Outils du contrôle des comptes

Les outils du contrôle des comptes.

1 – Les documents et principes comptables.
Le Livre journal enregistre, au jour le jour, tous les mouvements comptables détaillés de la copropriété. Il est le document incontournable pour connaître le déroulement complet des opérations de l’exercice. Il peut être subdivisé en journaux auxiliaires (achats, appels de fonds et recettes, opérations diverses).

Le grand livre. Les écritures du journal sont reportées dans le grand livre pour être enregistrées dans les comptes.
Ce document, qui récapitule les écritures sur plusieurs exercices, est utile pour reconstituer l’historique d’un solde non explicable par ailleurs.

La balance des comptes ou balance générale. Elle présente tous les soldes des comptes à la fin de l’exercice.
C’est le document qui permet d’établir les états de synthèse, qui seront joints à la convocation.

Le livre journal, le grand livre et la balance des comptes font obligatoirement apparaître une égalité entre le total des mouvements et des soldes des débits et des crédits.

Les pièces justificatives. Toute écriture doit être justifiée, c'est-à-dire appuyée sur un document probant.
Ce sont des factures, des contrats ou des documents établissant le comptage d’une opération autorisée (ex : nombre de photos ou de timbres pour l’envoi d’une convocation à l’assemblée générale).
Les justificatifs émanant de tiers doivent être des originaux conformes à la loi (date, nom, adresse et coordonnées commerciale du bénéficiaire, nom et adresse de la copropriété, indication précise du service fourni, des montants hors taxe, de la TVA et du montant TTC).

Le compte bancaire.

Trois solutions sont possibles :
- Le syndicat possède un compte bancaire séparé.
C’est la solution la plus sûre qui devrait être d’application générale.
C’est ce que préconise la loi de 1965 (art. 18), mais beaucoup de syndics professionnels utilisent l’option légale qui permet à l’assemblée "d’en décider autrement" pour faire voter une disposition contraire sous la menace d’une augmentation du coût de gestion.

- Le syndicat n’a pas de compte séparé, mais un sous-compte à son nom, du compte général du syndic. Ce compte fonctionne comme un compte séparé dans syndicat, mais ne le protège pas en cas de défaillance du syndic, même s’il est couvert par sa caisse de garantie.

- Le syndicat n’a pas de compte séparé, ni de sous-compte. Les mouvements de banque du syndicat sont enregistrés avec ceux des autres copropriétés dans le compte bancaire du syndic.
Dans ce cas il faudra exiger du syndic qu’il fournisse le journal de banque du syndicat.

Il est recommandé de se faire remettre la dernière attestation de l’expert comptable de la Fédération professionnelle à laquelle il appartient.

L’indépendance des exercices. Ce principe de base de la comptabilité implique d’affecter à un exercice toutes les charges qui lui sont rattachées.
La comptabilité d’engagement enregistre, pour cela, les dépenses et les produits dès qu’ils sont certains (fourniture du service ou réception du produit ou de la facture, appels de fonds prévus par l’assemblée générale ou par le budget)

Par exemple, la facture d’électricité pour les deux derniers mois de l’année 2006 qui sera reçue en janvier ou février 2007 sera enregistrée dans les comptes de l’exercice 2006.

Le contrôle interne. C’est l’ensemble des mesures d’organisation qui doivent permettre d’obtenir une bonne maîtrise de la gestion de la copropriété.

Par exemple, aucune facture de service ne sera payée sans que le gardien ou un membre du conseil syndical n’ait paraphé un bon de réception ou d’intervention dans l’immeuble, prouvant que le service a été effectué. La commande ou l’ordre de service, la facture et le bon de réception seront joints comme justificatifs pour le paiement