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Avant toute chose, il est impératif de créer un exercice comptable.
L'exercice comptable est la période délimitée pendant laquelle le syndic de copropriété enregistre tous les faits économiques qui concourent à l'élaboration de sa comptabilité.
Un exercice comptable peut courir
- soit sur la base d'une année civile (du 1er janvier au 31 décembre), cette façon est la plus pratique pour les copropriétaires.
- soit sur la base d'une période glissante sur l'année (du 1er avril au 31 mars de l'année suivante.
Durée d'un 'exercice comptable
Il est possible de modifier la durée d'un exercice au cours de la vie de la copropriété sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires. Cette situation peut survenir lorsque la copropriété est nouvellement construite et que la création de la copropriété a été effectuée en cours d'année.
La modification de l'exercice comptable pour le paramétrer sur la base d'une année civile simplifie la compréhension de la gestion et des documents.
L'exercice comptable se termine (se clôture) par l'établissement d'états financiers (annexes) qui sont joints à la convocation de l'assemblée générale envoyée aux copropriétaires.
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- La comptabilité complète et automatisée, les nombreux rapports, vos données exportables en plusieurs formats.
- La gestion complète incluant en autre:
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- Locataire : pré-inscription en ligne, visites, entrée/sortie avec écritures automatiques, échange de documents dématérialisés
- Révision des loyers synchronisée avec les indices INSEE et les alertes
- Gestion des mono-copropriété avec répartitions des charges
- Bailleurs personnes physique et morales
- Mandats : registre des mandats dématirialisés
- La gestion intégrale et automatisée (réédition des comptes, impayés, déclarations fiscales, assurances GLI, PNO, gestion du courrier...)
- Alertes locataires sans assurances/attestations d'entretien...
- ....
- Tous les modes de paiement modernes en masse
- Le lecteur de chèques et le scanner de factures (OCR)
- L'intégration automatisée des données des fichiers de base (propriétaires, locataires, baux, assurances GLI...)
- De nombreux outils de gestion pour piloter votre activité
- Les extranets (bailleur et locataires)
- L'application mobileEtat des Lieux (Smatphone et IPhone) pour effectuer vos EDL sur place synchronisés avec votre logiciel de gestion locative
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- Le module Mise en Location complet incluant par exemple:
- Gestion des biens entrés ou rendus libres suite à la sortie de locatires
- La génération des affiches commerciales personnalisées pour vos vitrines
- Génération des fiches commerciales
- Publication automatisée des annonces immobilières (UBIFLOW, SE LOGER, LE BON COIN....).
- La gestion des candidats et de ses objectifs
- Recherches de biens multicritères
- Gestion des visites et rapports de visites automatisés pour le bailleur
- Facturation du locataire/bailleur pour la mise en location
- La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
- La gestion électronique des documents (GED)
- Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les bailleur et les locataires, incluant une messagerie intégrée
- L’envoie des notifications pas SMS
- La signature électronique de vos contrats
- Les lettres recommandées et les signatures électroniques
- Outils dédiés aux contrôleurs de la caisse de garantie
- Outils et géolocalisation pour l'estimation des biens des copropriétaires et AUGMENTER les revenus des syndics de copropriété
- Les sauvegardes assurées par VILOGI
- Les mises à jours automatiques
- Les exports de vos données à tout moment
- Outils de pilotage pour l'administrateur de biens mono et multi-agences
- Les API pour développer vos propres applications mobiles et autres
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Créer vos exercices comptables avant de démarrer les traitements de comptabilite ou de gestion de syndic