Dossier de candidature des locataires en ligne

La fonctionnalité de votre logiciel de gestion locative vous permet de créer, de gérer et de finaliser toutes les étapes de suivi des dossiers des candidats locataires  directement sur votre logiciel de gestion locative .

Dans ce tutoriel, nous allons voir comment accéder au dossier candidat en un clic et comment visualiser les pièces justificatives avant de valider le dossier de vos futurs locataires.

Pour commencer la procédure, vous devez aller sur la fiche du candidat en question (logiquement, si vous avez géré sa visite sur votre logiciel de gestion locative VILOGI, ce dernier doit exister dans la liste des candidats dans l’onglet « Locataires »).

Si le candidat n’existe pas encore, vous devez juste créer sa fiche sur le logiciel de gestion locative. Pour cela, allez dans l’onglet « LOCATAIRES » puis cliquez sur « Créer un locataire ». Ici, vous pourrez renseigner toutes les informations sur le potentiel locataire (son nom, ses coordonnées, sa situation etc).

Une fois la fiche locataire créée, n’oubliez pas de cliquez sur le bouton « Devenir candidat » sur sa fiche :

Pour créer un accès au dossier candidature, allez sur la fiche du candidat et cliquez sur le bouton « Dossier de candidature ». Ici, vous devez renseigner :

• La période de début : cette date va correspondre à la date à partir de laquelle le candidat pourra accéder à son dossier en ligne ;
• La période de fin : si vous souhaitez limiter le temps donné pour ajouter les pièces dans le dossier, vous pouvez également renseigner la date de fin. A partir de cette date, le candidat ne pourra plus modifier son dossier en ligne ;
• Information à destination du locataire : ici, vous pouvez mettre des renseignements complémentaires sur les documents obligatoires et d’autres informations nécessaires pour compléter le dossier.

Dès que vous « enregistrez » les données du dossier, le logiciel vous transfère directement vers le Centre de diffusion.
Le candidat à la location concerné est déjà coché et le logiciel vous a préparé un mailing automatique, qui informera le candidat pourra prendre connaissance de la possibilité de compléter son dossier en ligne et de retrouver ses codes d’activation pour aceder à son espace en ligne.

Il vous suffit juste de finaliser cet envoi par mail comme d’habitude.

Sur le logiciel de gestion locative, vous avez déjà une liste prédéfinie des documents nécessaires pour compléter le dossier candidature.

Vous pouvez la retrouver dans « Paramétrage » puis « Documents obligatoires ».

Vous pouvez ajouter des documents supplémentaires si besoin. Toute la liste reste modifiable et supprimable. Cette liste sera visible pour les candidats sur leurs espaces personnels en ligne.

Dès la réception du mail automatique, le candidat à la location pourra activer son espace en ligne.

Il pourra donc ajouter toutes les pièces demandées pour compléter son dossier en ligne.
Dès que le candidat valide son dossier, vous serez notifié sur la page d’accueil du lagiciel de gestion locative VILOGI.
Vous pouvez cliquer dessus pour visualiser tous les dossiers validés.

Dans la liste des dossiers validés, vous avez la visibilité de nombre de documents ajoutés.
Vous devez cliquer sur l'icone en forme de cahier bleu du dossier souhaité pour accéder aux pièces jointes.

En cliquant sur l'icone en forme de cahier bleu à côté du dossier de votre choix, vous aurez tous les documents joint de candidat.

Cliquez sur les pièces jointes pour les visualiser et éventuellement les télécharger.

Vous pouvez également donner votre avis dans la case « Etape du dossier » (à compléter/à valider/accepter/refuser).
Si vous souhaitez envoyer un autre message d’information au candidat, mettez le dans la case « Information à destination du candidat » puis cliquez sur « Enregistrer ».