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Politique de confidentialité en matière de données personnelles

La société VILOGI

Politique de confidentialité en matière de données personnelles

Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») est éditée par la société VILOGI, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 528 341 571, dont le siège social est situé au 71, boulevard Richard Lenoir 75011 Paris, Tél : + 33 01 55 28 32 36, (ci-après « VILOGI », également dénommé ci-après « nous », « notre », « notre (nos) »).

Lors de votre navigation sur notre site Internet et/ou à l’occasion de la souscription à nos services applicatifs loués en ligne, nous pouvons collecter et traiter certaines de vos données à caractère personnel, en tant que responsable du traitement (ci-après « Responsable de traitement ») au sens du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et sur la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

À ce titre, en qualité de Responsable du traitement, VILOGI est sensible au respect de la vie privée de ses clients et de la protection de leurs données personnelles. VILOGI s'engage à assurer la conformité des traitements de données à caractère personnel qu'elle effectue, pour elle-même ou en qualité de sous-traitant, conformément aux dispositions applicables du RGPD et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

La présente Politique a pour objet de vous informer sur les pratiques de VILOGI dans le cadre de la collecte, de l’utilisation, et du partage des informations et des données à caractère personnel que vous êtes susceptible de nous communiquer.

I. La collecte et les traitements des données personnelles réalisés par VILOGI

I.1 Formulaire de contact et demande de devis en ligne sur le site Internet www.vilogi.com

Lorsque vous contactez VILOGI via le formulaire de contact, le formulaire de demande de devis en ligne ou par voie d’e-mail, VILOGI collecte certaines de vos données à caractère personel, à savoir : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.

Ces données sont stockées et utilisées exclusivement dans le but de répondre à votre demande, pour vous contacter ou effectuer de la prospection commerciale.

La base juridique du traitement de ces données est l’intérêt légitime de VILOGI à répondre à la demande conformément à l'article 6.1 (f) du RGPD ainsi que votre consentement conformément à l'article 6.1 (a) du RGPD.

Les traitements de données réalisées ont pour finalité :

      • Répondre à vos demandes ;
      • Communiquer avec vous : prise de contact, e-mailing, liste de diffusion, prospection commerciale.

Les données collectées sont conservées pendant une période de trois ans.

A l’issue de cette période, l’ensemble de vos données collectées seront automatiquement supprimées, sauf si vous exercez votre droit de suppression avant cette échéance, ou qu’une durée de conservation plus longue est imposée en vertu d’une disposition légale ou réglementaire.

 

I.2 Souscription aux SERVICES APPLICATIFS de VILOGI

Lorsque vous souscrivez à nos SERVICES APPLICATIFS tels que définis dans nos Conditions Générales de Vente, nous collectons et traitons certaines de vos données personnelles, à savoir : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro client, situation professionnelle, comptes LinkedIn, relevé d’identité bancaire.

La base juridique du traitement de ces données est la conclusion d'un contrat avec la personne concernée, conformément à l'article 6.1 (b) du RGPD.

Les traitements de données réalisés ont pour finalité l’exécution d’un contrat.

Après pleine exécution du contrat, ou suite à la suppression de votre compte client, vos données seront conservées pendant cinq ans au regard des délais de conservation imposés par la réglementation fiscale et/ou commerciale, puis seront supprimées.

 

II. Les données personnelles de vos clients sous-traités par VILOGI

Lorsque vous souscrivez à nos SERVICES APPLICATIFS tels que définis dans nos Conditions Générales de Vente, vous êtes Responsable des traitements de données à caractère personnel que vous réalisez sur vos propres clients.

Lorsque vous souscrivez à nos SERVICES APPLICATIFS, et dans le cadre de nos relations contractuelles, VILOGI est amenée à avoir accès à l’ensemble de vos données collectées et/ou à effectuer pour votre compte des opérations de traitement de données à caractère personnel.

VILOGI assure le rôle de Sous-traitant au sens de l’article 4 du RGPD pour les prestations réalisées au nom et pour le compte de ses clients dans le cadre de leurs relations contractuelles.

Cette relation entre les parties est encadrée par l’Accord de traitement sur les données personnelles disponible sous ce lien : [compéter avec le lien vers l’accord]

 

III. Durée de conservation des données personnelles

Conformément aux lois applicables, nous utiliserons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour poursuivre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées (telles que décrites à l'article I ci-dessus) ou pour nous conformer à toute réglementation (par exemple commerciales ou fiscales).

