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Centre de communication du syndic de copropriété

Comment communiquer vos documents, infomations courriers, messages, email et SMS avec le logiciel syndic de copropriété

Le centre de diffusion pour communiquer avec vos copropriétaires, les locataires et les fournisseurs

Le logiciel de gestion syndic de copropriété VILOGI inclus une messagerie intégrée qui permet aux Administrateurs de Biens de communiquer avec leurs clients, les copropriétaires et de diffuser tous les documents aux copropriétaires.

L'outil intégré dans le logiciel syndic de copropriété (et aussi dans le logiciel de gestion locative !) permet d'envoyer en quelques clics des documents à des milliers de clients (les copropriétaires) sans changer de logiciel.

Le module inclus dans l'offre dispose de 3 grandes fonctionnalités :

l'envoi des messages, des courriers (publipostage) les documents... aux copropriétaires et aussi aux prestataires (fournisseurs)
l'échange et la cummunication avec les copropriétaires à partir des extranets et des APP mobiles gestion syndic
le partage d'informations sur le mur de la copropriété avec les copropriétaires

Comment envoyer vos documents et vos courriers aux copropriétaires par mail ?

Votre logiciel de gestion syndic de copropriété vous donne la possibilité d'envoyer tous vos documents et courriers aux copropriétaires, aux locataires et vos fournisseurs par mail et des notifications par SMS:

Les appels de fonds à chacun des copropriétaires
Les appels de fonds à l'ensemble des copropriétaires de vos immeubles en quelques clics
Les relevés de comptes et de charges à chacun des copropriétaires
L'échéancier des appels de fonds
Le relevé de charges courantes du copropriétaire
Le relevé des charges travaux et opérations exceptionnelles
Les convocations aux AG
Les PV d'AG
Vos relances pour impayés
Vos messages à un ou pour tous les copropriétaies de vos immeubles en quelques clics
Vos courriers personnalisés avec le système de publipostage
Les demandes de mandats SEPA des copropriétaires
Tout autre document que vous souhaitez (recherche de fichier dans votre PC)
Les messages destinés aux locataires de la copropriété
Les messages aux fournisseurs

Bien sûr chaque copropriétaire reçoit uniquement les documents qui le concerne personnellement

Le syndic doit bien entendu collecter le maximum d''adresses mails de chaque copropriétaire pour profiter de cet outil de communication digital.

Attention : l'envoi des convocations ou PV d'AG par mail simple n'est pas un moyen reconnu légalement ! Vous devez les envoyer par LRAR papier ou bien par lettre recommandée électronique disponible sur le logiciel.

Le centre de diffusion pour envoyer des informations, documents, courriers aux copropriétaires par email ou SMS

Si le copropriétaire dispose de plusieurs adresses email :
Dans l'écran du copropriétaire le gestionnaire pourra saisir un adresse email dans la zone "Email" et d'autres adresses email dans la zone "Second Email" séparées par une virgule.
Grâce à cette astuce le copropriétaire pourra recevoir les messages/documents envoyés par le syndic de copropriété sur l'adresse mail de la zone Email, cette adresse mail sera aussi son login de connexion.
Lorsque le syndic envoie son message en copie, c'est la zone "Second Email" qui sera activée.

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Envoyer un courrier à un copropriétaire

Comment je peux rédiger un courrier à un copropriétaire

Monsieur,

Pourriez-vous m'indiquer comment je peux rédiger un courrier à un copropriétaire ?

Je souhaite visualiser l'entête avec le logo que je viens de créer.

Dans l'attente de vous lire, Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

SCP TB

Aller dans le centre de diffusion pour envoyer un courrier

Bonjour,

Aller dans le centre de diffusion (onglet COPROPRIETE, puis CENTRE DE DIFFUSION,

puis dans la liste de choix SUJET DE COMMUNICATION sélectionner "LETTRES"

dans la nouvelle liste de choix apparaissent les modèles de courrier que vous avez créés ou bien les modèles par défaut

puis cocher sur le copropriétaire visée par le courrier coproprétaire

et enfin cliquer sur "Visualiser la lettre".

Pour l'imprimer ou l'envoyer par email ou encore par Lettre Recommandée Electronique, suivre la procédure habituelle.

Bonne journée

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- Gestion des mono-copropriété avec répartitions des charges
- Bailleurs personnes physique et morales
- Mandats : registre des mandats dématirialisés
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- La gestion des candidats et de ses objectifs
- Recherches de biens multicritères
- Gestion des visites et rapports de visites automatisés pour le bailleur
- Facturation du locataire/bailleur pour la mise en location
La gestion des évènements, des ordres de services, des sinistres et la todo list
La gestion électronique des documents (GED)
Un centre de diffusion pour piloter vos communications avec les bailleur et les locataires, incluant une messagerie intégrée
L’envoie des notifications pas SMS
La signature électronique de vos contrats
Les lettres recommandées et les signatures électroniques
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Comment je peux rédiger un courrier à un copropriétaire

Aller dans le centre de diffusion pour envoyer un courrier