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Gestion des courriers types

Paramétrer les éléments pour bien gérer vos locations immobilières

Objectif

La gestion des courriers types permet d’intégrer dans le logiciel des modèles de courriers conçus en dehors de VILOGI (Word, LibreOffice, etc.), afin de les utiliser ensuite lors des envois depuis le centre de diffusion.

Contrairement aux lettres types, ces courriers ne sont pas édités directement dans le logiciel.

Principe de fonctionnement des courriers types

La gestion des courriers types repose sur trois principes fondamentaux :

Aucun éditeur intégré dans le logiciel
Les courriers doivent être créés en amont, via un logiciel externe (Word, LibreOffice…).
Aucune reprise automatique des en-têtes et pieds de page
Les paramètres définis dans l’onglet Gestion des en-têtes et pieds de page ne s’appliquent pas aux courriers types.
Les logos, coordonnées, signatures doivent être intégrés directement dans le fichier du courrier.

Compatibilité avec les champs de fusion VILOGI
Il est possible d’insérer des champs de fusion afin de personnaliser automatiquement les courriers lors de l’envoi.

Étape 1 : Créer le courrier modèle en externe

Ouvrir un logiciel de traitement de texte (Word ou équivalent).
Rédiger le courrier complet :

en-tête (logo, coordonnées)
corps du texte
pied de page

Enregistrer le fichier sur votre poste

Ce fichier constitue votre modèle définitif : il ne sera plus modifié dans VILOGI.

Étape 2 : Insérer des champs de fusion

Les champs de fusion permettent de récupérer automatiquement les informations issues du logiciel (bailleur, locataire, bien, etc.).

Comment récupérer un champ de fusion ?

Ouvrir n’importe quelle lettre type existante dans VILOGI.
Sélectionner le champ de fusion souhaité.
Copier-coller strictement le champ dans votre document Word.

Attention
Les champs de fusion sont extrêmement sensibles :

aucune modification
aucun ajout d’espace
aucun caractère manquant

Un champ mal copié ne remontera jamais l’information lors de la fusion.

Étape 3 : Accéder à la gestion des courriers types

Depuis le menu :

Paramètres
Lettres types
Gestion des courriers types

Cet onglet est distinct de celui des lettres types.

Étape 4 : Créer un courrier type dans le logiciel

3. Définir la catégorie de courrier

La catégorie permet de classer les courriers par usage métier.

Exemples :

Relances
Assurances
Sinistres
Alertes
Courriers bailleurs

Il est possible de créer autant de catégories que nécessaire

4. Nommer le courrier

Attribuer un nom clair et précis au courrier, afin de l’identifier facilement lors de l’envoi.

Exemples :

Relance assurance bailleur
Courrier absence attestation
Notification administrative

5. Importer le fichier

Cliquer sur le champ Courrier type.
Une fenêtre s’ouvre.
Sélectionner le fichier créé en externe.
Cliquer sur Enregistrer.

Étape 5 : Vérifier l’intégration du courrier

Une fois enregistré :

le courrier apparaît sous forme de ligne dans la liste,
il est immédiatement disponible dans le centre de diffusion,
il peut être envoyé de la même manière qu’une lettre type.

Utilisation du courrier type

Les courriers types peuvent être utilisés :

pour envoyer des documents externes standardisés,
pour réutiliser des modèles fournis par des tiers,
lorsque le rendu de l’éditeur interne n’est pas souhaité.

Ils offrent une souplesse maximale, tout en conservant la puissance de la fusion des données.

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