Apurement des charges locatives du locataire (théorie)

Rappelons que les charges locatives (récupérables sur le locataire) sont définies de manière exhaustive par le décret du 26 août 1987 :

• Le bailleur doit justifier les charges dont il demande le remboursement à son locataire
• Les charges locatives sont obligatoirement récupérables pour leur montant réel, en cas de location vide
• Le montant des charges locatives n'est pas connu au jour le jour par le bailleur, c'est pour cette raison que le locataire verse tous les mois une provision de charges
•  La provision pour charges est définie à partir des charges constatées précédemment par le bailleur lors des régularisations des charges.
• Le propriétaire calcule la part des charges qui sont récupérables sur son locataire pour le bien qu’il loue,  en divisant par 12 le montant prévisionnel de charges récupérables pour l’année à venir afin d'appeler chaque mois le montant des provisions pour charges auprès du locataire en même temps que le loyer.
• Chaque année, le propriétaire-bailleur effectue une régularisation des charges, qui consiste à faire la différence entre les charges réelles constatées et les provisions pour charges.

• Les charges locatives appelées mensuellement en même temps que le loyer principal sont versées par le locataire sous forme de provision.
• En fin d'année, ces provisions pour charges locatives doivent faire l'objet d'une régularisation annuelle afin de prendre en compte le montant réel des charges constatées.

La régularisation est effectuée lorsque le bailleur reçoit le décompte annuel des charges de copropriété :

• Pour ce faire,n il fait les comptes et vérifie si la provision des charges a bien couvert les dépenses réelles constatées.
• Si les dépenses réelles sont supérieures aux provisions, il demandera au locataire un complément.

A l'inverse,  si le montant des dépenses réelles est inférieur aux provisions pour charges, le bailleur remboursera la différence.

Le locataire peut à l'occasion de l'apurement de ses charges locatives, demander à consulter les documents justificatifs (factures, relevés....) que le bailleur doit tenir à sa disposition pendant un délai de six mois à compter de l'envoi du décompte des charges.

Dans ce premier cas :

•  Les charges réelles constatées par le bailleur sont supérieurs de 175€ par rapport au total des 12 provisions pour charges appelées sur le compte du locataire
• 3 mouvements sont à générer

1. Ecriture d'affectation du complément de charges sur le compte du loctaire.
2. Enregistrement du paiement du locataire
3. Passage de transfert du complément de charges à rembourser au bailleur (cette écriture est passée automatiquement par le logiciel de gestion locative, lors du passage du mouvement de paiement du locataire).

• Dans ce deuxième cas, les charges réelles constatées par le bailleur sont inférieures aux provisions pour charges appelées tout au long de l'année sur le compte du locataire
• Dans ce cas, il y aura lieu de rembourser au locataire le trop payé comme sur les mouvements présentés sur l'image ci-dessous

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