Le tableau suivant fournit certaines périodes de conservation applicables :

Catégorie de données personnelles Durée de conservation
Données personnelles liées à une demande de contact et demande de devis en ligne ou à la prospection commerciale Trois (3) ans à compter de la collecte des données et/ou du dernier contact avec le prospect
Données personnelles liés à la souscription aux SERVICES APPLICATIFS   Pendant toute la durée d’exécution du contrat et trois (3) ans à compter du dernier contact actif avec le client/prospect
Cookies 13 mois à compter du dépôt du cookie

En outre, sauf indication plus spécifique fournie dans cette Politique, VILOGI efface toutes les données à caractère personnel stockées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées.

IV. Obligations de VILOGI

Pour les traitements des données personnelles, VILOGI agit en tant que Responsable du traitement et/ou en tant que Sous-traitant.

En tant que Responsable du traitement, VILOGI s’engage à :

    • Traiter loyalement et licitement vos données personnelles pour des finalités déterminées ;
    • Traiter vos données personnelles uniquement aux fins décrites à l'article I de cette Politique ;
    • Mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées nécessaires afin d'assurer la sécurité, la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de processus ;
    • Limiter l'accès à vos données personnelles aux personnes dûment autorisées à cet effet ;
    • Sensibiliser et former les collaborateurs au traitement des données personnelles ;
    • Notifier à l'autorité de contrôle compétente toute faille de sécurité présentant un risque grave concernant les droits et libertés des utilisateurs de notre site Internet dans les 72 heures suivant la survenance d'une telle violation ;
    • S'assurer que les sous-traitants au sens du RGPD ont mis en place toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement.
  1.  

V. Destinataires des données collectées

Les données à caractère personnel collectées et traitées par VILOGI ne sont accessibles qu’aux personnes dûment autorisées à des fins administratives, commerciales ou de maintenance du site Internet et des SERVICES APPLICATIFS.
Les données collectées peuvent être transmises à nos prestataires de services, prestataires informatiques et hébergeurs dans le respect des dispositions de la présente Politique.
Les prestataires de services sont des sociétés externes auxquelles il peut être fait appel pour nous aider à gérer nos activités dans le cadre de nos SERVICES APPLICATIFS.
Les sous-traitants et les prestataires de services ainsi que leur personnel sont soumis à une obligation de confidentialité et ne peuvent utiliser les données, en notre nom, que pour les tâches spécifiques qui leur ont été confiées, sur la base de nos instructions, conformément aux finalités précitées et en conformité avec les dispositions du RGPD.

Les prestataires de VILOGI sont :

    • Pour l’exploitation du site Internet de VILOGI et des SERVICES APPLICATIFS : ONLINE, sous le nom commercial SCALEWAY, société par actions simplifiée immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le n°433 115 904, dont le siège social est situé au 8, rue de la ville l’Évêque 75008 Paris – France. Toutes les données collectées sur notre site Internet ou via nos SERVICES APPLICATIFS sont traitées sur les serveurs de SCALEWAY.
    • Pour l’envoi de campagne d’e-mailing : MAILJET, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le n°524 536 992, dont le siège social est situé au 13-13 bis, rue de l’Aubrac 75012, Paris – France. Nous transmettons les données que vous nous avez fournies lors de votre inscription sur notre site Internet lors d’une demande de contact ou une demande de devis en ligne, conformément à l’article 6.1 (a) du RGPD.
    • Pour l’envoi de SMS au nom et pour le compte des clients de VILOGI : SARBACANE SOFTWARE, société par actions simplifiée immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lille sous le n°509 568 598, dont le siège social est situé au 3, rue Antoine Pinay Parc d’activité des 4 vents 59510 Hem, France. Cette transmission est faite conformément à l'article 6.1 (b) et (f) du RGPD et sert notre intérêt légitime à fournir les SERVICES APPLICATIFS.
    • Pour l’envoi de lettre recommandée avec accusé de réception en ligne : AR24, société par actions simplifiée immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le n°809 480 122, dont le siège social est situé au 45, Boulevard Paul Vaillant Couturier, 94200 Ivry-Sur-Seine, France. Cette transmission est faite conformément à l'article 6.1 (b) et (f) du RGPD et sert notre intérêt légitime à fournir les SERVICES APPLICATIFS.

VILOGI peut être amenée à partager des données à caractère personnel avec des tiers, lorsqu’une obligation légale l’impose, ou si cette communication est nécessaire pour répondre à toute réclamation formulée à son encontre, se conformer à toute demande judiciaire, en cas d’urgence mettant en jeu la santé publique ou l’intégrité physique d’une personne, dans le cadre d’enquête et d’investigations ou afin de garantir les droits, les biens et la sécurité de VILOGI.

