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E-mail entrant dans VILOGI à ranger dans les dossiers

Comment communiquer vos documents, infomations courriers, messages, email et SMS avec le logiciel syndic de copropriété

Une page pour voir les e-mails entrants et les classer

La page "COPROPRIETE / COMMUNIQUER / E-MAIL ENTRANT" vous permet de recevoir du courrier entrant.

Sur la page, vous choisissez l'adresse mail sur laquelle il faut récupérer les e-mails, et cliquez sur le bouton "Charger les emails suivants"

VILOGI va alors chercher une copie des vos e-mails et vous les montre.

Il faut OBLIGATOIREMENT avoir réalisé le paramérage du serveur IMAP, dans le paramétrage, tel qu'indiqué dans le support ...

Comment classer un mail

VILOGI vous présente une liste de mails, et sur ces mails, vous pouvez voir apparaître 2 pastilles :

La pastille bleue vous indique que le logiciel, après recherche dans la base, a trouvé le copropriétaire qui correspond. Il vous reste à confirmer en cliquant sur le bouton "Marquer".
La pastille orange qui vous indique que ce mail a déjà été associé a à un copropriétaire, il a déjà été marqué. Au besoin, vous pouvez changé le marquage, ou le laisser ainsi.

Il y a également un bouton "Ecarter". Tous les mails que vous recevez ne doivent pas être rangés dans VILOGI. Donc vous pouvez cliquez sur le bouton "Ecarter", le mail sera alors écarter, et n'apparaîtra plus dans cette liste.

Peut-on répondre depuis VILOGI ?

Bien sur que oui. Vous disposez du bouton "Répondre", qui vous emmènera dnas le centre de diffusion, avec la personne à qui vous écrivez déjà sélectionnée. Il vous restera à composer votre réponse.

L'IA peut nous aider à répondre ?

L'IA peut vous aider à composer une réponse. D'ailleurs, par défaut, quand vous cliquez sur le bouton "Répondre", VILOGI charge le cenre de diffusion et surtout, l'IA vous propose une réponse.

Vous pouvez :

l'accepter : cliquez sur "Valider", cette proposition est prise en compte dans la fenêtre de message et au besoin vous pouvez la modifier / personnaliser
demandez à l'IA de reformuler : cliquez sur le bouton "Reformuler", et n'hésitez pas à donner des précisions à l'IA
refuser la proposition : cliquez sur "Fermer", VILOGI vous montre le centre de diffusion, à vous de composer le message

Questions réponses du support correspondantes à cette rubrique

Envoyer un courrier à un copropriétaire

Comment je peux rédiger un courrier à un copropriétaire

Monsieur,

Pourriez-vous m'indiquer comment je peux rédiger un courrier à un copropriétaire ?

Je souhaite visualiser l'entête avec le logo que je viens de créer.

Dans l'attente de vous lire, Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

SCP TB

Aller dans le centre de diffusion pour envoyer un courrier

Bonjour,

Aller dans le centre de diffusion (onglet COPROPRIETE, puis CENTRE DE DIFFUSION,

puis dans la liste de choix SUJET DE COMMUNICATION sélectionner "LETTRES"

dans la nouvelle liste de choix apparaissent les modèles de courrier que vous avez créés ou bien les modèles par défaut

puis cocher sur le copropriétaire visée par le courrier coproprétaire

et enfin cliquer sur "Visualiser la lettre".

Pour l'imprimer ou l'envoyer par email ou encore par Lettre Recommandée Electronique, suivre la procédure habituelle.

Bonne journée

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