Comment gérer les entrées et les départs de copropriétaires lors de la séance d'AG

Voici un apperçut des éléments à fournir à l'AG

Bonjour,

La convocation doit être écrite et mentionner :

• le lieu, la date et l'heure de la réunion,
• les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,
• les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.

En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :

• des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,
• du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté,
• des projets de contrat pour voter des travaux,
• des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.

Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :

• des 5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles),
• de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
• de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
• du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.

Cordialement

La liste des copropriétaires sur la feuille de présence dépend de la clé chosie

Lorsque vous avez créé l'AG, vous avez sélectionné une clé de répartition.

Cette clé est à la base de la sélection des copropriétaires qui figurent sur la feuille de présence de l'AG.

Si vous souhaitez modifier la liste des copropriétaires pour l'adapter à une autre clé de répartition:

• Aller dans l'Assemblée Générale
• Cliquer sur le bouton MODIFIER
• Modifier la clé de répartition dans la liste de choix prévu à cet effet.
• Puis enregistrez les modifications.

Ensuite dans l'écran de l'AG aller tout en bas de l'écran.

• Figure un cadre avec la liste des copropriétaires : cliquer sur le gros bouton «MISE A JOUR LA LISTE DES COPROPRIETAIRES».

Les feuilles de présence seront donc celles des copropriétaires affectés par la nouvelle clé que vous aurez modifiée.

Cordialement

Pour la feuille de présence et les paiements il faut paramétrer le code 128

Pour la feuille de présence, vous devez cliquez sur le "code barre" (ci-dessous une capture d'écran pour vous aider) dans la rubriqe "Assemblée" et faire la configuration avec votre douchette:

Pour la feuille de présence et les paiements il faut paramétrer la douchette avec le "code 128" (type de code barre).

L'ensemble des douchettes reconnaissent ce type de code barre.

Pour la présence en AG il faut imprimer la feuille de présence avec code barre puis ouvrir la page au niveau de l'AG en bout de ligne.

Pour le paiement il s'agit de la zone de recherche rapide.

Cordialement

Cliquer sur le bouton pour effacer tous les éléments de présence à l'AG des copropriétaires

Pour effacer tous les éléments de présence (propriétaires, mandataires, signatures, quorums....) sur le module AG du logiciel syndic de copropriété VILOGI, il suffit de cliquer sur le bouton « METTRE A JOUR LA LISTE DES COPROPRIETAIRES ». Ainsi tout sera effacé, même les éléments sur la feuille de présence au format PDF !

Cordialement