Signature électronique pour tous vos documents

Toujours plus réactif et agile, VILOGI vous propose une solution simple, sécurisée et conforme pour l’envoi et la signature électronique de vos documents en ligne : baux, actes de cautionnement, procès-verbaux, ainsi que tout autre document au format PDF.

Les signatures électroniques utilisées sur notre plateforme respectent le règlement européen eIDAS. Grâce à notre partenaire UNIVERSIGN, nous garantissons la sécurité de vos transactions, tout en vous permettant de simplifier vos processus de contractualisation et de réduire significativement vos coûts.

Pour initier une signature électronique dans VILOGI, procédez comme suit :

1. Accédez au Centre de Signatures via l’onglet LOCATIONS.

2. Cliquez ensuite sur « Nouvelle signature » pour démarrer la procédure. Une fois ce champ cliqué, une fenetre apparaitra comme indiqué ci-dessous : 

3. Ajoutez le document que vous souhaitez faire signer électroniquement en cliquant sur l’onglet « Autre document ».
4. Validez pour passer à l’étape suivante, afin que le document soit prêt à être envoyé pour signature électronique.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter le tutoriel : « La gestion des signatures électroniques via le Centre de Signatures ».

Choisissez l’option de signature souhaitée, puis suivez les étapes indiquées à l’écran pour finaliser votre e-signature.

Lors de cette étape, vous pouvez ajouter les différentes parties prenantes à la signature électronique, à savoir les bailleurs, locataires et garants.
Veuillez noter que le type d’utilisateur "observateur" n’est désormais plus disponible : seuls les signataires peuvent être ajoutés.

Pour renseigner les parties concernées, vous avez deux options : remplir les champs manuellement ou importer des profils existants depuis VILOGI.

Commencez par attribuer un intitulé (titre) à votre signature. Ce titre correspondra au nom du document une fois signé, et facilitera sa recherche ultérieure dans le Centre de Signatures.

Nouveauté : un onglet "Ajouter un document" a été intégré dans le logiciel VILOGI, vous permettant d’importer facilement les documents à faire signer directement depuis cette interface.

Saisissez les informations relatives aux parties concernées (bailleur, locataire et, le cas échéant, garant).

Si aucun garant n’est à ajouter, vous pouvez supprimer la ligne correspondante en cliquant sur le symbole « – ».

Vous avez également la possibilité d’ajouter d’autres signataires en cliquant sur « Ajouter ».

1. Ajouter les signatures
Vous pourrez faire glisser les différentes vignettes portant les noms des signataires à l’endroit souhaité dans le document.

2. Ajouter des paraphes
Vous pouvez activer l’option d’ajout automatique de paraphes : les initiales des signataires seront alors insérées automatiquement en bas à droite de chaque page du document.

3. Ajouter une saisie libre
Insérez un champ de saisie libre afin de permettre aux signataires d’ajouter manuellement une information complémentaire (ex. : mention manuscrite, date, lieu...).

4. Personnaliser l’e-mail d’invitation
Avant d’envoyer le document à signer, vous avez la possibilité de personnaliser le contenu de l’e-mail d’invitation envoyé aux signataires (objet et message).

Préparation du document à la signature – Éléments à connaître :

5. Ajout d’un champ de saisie libre
Vous avez la possibilité d’insérer un champ de saisie libre dans le document. Ce champ permet au signataire de rédiger manuellement un texte en lien avec le contenu du document à signer (ex. : une mention manuscrite, un lieu, une date, etc.).

6. Définition de conditions par signataire
En cliquant sur la phrase « Écrivez une condition », vous pouvez ajouter une clause ou une condition spécifique à l’un ou plusieurs des signataires.
Les noms des signataires apparaîtront alors devant la condition, avec un code couleur pour indiquer leur implication :

• Vert : le signataire est concerné par la condition

• Rouge : le signataire n’est pas concerné

Vous pouvez ainsi sélectionner précisément les signataires auxquels chaque condition s’applique.

Étapes finales avant l’envoi du document à la signature :

7. Personnaliser l’objet de l’e-mail
Avant l’envoi, vous avez la possibilité de modifier l’objet de l’e-mail que recevront les signataires. Cela permet de mieux contextualiser la demande de signature.

8. Personnaliser le contenu du message
Vous pouvez également adapter le corps du message pour y ajouter des informations spécifiques, un ton particulier ou des consignes liées à la signature du document.

9. Charger le mail

Cet onglet permet de charger le dernier message envoyé par l'utilisateur             

                                                                                                                                                                                                                                                  10.Valider                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Une fois tous les éléments vérifiés, vous pourrez cliquer sur l’onglet « Valider » pour confirmer l’envoi.

11. Lancer la signature électronique
Une fois toutes les vérifications faites, cliquez sur l’onglet « Lancer » pour démarrer le processus de signature électronique. Les signataires recevront alors un e-mail les invitant à signer le document.

Tous les justificatifs sont consultables dans le module "Centre de signatures", après validation des signatures.

Découvrez les différents avantages offerts par la nouvelle version, conçue pour simplifier et améliorer vos processus de signature :

• Signature multiple de documents en une seule opération

• Envoi instantané des invitations de signature à tous les signataires

• Accès immédiat à la preuve de signature via l'interface

• Option d'ajout de paraphes

• Possibilité d'intégrer une zone manuscrite (idéal pour les actes de caution)