Gérer les visites des biens sur votre logiciel de gestion

Votre logiciel de gestion locative en ligne vous permet de gérer les visites des biens et les dossiers candidats directement sur VILOGI.

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre comment gérer une visite de bien de A à Z sur votre logiciel de gestion sans changer d’interface.

Avant de commencer l’organisation des visites sur votre logiciel de gestion, vous pouvez essayer de chercher le(s) bien(s) qui correspond(ent) aux recherches de vos clients. Pour cela, allez dans « Locations » puis « Recherche de biens à la location. Dans ce module, vous pouvez faire une recherche rapide des biens sur VILOGI. Pour concrétiser vos recherches, vous pourrez renseigner des critères souhaités, notamment le type de bien, la surface, sa localisation, le budget maximal, la date de disponibilité et d’autres critères. N’hésitez pas à cliquer sur « Critères supplémentaires » pour pouvoir remplir encore plus de précisions sur votre recherche.

Si le bien à visiter est déjà existant dans le logiciel, vous devez d’abord intégrer les différents candidats sur VILOGI.

Pour ce faire, allez dans l’onglet « Locataires » et cliquez sur « Créer un locataire ». Sur cet écran, vous pouvez créer une fiche candidat en renseignant ses coordonnées.

Une fois que la fiche est prête, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Devenir candidat », sinon ça ne sera pas possible de l’attacher à une visite de bien.

Toute la liste des candidats est disponible dans la liste des locataires dans le menu « Candidats ».

Pour commencer la création d’une visite de bien, allez sur la fiche du bien, descendez tout en bas et cliquez sur le bouton « Ajouter une visite ».

Voici les éléments que vous devez renseigner pour pouvoir enregistrer la visite :

• Le candidat : la liste déroulante avec tous les candidats va s’ouvrir automatiquement et vous pourrez choisir le candidat pour cette visite ;
• Heure : mettez l’heure prévue pour la visite ;
• Commercial : il faut rattacher un commercial à votre visite. Pour ce faire, vous devez l’ajouter préalablement dans « Paramétrage » puis « Gestion des salariés ».

Ensuite, cliquez sur « Ajouter » pour enregistrer cette visite.

Une confirmation de la visite (date, lieu, commercial) sera automatiquement envoyée au candidat par mail.

Une fois la visite créée, vous pourrez récupérer le bon de visite généré automatiquement par votre logiciel. Le document à signer sera disponible à droite de la visite et va contenir toutes les informations légales et nécessaires.

A gauche, vous aurez également la poubelle rouge pour supprimer et le cahier bleu pour modifier la visite.

En cliquant sur le cahier bleu à côté de votre visite, vous n’avez pas seulement la possibilité de modifier sa date /heure et le commercial affecté, mais également de saisir le compte rendu du commercial et de l’obtenir en format PDF.

Pour commencer la saisie du compte rendu, cliquez sur le cahier bleu à côté de la visite souhaitée. Vous aurez tout de suite la case de synthèse à remplir. Ici, vous pouvez également préciser le budget du locataire et d’autres détails comme n° de mandat ou bien le nombre de visites déjà effectuées.

Dès que vous cliquez sur « Enregistrer », le logiciel va mettre à jour le PDF de compte rendu un peu plus bas. Vous pouvez le récupérer en cliquant sur le petit signe de PDF ou l’envoyer directement au propriétaire en cliquant sur l’enveloppe.

Pour obtenir la visibilité globale sur toutes les visites effectuées via VILOGI, allez dans l’onglet « LOCATIONS » puis « Les visites ».

Ici, vous pouvez visualiser toute la liste des visites. Il est également possible de les « filtrer » par candidat, date maximale, commercial ou leur type (visites déjà passées ou les visites à venir).