Remise de chèques à l'encaissement via Wecheck

Vos chèques sont scannés avec Wecheck ? VILOGI récupère directement vos remises : chaque chèque arrive avec sa ligne CMC7, son montant, sa date et les images recto et verso. Vous n'avez plus qu'à l'affecter au bon copropriétaire.

Le principe : 

La remise reste une remise à l'encaissement classique : les chèques passent par le compte d'attente « chèques à encaisser », puis le compte bancaire est débité du total à la validation de la remise. Wecheck remplace seulement la saisie : au lieu de taper ou scanner chaque CMC7, vous importez la remise Wecheck et les chèques s'ajoutent à vos chèques scannés en attente.

Avant de commencer, plusieurs conditions : 

• La compta : Les remises Wecheck sont proposées aux cabinets qui tiennent la comptabilité dans VILOGI.
• Accès à l'API Wechek : Un identifiant et un mot de passe d'API, fournis par Wecheck à votre cabinet.
• Des chèques scannés : Les remises scannées au cours du dernier mois sont proposées à l'import.

Enregistrer vos identifiants Wecheck (une seule fois)

Si tout est correct, le message « Connexion à Wecheck réussie : X remise(s) sur le dernier mois » s'affiche.

Mot de passe : Il est enregistré chiffré et n'est jamais réaffiché. Pour changer seulement l'identifiant, laissez le champ mot de passe vide : le mot de passe actuel est conservé.

Menu Finances / Banque / Remise encaissement, puis Nouveau.

Renseignez la remise comme d'habitude : type Chèques, date de remise en banque et libellé. Une fois Wecheck configuré, le bloc Remises Wecheck apparaît sur cette page.

Cliquez sur Lister les remises du dernier mois, puis sur Importer en face de la remise voulue. Les images des chèques sont téléchargées, puis chaque chèque est ajouté à vos chèques scannés en attente.

Le résultat s'affiche sur la ligne, par exemple « 6 chèque(s) importé(s) ». Si un chèque n'a pas pu être téléchargé, le bouton devient Réessayer.

Remise déjà importée

Réimporter demande une confirmation. Les chèques encore en attente ne sont pas dupliqués, mais ceux déjà utilisés dans une remise sont ajoutés de nouveau.

Dans la remise, au-dessus de la Liste des écritures de la remise, cliquez sur « X chèque(s) scanné(s) en attente ».

VILOGI ouvre la liste des chèques à intégrer à la remise, 3 actions possibles : 

1. Ajouter le chèque 
2. Supprimer le chèque
3. Voir les images du chèque

L'aperçu occupe la moitié de l'écran. Glissez le séparateur pour l'élargir ou le réduire ; un double-clic le remet à 50 %. (un clic sur le recto ou le verso ouvre l'image en grand)

Affectez ensuite le chèque comme pour toute remise : lettrage automatique sur la dette la plus ancienne, affectation à un appel de fonds précis, ou affectation manuelle à une dette trouvée avec la recherche. Recommencez pour chaque chèque en attente.

Quand tous les chèques sont affectés, cliquez sur Valider la remise. Les écritures sont passées et un bordereau est édité par immeuble, comme pour une remise saisie à la main. Les chèques Wecheck restent rattachés à la remise : vous retrouvez leurs images depuis la remise.

• Le bloc « Remises Wecheck » n'apparaît pas : Il ne s'affiche que si votre cabinet a le module comptable et une configuration Wecheck enregistrée et utilisable. Ouvrez la configuration et cliquez sur « Tester la connexion » : le message indique ce qui manque.
• Le mot de passe enregistré ne peut pas être déchiffré : Ressaisissez le mot de passe de l'API dans la configuration, puis cliquez sur « Enregistrer et tester ».
• Connexion à Wecheck impossible : L'identifiant ou le mot de passe est refusé par Wecheck, ou le service est momentanément indisponible. Vérifiez vos identifiants d'API auprès de Wecheck.
• Je ne retrouve pas une remise ancienne : Seules les remises Wecheck du dernier mois sont listées. Pour une remise plus ancienne, saisissez les chèques de la façon habituelle.
• Puis-je mélanger chèques Wecheck et chèques saisis à la main ? Oui. Une remise peut contenir des chèques importés de Wecheck, des chèques saisis à la main et des chèques de plusieurs immeubles. Un bordereau est édité par immeuble.