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Signature électronique du bail de location

Gestion des Signatures électroniques avec Logiciel gestion locative full web


Signature électronique sur le logiciel de gestion locative

Toujours plus réactif et agile, VILOGI vous propose une solution simple et sécurisée pour envoyer et signer vos documents en ligne, comme les baux, actes de cautionnements, procès-verbaux ainsi que vos propres documents en format PDF.

Les signatures électroniques, utilisées sur VILOGI, sont conformes au règlement européen eIDAS. Notre partenaire UNIVERSIGN garantit la sécurité de vos transactions et vous permet de simplifier vos procédures de contractualisation et comme résultat, de diminuer vos coûts.

 

 

La signature électronique, ou e-signature, offre de nombreux avantages et est adaptée pour signer vos documents, y compris vos contrats de location, mandats, état des lieux...

  • ne retardez plus la signature de vos mandats
  • solution simple, instantanée, robuste et sécurisée
  • conforme à la réglementation
  • permet à votre cabinet d’accélérer la dématérialisation de vos processus
  • restez plus réactif aujourd'hui et demain grâce à une solution agile

 Ci-dessous la procédure détaillée de la signature de bail locatif & acte de cautionnement sur votre logiciel de Gestion Locative :


Signature électronique de vos contrats de location

Il existe 2 méthodes de lancement des signatures électroniques sur VILOGI :

1. Directement depuis la fiche du bail, en cliquant sur le petit logo de stylo ;

2. Depuis le Centre de Signatures dans l’onglet LOCATIONS, en cliquant sur « Nouvelle signature »

(Consulter le tutoriel « La gestion des signatures électroniques via le Centre de signatures").

Lancez une procédure de signature électronique en utilisant une de ces méthodes et suivez les étapes suivantes afin de terminer votre procédure d’e-signature.

Comment lancer la signature électronique de votre contrat de location sur votre logiciel de gestion locative fell-web

Signature électronique de vos contrats de location


Ajouter les signataires pour la signature électronique

La deuxième étape vous permet d’ajouter des signataires (bailleurs, locataires, garants) ainsi que des observateurs. Contrairement aux signataires, les observateurs ne participent pas à la signature électronique, mais ils recevront le document une fois signé par toutes les parties.

Pour saisir les parties concernées, vous pouvez soit remplir les champs manuellement, soit charger des profils existants sur VILOGI.

Commencez par donner un intitulé (titre) à votre signature. L’intitulé représente le nom du document après la signature et vous aidera de le retrouver plus facilement dans le Centre de Signatures.

donner un titre à votre procédure de la signature électronique sur le logiciel de gestion locative vilogi

Ajouter les signataires pour la signature électronique


Saisir des signataires du bail

Saisissez l’information sur les parties concernées (bailleur, locataire et garant). Si pas de garant, vous pouvez supprimer la ligne en cliquant sur « ». Vous avez également la possibilité d’ajouter plus de signataires / observateurs en cliquant sur « Ajouter ». 

saisir les coordonnées de vos signataires sur votre logiciel de gestion locative full web

Saisir des signataires du bail


Authentification du signataire de la signature électronique

Il existe 2 types de signature électronique : simple (il s’agit d’une signature simple horodatée) et avec pièce d’identité. La procédure de la signature électronique avec pièce d’identité exige la présentation d’une pièce d’identité numérisée.

Attention ! Une fois la signature électronique avec pièce d’identité faite, un certificat unique sera associé aux mail et numéro de téléphone du signataire. Ce certificat permet de réutiliser le même adresse mail & numéro sans devoir fournir de nouveau une pièce d’identité pour des futures procédures de signature.

Si le signataire change son numéro et/ou son adresse mail, il va devoir révoquer son certificat afin de modifier ses coordonnées et obtenir un nouveau certificat.

authentifier vos signataires sur la présentation de pièce didentité sur le logiciel gestion locative full web

Authentification du signataire de la signature électronique


Valider les signataires de la signature électronique

Dès que tous vos signataires et leurs coordonnées sont saisis, cliquez sur « Valider » pour valider vos signataires et passer à l’étape suivante.

valider les signataires du bail sur VILOGI

Valider les signataires de la signature électronique


Préparation du document pour la signature électronique

Suite à la validation de vos signataires, on passe à l’étape suivante : vérification du document à signer. Après la vérification, avant de lancer votre procédure, vous devez déposer les noms des signataires aux emplacements de signature prévus sur le document à signer. 

mettre en place les cases des signatures électroniques sur votre logiciel de gestion full web

Préparation du document pour la signature électronique


Conditions d'acceptation de la signature électronique

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs conditions d’acceptation sur votre document à signer : cliquez sur « Ajouter une condition d’acceptation » et ajoutez une ou plusieurs conditions de votre choix. Sachez qu’une condition « J’ai lu et j’accepte le document ci-dessus » est présente par défaut sur tous vos documents à signer. Associez votre condition au(x) signataire(s) de votre choix en cliquant sur leurs noms.

comment ajouter une condition dacceptation sur votre contrat de location via votre logiciel de gestion locative full web

Conditions d'acceptation de la signature électronique


Validation de la procédure de la signature électronique

En cliquant sur « Lancer », vous validez la procédure et le logiciel s’occupe du reste : les signataires vont automatiquement recevoir un lien de notre partenaire Universign par mail qui les invite à consulter et signer le document.

Lancer votre procédure de la signature électronqiue sur votre logiciel de gestion locative

Validation de la procédure de la signature électronique

 Afin d'activer cette fonctionnalité sur votre session sur VILOGI, rendez-vous dans la partie "PARAMETRAGE" -> "Gestion utilisateurs" et attribuez le droit  "Autoriser la création et l'annulation de signature électronique" aux utilisateurs du logiciel.
Les avantages des solutions en full web VILOGI

DÉMOCRATISER ET ACCÉLÉRER LA DIGITALISATION


Les deux logiciels en full web pour les métiers de l'immobilier, proposés par VILOGI, entrent dans un package de gestion tout-inclus permettant d’accéder aux technologies dédiées à la gestion de copropriété ou à la gestion locative : comptabilité, extranet dynamique, mur de discussions collaboratives, applications mobiles, API de connections à d’autres services digitaux tout en respectant les dernières évolutions réglementaires.
Le Vote à distance à l’assemblée générale est rendu possible grâce à l'applicaton mobile offerte dans le package «tout inclus» de VILOGI.
Vous avez à votre disposition une base didactique de tutoriels et une assistance intégrée aux logiciels.
L’objectif : « Que chacun puisse devenir autonome et accéder à une gestion immobilière moderne et en mobilité !
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