Gestion des événements sur VILOGI

VILOGI accorde une grande attention à la pleine utilisation de son logiciel de gestion locative & syndic et souhaite vous accompagner lors de chaque événement de votre quotidien.

Aujourd’hui, VILOGI n’est pas seulement un support web pour la gestion de vos locations, mais également un outil qui permet de gérer vos événements de gestion locative.

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité de lancer, gérer et clôturer les événements de la gestion locative (des ordres de service, des sinistres, des sorties / entrées locataires, etc) et vous accompagne à chaque étape de la réalisation des événements.

La gestion des événements sur VILOGI vous permet de :
1) Lancer un événement lié à votre gestion locative directement sur VILOGI

2) Affecter vos événements aux biens / bailleurs / locataires concernés

3) Réaliser chaque étape de votre événement directement sur votre logiciel de gestion locative

4) Suivre le déroulement de votre événement en temps réel

5) Affecter des actions aux membres de votre équipe

6) Assurer la clôture de vos événements et de les historiser

La gestion des événements sur VILOGI vous offre des nombreux avantages : c’est à la fois votre logiciel de gestion locative et un outil qui permet de gérer vos événements. Cette fonctionnalité vous aide à gagner du temps et à suivre chaque étape de votre événement jusqu’à sa clôture définitive.

Afin de lancer un événement sur VILOGI, cliquez sur l’onglet « SERVICES » puis « Créer un événement ».

Avant de lancer un événement, vous devez remplir le profil du demandeur, c’est-à-dire définir la personne (morale ou physique) concernée par l’événement. Profil de demandeur peut être représenté par un locataire, un bailleur, un fournisseur ou un autre profil sur VILOGI.

Choisissez la personne concernée de la liste des profils et laissez le logiciel vous guider à l'étape suivante.

Ensuite, il faudrait saisir tous les détails de l’événement en question :

• Ville et code postal ;
• Bien rattaché (se met à jour automatiquement en fonction du choix du profil) ;
• Modèle d’événement (veuillez choisir un modèle de votre événement – ordre de service, état des lieux, sinistre dégâts des eaux, etc) ;
• Nom de l’événement (exemple : Fuite d’eau T2 M Dubois) ;
• Date de relance (correspond à la date limite de clôture) ;
• Code postal ;
• Responsable d’événement (vous pouvez choisir un / une responsable d’événement parmi les utilisateurs VILOGI) ;
• Priorité : haute ou normale ;
• Origine : email, téléphone, orale, courrier, contractuel, interne ;
• Description : mettez une petite description de l’événement afin que les autres utilisateurs puissent consulter et comprendre leurs actions à réaliser) ;
• Pièce jointe : vous pouvez mettre un document ou une photo liés à cet événement en pièce jointe.

Une fois l’événement lancé, le logiciel vous invite à commencer sa réalisation.

Afin de clôturer votre événement, vous devez suivre et valider toutes les étapes jusqu’à sa clôture.

Veuillez noter que vous ne pourrez pas passer à l’étape suivante sans confirmer la fin de ‘étape précédente.

Sur l’image ci-dessous, il s’agit d’un exemple d’un ordre de service. Lors de la première étape, il faut générer un ordre de service. Pour ce faire, vous devez tout simplement suivre les indications du logiciel et renseigner les informations de l’ordre de service (fournisseur, budget, objet, etc). Vous pourrez consulter un document d’OS généré par VILOGI suite à la réalisation de la première action.

Dès que vous validez l'action, le logiciel vous accompagne dans la réalisation des actions suivantes, jusqu’à la clôture de l’événement.

Avant de passer à l’étape suivante, vous avez la possibilité de réaffecter vos actions. Pour cela, cliquez sur une des étapes pour l’ouvrir, et réaffectez l’action à un utilisateur de votre choix :

1. Cliquez sur la petite icône d’utilisateur pour ouvrir l’action ;
2. Affectez votre action à un des utilisateurs VILOGI ;
3. Cliquez sur « Réaffecter » afin d’enregistrer la réaffectation.

Une fois toutes les actions réalisées et confirmées, vous pouvez clôturer votre événement :

Si vous souhaitez consulter l'historique de vos événements, rendez-vous dans l'onglet « Services »  -> « Liste des événements ».

Vous pouvez retrouver les événements sur les fiches des bailleurs / locataires / fournisseurs concernés par l’événement ainsi que sur votre agenda interactif.