Paramétrage d'EDILINK sur votre logiciel de syndic de coproprieté

Notre partenaire Edilink, expert en externalisation de la gestion documentaire pour les entreprises, propose une solution complète pour faciliter votre quotidien en assurant l'envoi et la gestion efficace de vos courriers, qu'ils soient postaux ou électroniques.
En effet, il s’agit d’un fournisseur de services postaux certifié, spécialisé dans les solutions pour entreprises et syndics : envoi de courrier standard, recommandé, lettre recommandée électronique avec suivi, notifications électroniques et suivi logistique.

Dans cette première section, nous allons aborder le processus de configuration de vos copropriétés en relation avec EDILINK, du paramétrage initial à l'envoi depuis le centre de diffusion.

• Pour vous assurer que la connexion entre notre prestataire EDILINK et le logiciel VILOGI a été établie correctement, commencez par accéder aux paramétrages et sélectionnez l'option "Paramétrage EDILINK", comme expliqué ci-dessous :

Tout d'abord, une fois sur la page concernée, vous trouverez un onglet intitulé "Être mis en relation avec EDILINK", comme indiqué ci-dessous. Il vous suffira de cliquer dessus, et un commercial de notre prestataire vous contactera pour mettre en place l'option.

Une fois la connexion établie, la présence d'une coche verte à côté du statut indique que la passerelle entre le logiciel VILOGI et EDILINK a été établie avec succès.

Sur cette même page, vous pourrez également constater la liste des profils d’envoi EDILINK par défaut puis en créer de nouveau si vous le souhaitez en cliquant sur l'onglet "Nouveau", comme indiqué ci-dessous.

1. Les paramètres par défaut d'EDILINK sont automatiquement liés au module et ne peuvent pas être supprimés.

   Par conséquent, ils sont permanents et non modifiables. De plus, ces paramètres sont globaux et affectent l'ensemble des utilisateurs.

2. Vous avez la possibilité de créer votre profil EDILINK en ajoutant un profil d'envoi grâce à l'onglet "Nouveau". Une fois ce profil défini, vous pourrez le retrouver dans la liste des envois EDILINK.

3. Ces profils d’envoi créés peuvent être modifiés à l’aide de la petite feuille bleue ou supprimés à tout moment en utilisant l'icône de la petite poubelle rouge placée devant les profils d’envoi, tel qu’illustré dans l’exemple ci-dessous.

Vous retrouverez ces profils lors de votre envoi via le centre de diffusion en sélectionnant l’onglet « EDILINK ».

Après avoir accompli cette étape de liaison, nous vous invitons à configurer correctement les réglages EDILINK de vos copropriétés en accédant aux paramétrages, puis en sélectionnant "Paramétrage des communications".

La configuration des paramètres EDILINK pour vos copropriétés s'effectue depuis cette page, comme démontré ci-dessus. Nous vous invitons à cocher EDILINK, puis à cliquer sur la petite flèche puis cliquer sur le bouton "Enregister".

À partir de là, trois options seront disponibles, à savoir :

• « Activé, envoi par défaut » : Cela implique que la copropriété bénéficiera de la fonction de manière automatique lors de la création d’un nouveau copropriétaire.
• « Activé » : Cela implique que la copropriété bénéficie de la fonction d’envoi pour le mode de communication et le type d’envoi.
• « Désactivé » : Cela implique que la copropriété ne pourra pas bénéficier de la fonction d'envoi via EDILINK.

 Parmi ces trois options, selon, vos préférences, vous pouvez choisir celle qui correspond à vos envois EDILINK pour vos copropriétés.

A présent, nous allons aborder le processus de configuration de vos copropriétaires en relation avec EDILINK, du paramétrage initial à l'envoi depuis le centre de diffusion.

Si vous souhaitez configurer EDILINK uniquement pour certains copropriétaires plutôt que pour toutes les copropriétés, procédez comme suit :

8. Rendez-vous dans l'onglet "Propriétaires". Sélectionnez les propriétaires concernés, puis ouvrez leur fiche.

9. Cliquez sur "Modifier copropriétaire". Sur la page correspondante, trouvez l'onglet "Paramétrage des modes de communication" et cliquez dessus.

Après avoir accéder au paramétrage des communicatins du propriétaire, une page s'affichera, présentant tous les types de communication disponibles dont notre prestataire EDILINK. Pour le paramétrage, la procédure est similaire à celle utilisée pour ajuster les paramètres de vos copropriétés, suivant la même logique. Vous devrez sélectionner EDILINK, puis cocher les options correspondantes aux documents que vous souhaitez recevoir par le biais de ce service.

10. Cocher le prestataire de service EDILINK

11. Cocher les documents que vous souhaitez envoyer via EDILINK

12. Enregistrer le paramétrage des communications

Il est important de noter que vous ne pourrez pas envoyer de mandats SEPA, lettres et courriers types via EDILINK.