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Configurer la messagerie SMTP

Paramétrer les éléments pour bien gérer vos locations immobilières

La messagerie pour l'envoi des messages par mails (Avantages)

Cela permet au syndic d'envoyer des messages et tous les documents de gestion locatives, aux locataires, aux bailleurs et aux fournisseurs/pretataires comme par exemple:

Les relevés de charges individuels des bailleurs
Les relevés de comptes de chaque locataires
Les courriers et publipostages
Factures
Les quittances de loyer (logiciel gestion locative)
Les comptes rendus de gestion (logiciel gestion locative)
...ainsi que la totalité des documents disponibles sur vos logiciels syndic et logiciel gestion locative...

Chaque locataires ou bailleurs reçoit son document individuellement par mail (pour cela il est bien sur nécessaire que le cabinet collecte les mails de chaque bailleurs et locataires).

Le cabinet optimise sa mission par un gain de temps, une plus grande efficacité opérationnelle, la fluidité et la transparence de sa gestion.

Pour bénéficier au mieux de ce service, le gestionnaire sera amené à paramétrer sa messagerie pour l'envoie des messages à partir de la plateforme VILOGI, et plus particulièrement ce qui est appelé le compte SMTP de sa messagerie.

ATTENTION : le paramétrage SMTP sur l'application VILOGI n'est utile que pour les envois de mails (et non pas de les recevoir). Vous devez absolument paramétrer votre compte SMTP afin que vos clients (propriétaires, locataires, bailleur...) puissent recevoir vos emails. Si a configuration de votre compte SMTP n'est pas faite ou est mal configurée, vos emails partirons en SPAM pour destinataires, ou bien ils n'apparaitront pas du tout !

Préalable :

Si le paramétrage est rendu facile grâce à l'interface simplifiée mise à la disposition des gestionnaires d'immeubles, il est souhaitable :

De réunir préalablement tous les éléments qui ont servi au responsable de l'agence pour paramétrer sa messagerie.
Faire appel à son installateur ou bien son informaticien

Si ce paramétrage n'est pas effectué, la messagerie du cabinet fonctionnera tout de même parfaitement, le seul inconvénient est que le mail reçu par les bailleurs/locataires indiquera que c'est VILOGI qui a envoyé le message.

Il est donc préférable de parametrer le SMTP du cabinet, et cette fois c'est bien le nom de domaine du cabinet qui apparaitra sur le mail reçu par les bailleurs/locataires.

Comment paramétrer la messagerie du cabinet ? (Procédure)

A titre d'exemple nous allons prendre l'agence immobilière L'AGENCE DU COIN dont l'adresse de messagerie est : contact@agenceducoin.fr.

Le responsable de l'agence a pris un abonnement chez son fournisseur d'accès internet LAPOSTE.FR

Voici les paramètres donc vous aurez besoin:

Email : contact@agenceducoin.fr
Adresse: laposte.fr
Port: le port d'accès à la messagerie (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
Type de compte : choix entre SSL ou TLS (interrogez votre conseil informatique ou votre installateur)
Login d'authentification : votre login (identifiant de messagerie)
Mot de passe : votre mot de passe de messagerie
ENREGISTRER les paramètres

N'hésitez pas à prendre contact avec votre installateur qui vous communiquera les éléments techniques qui vous sont demandés ici.

Cas des cabinets qui utilisent un compte de messagerie GMAIL

Attention l'utilisation via le SMTP de GMAIL demande une confirmation spéciale depuis votre compte gmail.
Vous devez autoriser l’application tierces à se connecter via votre compte GMAIL pour envoyer vos messages.
Pour cela, aller ici https://support.google.com/accounts/answer/6010255
A titre d'information, cela permet au serveur SMTP sécurisé de VILOGI de passer par votre compte GMAIL pour envoyer vos mails aux copropriétaires.
Une fois configuré, vous n'aurez jamais à revenir dessus!

Modèle de configuration du compte SMTP de messagerie

Voici un modèle à adapter.

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est free il faudra indiquer :

email : xxxx@free.fr
adresse du serveur : smtp.free.fr
login : xxxx@free.fr

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est orange il faudra indiquer :

email : xxxx@orange .fr
adresse du serveur : smtp.orange .fr
login : xxxx@orange .fr

Par exemple, si votre fournisseur d'accès est monsyndic.com il faudra indiquer :

email : xxxx@moncabinet.com
adresse du serveur : smtp.moncabinet.com
login : xxxx@moncabinet.com

On remarquera que le nom de domaine est identique sur les 3 rubriques (email, adresse du serveur et le login).

SMTP = Simple Mail Transfer Protocol (SMTP, littéralement « protocole simple de transfert de courrier ») est un protocole de communication utilisé pour transférer le courrier électronique (courriel) vers les serveurs de messagerie électronique.

Signature et affectation des adresses mail

En cliquant sur le bouton PLUS D'OPTIONS vous accédez à des options permettant :

Configurez la signature de l'adresse mail
Affecter cette adresses à un ou plusieurs utilisateurs
Préciser si l'adresse sera l'adresse par défaut (si vous en avez paramétrer plusieurs pour un utilisateur)

Les avantages des solutions en full web VILOGI

L'externalisation de son back-office pour qui ?

En externalisant votre comptabilité, vous aurez tout le loisir de travailler à fidéliser et améliorer vos relations avec vos clients, tout en gardant un contrôle total sur la gestion de votre portefeuille et sa valorisation.
Vous rencontrez au moins une des problématiques suivantes :

Une rentabilité trop faible causée par un nombre de lots insuffisants
Des ressources internes inconstantes, insuffisantes voir inexistantes
Une expertise métier incomplète pour apporter un service de qualité
Un gestionnaire qui souhaite externaliser et faire des économies

Demander un devis 01.55.28.32.32