VILOGI peut être amenée à partager des données à caractère personnel avec des tiers dans le cadre du rachat de tout ou partie de ses actifs par ces tiers.

VI. Vos droits

En application du RGPD, vous disposez de plusieurs droits.

Vous disposez du droit d’accéder et de recevoir une copie des données personnelles vous concernant et dont dispose VILOGI.
Vous disposez du droit d’accéder à vos données personnelles afin de rectifier, modifier ou effacer toute erreur ou information incorrecte.
Vous disposez également de la possibilité de solliciter la suppression et l’effacement de l’ensemble des données dont dispose VILOGI.
Vous disposez également du droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing ou aux traitements effectués.
Vous disposez du droit de demander la suspension du traitement effectué de vos données personnelles.
Vous disposez du droit à la portabilité, c’est à dire du droit de recevoir les données que nous possédons dans un format structuré couramment utilisé et lisible et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement.
Vous disposez du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.
L’ensemble de ces droits peuvent être exercés sur simple demande écrite de votre part, accompagnée d’une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité et signé, adressée par courrier électronique à l’adresse e-mail suivante [] ou par voie postale à l’adresse suivante : VILOGI Monsieur Landry Leblon (DPO) – 71, boulevard Richard Lenoir, 75011 Paris.
Afin que VILOGI puisse répondre à votre demande dans un délai raisonnable, celle-ci doit être claire, précise et justifiée. VILOGI se réserve le droit de ne pas répondre à toute demande abusive.
Vous disposez également du droit de contacter et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (https://www.cnil.fr) et du droit d’obtenir réparation auprès des tribunaux compétents.

 

VII. Sécurité

Vos données personnelles sont traitées avec sécurité.
VILOGI a mis en place des mesures de sécurité informatique et des mesures techniques afin de limiter toute fuite, perte, détérioration, vol de données et afin de protéger les données contre toute attaque informatique et contre tout virus.
VILOGI s’assure que les sous-traitants et les prestataires externes mettent en œuvre des mesures de sécurité appropriées et conforment aux exigences du RGPD.

VIII. Transfert de données

VILOGI conserve les données à caractère personnel qu’elle collecte dans l’Union Européenne.
VILOGI peut avoir recours à des prestations fournies par des sociétés spécialisés, intervenant en tant que sous-traitant et mentionnées ci-avant. Lorsque ces sociétés procèdent à des transferts de données en dehors de l’Union Européenne, VILOGI a pris soins de vérifier que lesdites sociétés assurent un niveau de protection élevée et conforme aux exigences du RGPD.

IX. Publicité ciblée et e-mails

Avec votre consentement, VILOGI peut utiliser les données collectées à des fins de prospection commerciale, sous la forme de newsletter, d’invitation à des événements ou toute autre forme de communication.
Vous pouvez, à tout moment, retirer votre consentement et cliquant sur le lien de désinscription affiché dans toutes les communications adressées par VILOGI ou en contactant VILOGI dont les coordonnées figurent à l’article IX ci-dessous.
Un cookie (ci-après « Cookie ») est une suite d'informations, généralement de petite taille, et identifié par un nom, qui peut être transmis à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y reconnecterez. Les Cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à mémoriser votre identifiant client auprès d'un site marchand, le contenu courant de votre panier d'achat, un identifiant permettant de tracer votre navigation pour des finalités statistiques ou publicitaires, etc.
La navigation sur le site Internet de VILOGI est susceptible d’entrainer l’installation de Cookies sur votre terminal de navigation.

VILOGI est susceptible de déposer des Cookies pour :

    • enregistrer vos informations de connexion ;
    • effectuer du ciblage de publicités ;
    • enregistrer vos préférences ;
    • effectuer des mesures d’audience.

L’opposition au dépôt de Cookies sur votre terminal de navigation peut entrainer une impossibilité d’accéder à certains services disponibles sur le site Internet de VILOGI.
Vous pouvez paramétrer votre terminal de navigation afin de refuser l’installation de Cookies en allant dans le menu des réglages.

 

X. Modification de la Politique de confidentialité

VILOGI se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique.

 

XI. Contacter VILOGI

Pour toute questions relatives à la gestion des données à caractère personnel chez VILOGI, ou relatives à la présente Politique, vous pouvez nous contacter en effectuant la demande par le formulaire de contact en cliquant ici :  ou par voie postale à l’adresse suivante : VILOGI Landry Leblon (DPO) 71, boulevard Richard Lenoir 75011 Paris.

 

 

 

 

 

 

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