Feuille de presence à l assemblée générale des copropriétaires

Gestion de l'assemblée générale des copropriétaires avec le logiciel syndic de copropriété

La feuille de présence est obligatoire pour chaque assemblée générale des copropriétaires

OUI ! la feuille de présence de l'assemblée générale est obligatoire.

Une feuille de présence est établie pour chaque assemblée générale des copropriétaires.

La feuille de présence est un document essentiel car son absence est un motif d'annulation de l'assemblée générale!

Cette feuille de présence est archivée sur le logiciel de gestion pour syndic et peut être consultée à souhait.

Voir un exemple de feuille de présence à l'assemblée générale de copropriété édité par le logiciel de syndic.

Comment remplir la feuille de présence de l'assemblée générale des copropriétaires?

• La feuille de présence est établie par le syndic de copropriété
• Chaque copropriétaire (ou mandataire) doit verifier les informations portées sur la feuille de présence lors de chacune des assemblées générales des copropriétaires.
• Puis chaque copropriétaire (ou mandataire) doit signer cette feuille de présence.
• Le président de l'assemblée élu doit certifier la feuille de présence de l'assemblée générale des copropriétaires
• La feuille de présence devra être annexée au compte rendu de séance et être conservée dans le registre des procès verbaux des assemblées

La feuille de présence est établie par le syndic de copropriété

La feuille de présence doit comporter les nom et domicile de chaque coproproiétaire (ou son mandataire) ainsi que le nombre de voix dont il dispose, calculé en fonction des tantièmes attachés à son lot.

Chaque copropriétaire doit verifier les informations portées sur la feuille de présence

Chaque copropriétaire (ou mandataire) doit verifier les informations portées sur la feuille de présence lors de chacune des assemblées générales des copropriétaires. Puis Chaque copropriétaire (ou mandataire) doit signer cette feuille de présence.

Le président de l'assemblée élu doit certifier la feuille de présence de l'assemblée générale des copropriétaires

Lorsque le président de l'assemblée aura été élu, il devra certifier la feuille de présence.

La feuille de présence devra être annexée au compte rendu de séance et être conservée dans le registre des procès verbaux des assemblées

La feuille de présence annexée au compte rendu de séance sera conservée dans le registre des procès verbaux des assemblées.

La feuille de présene doit être signée par tous les copropriétaires lors de l'AG

Dès le début de l'assemblée générale des copropriétaires, la feuille de présence doit être signée par tous les membres présents à l'assemblée.
Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats (les pouvoirs) sont joints à la feuille de présence.
Cela permet au président de séance de pouvoir décompter le nombre de voix des personnes présentes et représentées par un pouvoir ainsi que le nombre de voix des personnes absentes à l'assemblée générale des copropriétaires.

Description de la feuille de présence de l'assemblée générale des copropriétaires

• La feuille de présence comporte le titre, la date et le lieu de l'assemblée générale
• Les nom et adresse du syndicat de la copropriété
• Les nom et adresse du syndic qui gère la copropriété
• Les informations des copropriétaires (nom, prénom, adresse)
• La liste et le numéro des lots appartenant à chacun des copropriétaires
• La date d'entrée pour chacun des lots
• Le nombre de tantièmes attaché à chacun des lots
• Un emplacement vide devant chaque nom permettant aux copropriétaires de signer la feuille de présence.

Au début de la réunion, l'assemblée générale des copropriétaires désigne son président de séance (qui ne peut être le syndic) et le cas échéant un ou plusieurs scrutateurs (certains règlements de copropriété l'imposent), à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés. Le président vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.

RECOMMANDATION n° 4 relative à la tenue des assemblées générales

COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE : La Commission

•  attire l'attention des copropriétaires sur la nécessité d'assister aux assemblées générales de copropriétaires pour participer effectivement à la vie de la copropriété.
•  rappelle que les décisions du syndicat ne sont valablement prises qu'en assemblée générale à l'exclusion de toutes autres méthodes et, en particulier, de celles consistant à obtenir l'accord individuel des copropriétaires.
•  rappelle qu'il appartient aux syndics de r'unir au moins une fois par an l'assemblée générale des copropriétaires et de prendre soin de la convoquer avant le terme de son mandat. La Commission rappelle le caractère impératif de l'article 9 al. 3 du décret du 17 mars 1967 aux termes duquel, sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l'assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l'immeuble, et recommande, pour le cas où le règlement de copropriété ne contiendrait pas la stipulation visée, de faire adopter par l'assemblée générale une résolution fixant, au moins à titre subsidiaire, un autre lieu de réunion. 4.1.

RECOMMANDATIONS RELATIVES à LA TENUE DE LA FEUILLE DE PRESENCE ET AU BUREAU DE L'ASSEMBLEE

4.1.1 La Commission rappelle que la feuille de présence doit contenir les éléments suffisants pour permettre d'identifier les copropriétaires qui ont assisté à l'assemblée générale de copropriété ou qui y ont été représentés, recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de détenteur des archives du syndicat et en tant que secrétaire provisoire de l'assemblée :

 de vérifier que la feuille de présence mentionne le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire,

 de vérifier, à l'arrivée des copropriétaires que les délégations de vote dont ils sont porteurs sont correctement établies et répondent aux règles légales sur le cumul des mandats. 4.1.2.

La Commission rappelle :

• que la désignation du président de séance et éventuellement celle des membres du bureau a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, que la désignation du bureau est obligatoire dès lors que le règlement de copropriété l'impose,
• que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal ;
• recommande au président de séance désigné :
•  d'ouvrir la séance
•  d'effectuer la remise des mandats, qui auraient été adressés en blanc au syndic, aux copropriétaires présents qui les acceptent dans le respect des règles de l'article 22 de la loi. Le mandataire de plusieurs propriétaires sera considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26 " membres du syndicat ", rappel étant fait que si un de ces copropriétaires possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête.
•  De vérifier la feuille de présence et avant de la certifier, de régler les questions survantes :
•  Survenance d'une mutation intervenue entre le jour d'envoi de la convocation à l'assemblée rendant nécessaire une modification de la feuille de présence ;
•  Changements de domicile des copropriétaires à mentionner sur la feuille de présence ;
•  En cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, de s'assurer de la présence du mandataire commun ou de l'existence d'une clause du règlement de copropriété réglant la question ;
•  de constater que les documents visés par l'article 11 du décret étaient joints à la convocation (voir à ce sujet la recommandation n° 1, n° 20002). 4.1.3. La Commission recommande au copropriétaire contraint de quitter l'assemblée générale en cours de séance :
•  de faire mentionner son départ au procès verbal, à défaut il sera considéré comme présent pour toute la durée de l'assemblée. Toutefois, ce copropriétaire a la faculté de donner un pouvoir à un membre de l'assemblée générale, il doit alors le faire mentionner au procès-verbal.