Faire le procès verbal de l'AG

Gestion de l'assemblée générale des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété

Faire le procès verbal de l'assemblée générale des copropriétaires

Lors de l'assemblée, le syndic assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l'assemblée générale en décide autrement.
A ce titre il rédige le procès-verbal de séance qui constate les décisions prises en assemblée générale.

Le procès-verbal ne reprend plus le détail des discussions :
Il doit comporter le résultat de chacun des votes (le décompte des voix), sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour.
Il doit indiquer le nom des opposants et abstentionnistes et leur nombre de voix.
En outre, si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves sur la régularité des délibérations, le procès-verbal doit en faire état.

Le procès-verbal est authentifié par la signature, dès la fin de la séance, du président de l'assemblée, du secrétaire et du ou des scrutateurs le cas échéant.

L'ensemble des procès-verbaux sont consignés dans un registre prévu à cet effet, qui peut être électronique, et conservé dans les bureaux du syndic.

A l'issue de l'assemblée, le syndic notifie les décisions de l'assemblée générale (en pratique une copie du procès-verbal) à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants, par lettre recommandée avec avis de réception.
Cette notification doit intervenir dans un délai de 2 mois à compter de la tenue de l'assemblée.

En général, il adresse également le procès-verbal par lettre simple à tous les autres copropriétaires.

Les décisions prises en assemblée générale, relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé, affiché dans les parties communes de l'immeuble à destination des locataires.

Sans préjudice de l'application des textes spéciaux fixant des délais plus courts, les actions personnelles nées de l'application de la présente loi entre des copropriétaires, ou entre un copropriétaire et le syndicat, se prescrivent par un délai de dix ans.

Délai de notification du PV d'assemblée générale aux copropriétaires

Sans préjudice de l'application des textes spéciaux fixant des délais plus courts, les actions personnelles nées de l'application de la loi (article 42 du 10/07/1965) entre des copropriétaires, ou entre un copropriétaire et le syndicat, se prescrivent par un délai de dix ans.

RECOMMANDATION n° 4 relative à la tenue des assemblées générales

COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE :

La Commission

• attire l'attention des copropriétaires sur la nécessité d'assister aux assemblées générales de copropriétaires pour participer effectivement à la vie de la copropriété
• rappelle que les décisions du syndicat ne sont valablement prises qu'en assemblée générale à l'exclusion de toutes autres méthodes et, en particulier, de celles consistant à obtenir l'accord individuel des copropriétaires
• rappelle qu'il appartient aux syndics de r'unir au moins une fois par an l'assemblée générale des copropriétaires et de prendre soin de la convoquer avant le terme de son mandat

La Commission rappelle le caractère impératif de l'article 9 al. 3 du décret du 17 mars 1967 aux termes duquel, sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l'assemblée générale est r'unie dans la commune de la situation de l'immeuble, et recommande, pour le cas où le règlement de copropriété ne contiendrait pas la stipulation visée, de faire adopter par l'assemblée générale une résolution fixant, au moins à titre subsidiaire, un autre lieu de réunion.

4.4. RECOMMANDATIONS RELATIVES à L'ÉTABLISSEMENT DU PROCÈS-VERBAL

4.4.1 La Commission recommande :

- que le texte de chaque délibération soit rédigé dans la forme la plus simple et la plus concise possible sous réserve d'un droit d'amendement limité, à sa confromité avec le libellé de la question correspondante de l'ordre du jour ;

- facultativement, de faire un exposé sommaire sur la question soumise au vote ;

- de mentionner les réserves éventuelleument formulées par un copropriétaire sur la régularité des délibérations ;

- d'indiquer le résultat de chaque vote concernant chaque résolution en précisant :

a) le nombre de voix à pour, de voix à contre, et des abstentionnistes, ainsi que des copropriétaires n'ayant pas pris part au vote comme n'étant pas concernés par la décision à prendre en application de l'article 24, alinéa 2, de, la loi du 10 juillet 1965, b) le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes qui auraient formulé des réserves,

- de constater, le cas échéant, que les copropriétaires présents ou représentés réunissent un nombre de voix inférieur à la majorité exigée par l'article 26 de la loi du 10 juillet 1965 et que la question de l'ordre du jour concernée n'a pu faire l'objet d'aucune délibération.