds ne se génère pas sur le compte de l'acquéreur

Bonjour, Dans la copropriété des 3 carreaux Mme Sxxxxxx a acquis les lots 55 17 et 18 de TARASCON VILLE le 05 mars 2017. j'ai appliqué la procédure de mutation partielle et les reprises sont correctes sur le compte client. Les appels de fonds sont mensuels et à terme échu (mars appelé fin mars).

Mme Sxxxxxx doit donc régler l'intégralité du mois de mars . Or son appel de fonds ne se génère pas.

Merci par avance pour votre aide

Cordialement

Je sais mais il s'agit effectivement d'une décision d'AG adoptée dans les conditions de l'article 26 en 2011 "l'assemblée générale décide de facturer à terme échu et mensuellement les appels de fonds de chaque copropriétaire"

A l'époque notre direction a décidé d'appliquer les même modalités de réglement que pour les loyers ...

Pouvez-vous trouver une solution d'urgence car j'aurai le problème à chaque vente et mes appels de fonds doivent partir au plus tard demain ....

Par avance merci

Voici les écritures à passer sivous souhaitez éviter la procédure automatique de mutation des lots de la copropriété

Normalement la date d'éxigibilité des paiements de charges liées au buget prévisionnel se fait à l'avance (le premier jour du trimestre) et non à terme échu.

Est-ce que le règlement de copropriété fait mention de la date d'éxigibilité des paiements de charges ou est-ce que cela est une décision collective de la copropriété suite à une AG?

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Bonjour,

1 - lors d'une mutation, le compte du propriétaire vendeur reste du au syndicat, quelle que soit les modalités de reglement de l'ADF (terme échu). Donc aucun impact sur la mutation.

2 - vous devez donc procéder au traitement de la mutation, qui consiste d'une partà transféréer les lots, mais surtout à reproduite les appels de fonds sur de compte de l'acquéreur de manière à pouvoir continuer la gestion, notamment à effectuer la régularisation des comptes en fin d'exercice sur le compte de l'acquéreur.

3 - la procédure de mutation de modifie en rien, les dettes ou créances du vendeur.

A partir de ces règles il vous appartient de procéder aux mouvements de mutations indépendamment du logiciel.

Voici les écritures qui sont passées lors d'une mutation

1 - Sur le compte du vendeur
Débit 701 Appel de fonds (le montant de tous les appels de fonds de l'exercice) exemple Appel T1 500€ + Appel T2 500€ = 1000€
Crédit 450 cpt du vendeur 1000€

2 - Sur le compte de l'acquéreur
Débit 450 cpt de l'acquéreur 1000€
Crédit 701 Appel de fonds (le montant de tous les appels de fonds de l'exercice) 1000€

3 - Ecritures d'équilibrage sur le compte de l'acquéreur + celui du vendeur
Débit 450 cpt du vendeur 1000€
Crédit 450 cpt de l'acquéreur 1000€

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Vous remarquerez que les soldes des comptes du vendeur et de l'acquéreur ne sont modifiés à la suite de ces écritures.

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Vous devez procéder de la même manière pour les avances de trésorerie, les fonds travaux ALUR ainsi que les appels de fonds travaux s'il y en a.

Cordialement
Mutation en cours d'exercice copropriété

Mutation en cours d'exercice et je n'arrive pas à établir les deux appels de fond

Mon assemblée générale approche et je suis en train de préparer l'appel de fonds que j'y distribuerai.

Une mutation a eu lieu en cours d'exercice et je n'arrive pas à établir les deux appels de fond pour les deux propriétaires.
En effet, la somme demandée à la SCI X au titre de l'exercice 06-2012-05-2013 doit être repartie entre la nouveau propriétaire (P.C.) et cette SCI qui avait la propriété des 3 lots concernés jusqu'au 28/09/12.

Comment faire pour créer ces deux appels de fonds ?
Merci d'avance pour votre aide !
Cordialement,

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J'aimerais savoir comment transferé les appels de fonds 2ème trimestre 2018

Vente d'un lot dans la copropriete suite à une vente de lots

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L'appel de fonds ne se génère pas sur le compte de l'acquéreur

Voici les écritures à passer sivous souhaitez éviter la procédure automatique de mutation des lots de la copropriété

Mutation en cours d'exercice et je n'arrive pas à établir les deux appels de fond